Первичные учетные документы. Учетные регистры и их классификация.

Все факты хозяйственной деятельности экономического субъекта непрерывно регистрируются на счетах бухгалтерского учета. Основанием такого рода отражения служат первичные документы, подтверждающие законность и правомерность произведенных записей на счетах.

Первичные документы используются с целью управления хозяйственным процессом, то есть передачи распоряжений руководства непосредственно к исполнителям: распоряжения цехов служат основанием для отпуска материалов в производство со склада; счета на отгруженную продукцию служат основанием для перечисления денежных средств поставщикам и т.д.

Также первичные документы используются для проведения анализа создавшихся хозяйственных ситуаций и деятельности организации в целом. То есть помимо первичной «обосновательной» функции документация выполняет и контрольно-аналитическую.

Помимо экономической информации документы являются юридическим обоснованием произведенных хозяйственных операций. Таким образом, первичный учетный документ – это имеющее юридическую силу письменное свидетельство совершения хозяйственной операции.

Существует ряд общих требований, предъявляемых к документам: точность и полнота отражения фактов хозяйственной жизни; своевременность составления и понятность; соблюдение общеустановленных форм оформления. Записи в первичных документах должны быть четкими, без исправлений и помарок. Запрещается заполнение документов простым карандашом.

В бухгалтерском учете документооборот регулируется нормативными документами: Федеральным законом № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерскому отчетности, утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н. Документы, используемые для ведения и организации бухгалтерского учета содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Организации могут использовать дополнительные формы, но только в том случае, если они будут отвечать предъявляемым к ним требованиям и утверждаться в установленном порядке.

Документы состоят из отдельных элементов – реквизитов, которые подразделяются на постоянные и переменные. К постоянным относятся: наименование и адрес предприятия, номер расчетного счета, склада, цеха и т.д. К переменным можно отнести: дату составления, количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни и т.д. К бухгалтерскому учету могут приниматься только документы, которые отвечают всем предъявляемым к ним требованиям. Первичные документы должны в обязательном порядке содержать:

наименование и код формы (например, акт, расходный кассовый ордер и т.д.);

дату составления (несет в себе порядково-контрольную функцию с целью обеспечения системности и упорядоченности отражения фактов хозяйственной деятельности и избежания повторного отражения операций на счетах);

наименование организации, от имени которой составлен документ (ранжирует хозяйственные операции по конкретным дебиторам и кредиторам);

содержание факта хозяйственной жизни (представляет экономических смысл происходящего);

количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни (служит основанием оценки факта хозяйственной деятельности);

наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни и правильность его оформления, а также их личные подписи и расшифровки (выполняет контрольную функцию).

Приказом руководства организации утверждается список лиц, имеющих право подписи финансовых и хозяйственных документов.

Помимо указанных обязательных реквизитов в документе могут содержаться и дополнительные реквизиты, в зависимости от рода деятельности организации и для обеспечения понятности происходящего факта хозяйственной жизни.
Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения факта хозяйственной деятельности или непосредственно после его осуществления.

Первичные учетные документы включают в свой состав бланки строгой отчетности (бланки удостоверений, дипломов и т.д.), учет которых организуется на одноименном забалансовом счете без применения двойной записи.

В ходе осуществления хозяйственной деятельности организации используется довольно большое количество документов, которые различаются по назначению и способу отражения на них хозяйственных операций. В связи с этим документы принято классифицировать по однородным признакам: по назначению, по степени обобщения (порядку составления), по способу охвата фактов хозяйственной жизни, по месту составления, количеству учетных позиций, характеру фактов хозяйственной жизни.

По назначению документы подразделяются наорганизационно-распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Организационно-распорядительные не являются основанием для произведения учетных записей на счетах бухгалтерского учета, а носят распорядительный характер. К ним относятся: доверенности, платежные поручения, банковские чеки и т.д.

Оправдательные документы подтверждают и служат основанием совершения факта хозяйственной жизни, а также являются основанием для записей на счетах. К их числу относятся: кассовые ордера, накладные на отпуск материалов, таварно-транспортные накладные и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерской службы на основании распорядительных или оправдательных документов с целью определения корреспондирующих счетов бухгалтерского учета.
Комбинированные документы чаще всего используются на практике и включают в себя различные признаки: распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость); оправдательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет); распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер).

По степени обобщения (порядку составления) документы подразделяются на первичные (составляются в момент совершения хозяйственной операции – счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и т.д.) и вторичные (обобщают данные первичных документов – отчет материально ответственного лица на основании приходных и расходных документов).

