Ситуация 3: работник получил деньги на представительские расходы

Редко какая компания обходится без представительских расходов. Работодателю приходится тратиться на подарки контрагентам, встречи делегаций и походы руководителей в рестораны.

Важные для компании условия договора займа

1. Период, который работник должен отработать в компании для списания долга

2. Крайний срок возврата займа в случае досрочного увольнения

3. Возможность реструктуризации займа.

Сложность возникает, если представитель работодателя, отвечающий за подобные мероприятия, получает деньги не через кассу предприятия, а путем перечисления определенных сумм на банковскую карту. В этом случае важно не забыть указать назначение платежа и соблюсти требования Налогового кодекса РФ, ведь организации предстоит отчитаться за траты.

Далеко не любые траты являются представительскими расходами. Под них подпадает ограниченный перечень расходов, приведенных в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Работодатель может тратить деньги, в частности, на официальные приемы для представителей контрагентов, которые прибыли для переговоров, или на оплату услуг переводчиков, нанятых по договору гражданско-правового характера. Эти расходы будут признаны представительскими.

Впрочем, существуют определенные ограничения, поскольку представительские расходы являются нормируемыми. К слову, в этом состоит отличие указанных расходов от заработной платы; ее размер может быть каким угодно (ч. 1 ст. 132 ТК РФ). Итак, в силу п. 2 ст. 264 НК РФ списать представительские расходы в налоговом учете можно только в пределах 4% от расходов на оплату труда.

Кроме того, все расходы необходимо подтвердить документально. Без этого не получится доказать обоснованность и производственный характер затрат. Для этих целей подойдут отчет о представительских расходах и первичные учетные документы. Подобные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288.

Как правило, в организации существует приказ или локальный акт со списком лиц, имеющих право получать деньги на представительские расходы. Их размер может зависеть от того, какую должность занимает работник. И, конечно, за полученные деньги ему придется отчитаться, представив чеки, квитанции, а оставшуюся сумму — сдать в бухгалтерию.

Если работник этого не сделает, то работодателю сначала нужно провести внутреннюю проверку (ст. 247 ТК РФ) и уже после установления размера ущерба и причин его возникновения обратиться в суд. Ссылаться при этом нужно на п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ, поскольку в большинстве случаев, выдавая наличные деньги, оформляют расходный кассовый ордер, который является разовым документом. Наличие такого ордера позволит требовать от работника возместить ущерб в полном размере.

Возможна ситуация, когда денежные средства перечисляются работнику в безналичной форме, например, на банковскую карту. Но и тогда у работодателя есть возможность вернуть неизрасходованные деньги. Главное, чтобы из бухгалтерских документов можно было понять назначение платежа — подотчет (апелляционное определение Ростовского областного суда от 02.06.2014 по делу № 33–7269/2014).

Интересный вопрос Можно ли заключить с работником договор займа, чтобы погасить недостачу, образовавшуюся по его вине? Нет, этот способ взыскания с работника ущерба нельзя признать законным. Если работник не хочет возмещать ущерб, причиненный работодателю, то последний вправе обратиться в суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). Иногда работодатели подписывают с сотрудником договор займа, по которому он обязуется вернуть денежные средства, якобы выданные организацией. Но подобный договор можно оспорить. Так, Тверской областной суд отказал работодателю в удовлетворении иска о возврате денег по договору займа (апелляционное определение от 22.04.2014 № 33–1441). Для суда факт подписания договора значимой роли не сыграл, поскольку работник от компании денег не получал. А возможность замены материальной ответственности на долговое обязательство законом не предусмотрена. К аналогичному выводу пришел также Хабаровский краевой суд в апелляционном определении от 18.04.2012 по делу № 33–1752. Выходом в подобной ситуации может стать получение от работника письменного обязательства о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей (ч. 4 ст. 248 ТК РФ).

Вы внимательно прочитали статью? Тогда ответьте на вопрос: Обязан ли работник вернуть займ, если он уволился по сокращению штата?

Да, основание увольнения значения не имеет

Нет, увольнение по инициативе работодателя освобождает работника от возврата денег

Да, но только если это основание в силу локального акта не освобождает работника от обязательств

Увольнение по сокращению автоматически не освобождает сотрудника от выплаты займа. Ему придется и дальше перечислять деньги работодателю, если иное не предусмотрено локальным актом (апелляционное определение ВС Республики Татарстан от 27.02.2014 по делу № 33-2715/14).

Дата добавления: 2015-07-25