Служебные отметки на документах

Резолюция (18). Реквизит, содержащий указания руководителя по исполнению документа, располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки.

Реквизит включает:

1) фамилию, инициалы исполнителя;

2) содержание поручения;

3) срок исполнения;

4) подпись руководителя;

5) дату наложения резолюции.

Указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер. Общие указания выражаются при помощи предлога “к”, например: к сведению, к исполнению.

Линнику П.А.

К сведению

Подпись автора резолюции

Дата

Резолюции с конкретными указаниями содержат глагол в повелительном наклонении или в неопределенной форме и адресуются подчиненным лицам:

БайкуловуА.Е.

Срочно примите меры по обеспечению...

Подпись автора резолюции

Дата

или

Соловьеву А.А.

Прошу подготовить

заключение к 12.09.2009

Бойко 02.09.2009

Для контроля

Подпись автора резолюции

Дата

Если в резолюции определяется несколько исполнителей, должностное лицо, указанное пер­вым, как правило, является ответственным за своевременное и качественное исполнение зада­ния в целом.

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах — меж­ду реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резо­люций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюции на любой свободной от текста площади лицевой стороны первого листа документа, не за­трагивая его текста и полей. Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки.

При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа. Такую резолюцию в разговорной речи иногда называют «рефераткой».

При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:

Содержание резолюции с документа обязательно переносится в регистрационную форму (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.

Отметка о контроле (20) проставляется на документах, исполнение которых контролируется, и состоит из буквы “К” или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле правого листа документа на уровне заголовка. Обычно их наносят красным (синим, зеленым) карандашом или краской. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

«Отметка об исполнителе» (28) располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа и печатается от границы левого поля (без абзацного отступа).

Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обяза­тельно указывают на исходящих документах. реквизит служит для оперативной связи с тем, кто составил документ, с целью уточнения либо разъяснения затронутых в документе вопросов:

Макеев 220 95 01

Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые размещаются ниже «Отметки об исполнителе».

5 Блестящая 220 86 43

ТН 15.03.2009 Coxpaнность.doc

При оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов (далее - пт).

Отметка о заверении копии (29). Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.

При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную от­метку, в которую входят надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, инициалы, фамилия и дата заверения:

Верно

Инспектор по кадрам Подпись Е.Н.Сидорчик

16.07.2009

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, проставляют заверительную отметку (должность и дату допускается не указывать), дату и регистрационный индекс документа.

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Реквизит располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит:

1) слово “В дело” и индекс дела, в которое будет подшит документ;

2) даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении;

3) подпись исполнителя (или руководителя подразделения-исполнителя);

4) даты.

Например:

В дело № 13-17

Подготовлен ответ № 13-17/214 от 20.01.2009

Подпись В.В. Лисов

10.02.2009

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводят краткие сведения об исполнении («Дан уст­ный ответ», «Вопрос решен по телефону» и т. п .). Например:

В дело 5-15

Произведен перерасчет

Подпись

20.11.2009

Отметка о поступлении (31). Реквизит проставляется на входящих документах от руки или резиновым штемпелем и располага­ется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из:

1. полного наименования (или сокращенного наименования) организации получателя,

2. даты поступления;

3. регистрационного индекса документа.

АО “Импульс”

03.03.2009

№ 11

На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).

Отметка о переносе данных на машинный носитель (32). Реквизит располагается на нижнем поле первого листа документа и включает:

1. запись «Информация перенесена на машинный носитель»;

2. подпись лица, ответственного за перенос данных;

3. дату переноса.

При использовании персонального компьюте­ра в отметке о переносе данных в память машины следует указать имя файла, в который внесен документ. Такая отметка важна также для ис­ключения повторного введения данных о документе в память машины.

Дата добавления: 2015-07-19