По способу охвата фактов хозяйственной жизни документы подразделяют на разовые (служат для оформления одного факта хозяйственной жизни – приходный кассовый ордер, требование на выдачу материалов) и накопительные (оформляют однородные, повторяющиеся факты хозяйственной жизни – например, лимитно-заборная карта).

По месту составления документы делятся на внутренние (оформленные на данном предприятии) и внешние (поступившие в организацию от других юридических и физических лиц).

По количеству учетных позиций документы подразделяются на однострочные (содержат одну позицию – например, наряды на выполнение работ) и многострочные (состоящие из нескольких позиций – счета, накладные и т.д.)

По характеру фактов хозяйственной жизни документы делятся на кассовые, банковские, материальные и расчетные.

В Российской Федерации с целью однозначности понимания и единообразия оформления установлена система стандартов документов, определяющая требования, предъявляемые к ним.

Стандарты основаны на унификации – то есть разработке требований к документам, отражающим однородные операции, совершаемые на различных предприятиях, и на стандартизации – установлении строгих ограничений в отношении размеров и правил размещения надписей в документах.

Организации вправе вносить какие-либо дополнения в унифицированные формы, однако изменение установленных форм запрещено.

Данные первичных учетных документов после проверки правильности заполнения и принятия к бухгалтерскому учету отражаются в учетных регистрах бухгалтерского учета, которые являются основой для составления бухгалтерской отчетности.

Регистр бухгалтерского учета - это таблица определенной формы, построенная в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования и служащая для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Учётные регистры группируют по внешнему виду и по назначению.

В зависимости от внешнего вида различают регистры в виде книг, карточек и ведомостей (свободных листов).
Книги имеют двустороннее строение: на одной стороне производятся дебетовые записи, а на другой – кредитовые. Бухгалтерские книги в настоящее время применяются только при учете некоторых часто повторяющихся операций (например, при осуществлении операций по кассе, кассир заполняет кассовую книгу).

Карточки используются для отражения операций в денежном и количественном выражении, изготавливаются типографским способом и имеют одностороннюю структуру: дебетовые и кредитовые оборы размещаются на одной стороне.

Ведомости имеют самое распространенное использование, так как позволяют отражать информацию по данным синтетического и аналитического учета.

По назначению регистры подразделяются на хронологические и систематические.

Хронологические регистры предназначены для регистрации записей о хозяйственных операциях в хронологическом порядке по мере их совершения (регистрационный журнал документов или мемориальных ордеров, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и др.).

Систематические регистры используют для систематизации данных бухгалтерских документов на счетах синтетического и аналитического учёта – в Главной книге, лицевых счетах работников, карточках учёта материалов и др.

СТРУКТУРНО-ЛОГИЧЕСКИЕ СХЕМЫ

ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ – это имеющее юридическую силу письменное свидетельство совершения хозяйственной операции

КЛАССИФИКАЦИЯ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Признак	Виды первичных документов
Назначение	организационно-распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные
Степень обобщения	первичные, вторичные
Способ охвата фактов хозяйственной жизни	разовые, накопительные
Место составления	внутренние, внешние
Количество учетных позиций	однострочные. многострочные
Характер фактов хозяйственной жизни	кассовые, банковские, материальные, расчетные

РЕГИСТР БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА - это таблица определенной формы, построенная в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования и служащая для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета

КЛАССИФИКАЦИЯ РЕГИСТРОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Признак	Виды регистров
Внешний вид	книги, карточки, ведомости
Назначение	хронологические, систематические

Вариант

Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций.

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, систематизируется на счетах бухгалтерского учета в учетных регистрах.
Учетные регистры - это носители информации установленной формы и содержания, предназначенные для регистрации, отображения, накопления, урегулирования и обобщения хозяйственных операций, оформленных соответствующими первичными документами, на счетах бухгалтерского учета.
Записи хозяйственных операций в регистрах называются учетной регистрацией.

Для учета и регистрации хозяйственных операций предприятия применяют разнообразные по форме, содержанию, способу отражения и накопления информации учетные регистры. Состав учетных регистров зависит от принятой на предприятии формы бухгалтерского учета.
В бухгалтерском учете по внешнему виду используют такие учетные регистры: книги, журналы, ведомости, карточки, машинограммы, отдельные листки.
По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологическими называют такие учетные регистры, в которых записи осуществляют в календарной последовательности согласно времени совершения и оформления хозяйственной операции (регистрационный журнал операций, кассовая книга и т.д.).
Систематические учетные регистры предназначены для отображения в определенной последовательности с определенным группировкой однородных по экономическому содержанию операций на соответствующих синтетических и аналитических счетах (Главная книга, карточки складского учета и др.)..

