Практическое задание 3. Просмотр и выбор информации из таблиц

ВНИМАНИЕ! После выполнения практического задания к базе данных, содержащий таблицы «Каргоплан», «Размерения» и «Судно»должны и формы «Каргоплан-столбец», «Каргоплан-лента», «Каргоплан-таблица», «Каргоплан-выровненная» должны быть добавлены запросы «Каргоплан_1», « Каргоплан_2 », « Каргоплан_3 », « Каргоплан_4 », « Каргоплан_5 », «Груз_1»

Контрольные вопросы

1. Какие средства СУБД MS Access могут быть использованы для извлечения необходимых данных из таблицы БД?

2. В каких случаях использование запросов для извлечения необходимых записей из таблицы предпочтительнее, применение фильтра.

В процессе защиты необходимо продемонстрировать умение построения критериев фильтрации с использованием логических функций и функции “Like”

Главное назначение любой базы данных состоит в хранении данных и представлении пользователю той информации, которая ему требуется. Выборка необходимой информации из таблиц базы данных, может осуществляться как в режиме «Таблица» (отображения данных в виде таблицы), так и с использованием аппарата запросов к базе данных.

Выбор данных в режиме «Таблица»

В режиме просмотра данных в виде таблицы пользователь может:

· зная значения какого-либо поля, воспользовавшись командой «ПРАВКА|Найти» найти запись содержащую это значение в каком-либо поле;

· скрыть отдельные столбцы (то есть сделать их невидимыми пользователю) – «ФОРМАТ|Скрыть столбцы»;

· изменить порядок следования записей – «ЗАПИСИ|Сортировка»;

· скрыть часть записей таблицы путем использования фильтров – «ЗАПИСИ|Фильтр (Изменить фильтр, Применить фильтр, Удалить фильтр)»;

Использование запросов

Запрос в MS Access – это требование представить информацию пользователю, накопленную в таблицах, отвечающую определенным критериям поиска либо изменить эту информацию. MS Access поддерживает следующие виды запросов:

· запрос на выборку – извлекает данные из одной или нескольких таблиц и отображает данные в виде динамического набора в форме таблицы;

· запрос на изменение – позволяет создавать новые таблицы или изменять данные в существующих таблицах (добавление, изменение, удаление записей);

· групповой запрос – запрос на выборку, который дополнительно позволяет вычислять суммы, подсчитывать количество и выполнять расчеты итоговых значений;

· перекрестный запрос – отображает результаты статистических расчетов, которые группируются по двум наборам данных в формате перекрестной таблицы.

MS Access позволяет формировать запросы либо с использованием мастера запросов либо создавать запросы в режиме конструктора путем графического проектирования бланка запроса (язык QBE) или путем написания запроса с использованием инструкций языка SQL.

Мастер запросов удобное средство для создания простых запросов на выборку данных из одной или нескольких таблиц или запросов.

В режиме конструктора могут быть созданы запросы всех типов, перечисленных выше.

ВНИМАНИЕ! Во многих случаях требуемая информация может быть получена из базы данных как с использованием манипуляций в режиме «Таблица», так и с применением соответствующих запросов. Предпочтение использованию запросов должно быть отдано, по крайней мере, в следующих ситуациях:

· когда данные по одному и тому же критерию (по схожим критериям) должны выбираться из базы данных несколько раз;

· когда результаты выборки данных должны быть использованы в формах, отчетах или других запросах;

· когда с базой данных работает пользователь, который не владеет тонкостями использования фильтров и сортировок.

Порядок выполнения работы

I. Использование режима таблица

1. В окне базы данных выберите закладку «Таблицы», на этой закладке выберите таблицу «Каргоплан» и нажмите кнопку «Открыть» (вместо последнего действия достаточно выполнить двойной щелчок мышки по названию таблицы). MS Access откроет выбранную таблицу в режиме просмотра.

2. Выделите столбец «Погружен» и при помощи команды «ЗАПИСИ|Сортировка» отсортируйте таблицу в возрастающем порядке по значениям в этом поле. Убедитесь, что в результате операции выполнена сортировка записей таблицы, а не сортировка значений в столбце «Погружен».

ВНИМАНИЕ! Для того чтобы привести записи таблицы к исходному виду (в той последовательности, в которой записи вводились) можно отсортировать таблицу по значениям поля «№» (тип этого поля счетчик и для каждой вводимой в таблицу записи значение этого поля увеличивается на 1)

3. Выделите столбцы «Ряд».и «Номер в ряду», при помощи команды «ФОРМАТ|Скрыть столбцы» сделайте эти столбцы невидимыми для пользователя в режиме просмотра таблицы (эта операция может быть применена для того чтобы убрать с экрана часть информации, которая не требуется пользователю). Обратная операция может выполнена при помощи команды «ФОРМАТ|Отобразить столбцы…»

4. Будем считать, что нас интересует информация о конкретном контейнере, который находится на борту судна, например о контейнере с номером «SVDN03408989». Для того чтобы найти записи таблицы в которых участвует этот контейнер, можно воспользоваться командой «ПРАВКА|Найти». Использование этой команды идентично во всех приложениях Microsoft (обратите внимание на поля "Поиск в" и "Совпадение" диалогового окна).

5. Выполните команду «ЗАПИСИ|Фильтр|Изменить фильтр» (или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов). Откроется окно фильтра, его вид показан на рисунке:

Рисунок 6

Единственная строка, в которую возможен ввод данных, предназначена для записи критериев выбора (условий отбора) данных (фильтров).

В ячейки фильтров могут быть записаны достаточно сложные выражения, определяющие условия отбора записей. Сведения о наиболее широко распространенных типах условий отбора приведены ниже:

Выполните команды «ЗАПИСИ|Фильтр|Изменить фильтр», «ЗАПИСИ||Применить фильтр» и «ЗАПИСИ||Удалить фильтр» несколько раз для того чтобы проверить действие фильтров для случае, указанных ниже:

Таблица 6 Текстовое поле

Поле	Условие отбора	Ожидаемое действие
Номер контейнера	”MMMU1234567”	записи, в которых в поле «Номер контейнера» указано MMMU1234567
Номер контейнера	Like ”MMMU*”	записи, в которых в значении поля «Номер контейнера» первые четыре символа - MMMU
Номер контейнера	Like ”??MU*”	записи, в которых в значении поля «Номер контейнера» третий и четвертый символы - MU
Погружен	In (“HEL”, “SPB”, “ROT) [1]	записи, в которых поле «Погружен» содержит любое значение из перечисленных в списке
К выгрузке в	“ROT” or “BRE”	записи о контейнерах, предназначенных для выгрузки в Бремене или Роттердаме

Таблица 7 Числовое поле

Поле	Условие отбора	Ожидаемое действие
Вес	<30	записи, в которых вес контейнера менее 50
Вес	Between 20 and 30	записи, в которых вес контейнера заключен между 20 и 30
Ярус	1 or 2	записи о контейнерах, которые располагаются только в 1 или 2 ярусе
Трюм	<>2	записи о контейнерах, которые располагаются в любом трюме, кроме второго

6. Если условия отбора записаны в несколько полей, они соединяются союзом «И». Так если в поле «Погружен» будет записано «=”SPB”», а в поле «К разгрузке» - «= “HMBG”», то такой фильтр будет обозначать следующее – вывести на экран те записи, в которых приводятся сведения о контейнерах погруженных в порту Санкт-Петербург (SPB) и предназначенных для выгрузки в Гамбурге (HMBG)

Дата добавления: 2015-07-19