Комбинированные - это такие регистры, в которых сочетаются хронологические и систематические записи (книга Журнал-Главная, журналы-ордера, ведомости и т.п.).
По объему содержания учетные регистры делятся на регистры синтетического, аналитического учета и комбинированные.
В регистрах синтетического учета ведется учет в обобщенном виде по синтетическим счетам в денежном измерителе, аналитического - по аналитическим, где информацию подают в натуральных, трудовых и стоимостных измерителях. Регистром синтетического учета является Главная книга, регистрационный журнал операций, в регистры аналитического учета относятся карты и книги. В комбинированных регистрах синтетический и аналитический учет сочетаются. В комбинированных регистров можно отнести отдельные журналы-ордера, ведомости, машинограммы.
По своему строению (формой) учетные регистры различаются односторонние, двухсторонние, багатографних и шахматные.
В односторонних регистрах вся учетная информация размещена с одной стороны (как правило, справа). Примером могут служить все типичные карточки аналитического учета.

Двусторонние регистры состоят из двух частей: левая предназначена для учета дебетовых записей, права - для кредитных.
В таких регистров относится Главная книга.
В багатографних регистрах одна из граф (чаще дебетовая) разделена на несколько граф для детализации записей. Примером такого регистра есть карточка аналитического учета издержек производства, в которой по дебету счета «Производство» расшифровываются расходы, списываются из многих других счетов.

Шахматные учетные регистры построены по принципу шахматной доски. Записи суммы хозяйственных операций в таких регистрах делают только один раз в ячейке на пересечении столбца и строки таблицы, означает кредит одного счета и дебет другого. Такое строение значительно сокращает количество записей, поскольку двойная запись осуществляется в один рабочий прием. Шахматная форма является характерным признаком журнально-ордерной формы бухгалтерского учета.
Порядок учетной регистрации регламентируется Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, Планом счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций и Инструкцией по его применению.
В регистрах синтетического и аналитического учета систематизируется информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах. Данные аналитических счетов должны быть тождественны соответствующим счетам синтетического учета на первое число каждого месяца.
Учетные регистры должны иметь название, период регистрации хозяйственных операций, фамилии и подписи или другие данные, позволяющие идентифицировать лиц, участвовавших в их составлении.

Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.
В случае составления и хранения учетных регистров на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.

Предприятие должно принимать все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и??регистрах бухгалтерского учета и обеспечивать их надлежащее хранение в течение установленного срока.
Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и учетных регистров и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Первичные документы и учетные регистры могут быть изъяты у предприятия только по решению соответствующих органов, принятым в пределах их полномочий. Должностное лицо предприятия имеет право в присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, снять копии документов, изымают. Обязательность ковым является составление реестра документов, изымаемых в порядке, установленном законодательством.

Вариант

Факт совершения хозяйственных операций, проводимых организацией, подтверждается первичными учетными документами. Первичный учётный документ – документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Они имеют юридическую силу и составляются ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.

Первичные учетные документы принимаются к учёту, если они составлены по типовым формам, утверждённым Министерством финансов Республика Беларусь (для Национального банка Республика Беларусь, банков – Национальным банком Республика Беларусь), по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными совету Министров Республика Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учётом и отчетностью организацией соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утверждённых типовых форм или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы.

Первичный учетный документ в обязательном порядке должен заполняться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, — непосредственно после ее совершения. Он должен заполняться в соответствии с предъявленными требованиями и подтверждаться уполномоченными на это лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Оформляются они обычно в нескольких экземплярах, свободные строки в них прочеркиваются.

К первичным учетным документам предъявляются определенные требования. Документ должен содержать обязательные реквизиты:

• наименование, номер, дату и место его составления;

• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учётные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Документы должны заполняться четко, разборчиво, в них не допускаются неоговоренные исправления и стирание записей. Неправильные записи в первичных учетных документах иправляются путем их зачеркивания и написания правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Лица, составившие и подписавшие первичные учётные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных.

Бухгалтерские документы классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу охвата операций, по месту составления, содержанию хозяйственных операций, по порядку заполнения (рис. 6.1).

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительными называются документы, которые содержат распоряжение, указание на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не могут служить основанием для отражения операций в учете. Например, платежное поручение, доверенность, чек на получение наличных денег с расчетного счета, распоряжение о проведении инвентаризации. Оправдательными (исполнительными) называются документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете.

Рис 6.1. Классификация бухгалтерских документов

К их числу относятся: инвентаризационная опись, акт на оприходование пастбищных кормов, учтенных зоотехническим методом, журнал учета надоя молока, акт на оприходование приплода животных, акт приема-передачи грубых и сочных кормов. Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии организации в основном для подготовки распорядительных и оправдательных документов и отражения их в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, коммерческих расходов, начисления и распределения амортизационных расходов. Комбинированными называются документы, которые сочетают функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Такими документами являются: расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, что подтверждается подписями получателя и кассира, авансовый отчет содержит перечень произведенных расходов со ссылкой на подтверждающие их документы, а также указание на какие счета необходимо их отнести.

По порядку формирования документы бывают первичными и сводными. Первичные составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения, а если это невозможно, то непосредственно после ее совершения. Формы первичных документов разрабатываются и утверждаются государственными органами. Типовые формы первичных учетных документов содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Сводные документы оформляются на основании первичных учетных документов. К таким документам относят: отчет о движении скота и птицы на ферме, отчет о процессах инкубации, отчет о переработке птицы и выходе продукции.

По способу составления и использования первичные документы подразделяются на разовые и накопительные. Разовые применяются для отражения одной или нескольких одновременно совершаемых операций. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, платежные поручения. Накопительные документы используют для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения за определенное время (недели, декады месяца). В конце каждого периода в них подводятся итоги по соответствующим показателям. Например, путевой лист трактора, учетный лист тракториста-машиниста, наряд на сдельную работу.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние составляются в организации для отражения внутренних операций. К ним относятся: расчетно-платежная ведомость, требование-накладная, приходные и расходные кассовые ордера. Внешние документы составляются за пределами данной организации и поступают в оформленном виде. Это выписки банка, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные.

По экономическому содержанию документы подразделяются на материальные, денежные и расчетные. Материальные предназначены для отражения операций по наличию и движению средств и предметов (акт на выбраковку продуктивных животных из основного стада, на списание основных средств, карточка складского учета). Денежные документы используют для учета движения денежных средств. С их помощью учитывают кассовые и банковские операции (чеки, выписки банка, облигации, сберегательные сертификаты). Расчетные документы предназначены для отражения расчетных взаимоотношений с юридическими и физическими лицами (платежное поручение, авансовый отчет).

По способу заполнения документы подразделяют на составляемые вручную и при помощи электронных средств вычислительной техники.

Первичные документы поступают в бухгалтерию, где проверяются. Проверка документов состоит из формальной, арифметической и по существу. При формальной проверке выясняют, выписан ли документ на бланках установленной формы, все ли реквизиты указаны и заполнены, есть ли подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документа, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений.

Арифметическая проверка документов состоит в проверке правильности арифметических расчетов, результатов таксировки, а также правильности отражения количественных показателей.

Проверка документов по существу состоит в установлении законности и экономической целесообразности зафиксированной в документе хозяйственной операции и соответствия их действующему законодательству.

После проверки документы подвергаются приемке и бухгалтерской обработке. Правильность отражения хозяйственных операций в документах, их проверку и прием подтверждает подписью бухгалтер в копии реестра на сдачу документов или в копии отчета.

Проверенные и принятые документы подвергаются бухгалтерской обработке (группировке, таксировке и контировке). Группировка — это подборка документов в однородные по содержанию группы (кассовые документы, документы по учету производственных запасов, животных на выращивании и откорме. Таксировка — перевод натуральных показателей в денежные и подсчет сумм. Контировка заключается в записи на документе корреспондирующих счетов по данной хозяйственной операции. После записи и отражения в бухгалтерских регистрах производится их гашение. Денежные документы гасят штампом «получено» или «оплачено», другие документы — путем их перечеркивания.

После бухгалтерской обработки документы передают на хранение в архив. Они переплетаются в папки, на обложке указывают наименование организации, название и порядковый номер, год, месяц и количество листов. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Порядок, сроки хранения документов в архиве устанавливаются в соответствии с законом Республики Беларусь от 6.10.1994 г. «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности.

Первичные документы могут быть изъяты в соответствии с законодательством Республики Беларусь только органами которым предоставлены такие полномочия (дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, органами налоговыми и финансовых расследований) на основании их постановлений.

Главный бухгалтер имеет право в присутствии представителя органа, проводящего изъятие первичных учетных документов, снять с них копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия. Изъятие документов оформляются актом с указанием даты изъятия.

В условиях рыночной экономики большое значение имеет своевременное поступление в бухгалтерию первичных документов, их обработка способствует получению необходимой информации для принятия эффективных управленческих решений и бухгалтерского контроля за использованием ресурсов организации.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Документооборотом называется движение документов от момента их составления или получения от других организаций до передачи в архив. В каждой организации он разрабатывается главным бухгалтером и утверждается ее руководителем. В нем указывают наименования всех первичных документов, количество их экземпляров, сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию, лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, а также контролирует, как он используется в бухгалтерии. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота (табл. 6.1).

Таблица 6.1. Примерная форма графика документооборота

Обеспечение сохранности документов отчетности, а также документооборота возложено на руководство организации.

Дата добавления: 2015-11-14