Основные этапы ревизии, последовательность работы, документирование

Эффективность любой ревизии, проверки во многом зависит от организации работы ревизоров-контролеров, последовательности этапов ревизии и их содержания, уровня профессионализма и правильности применения методологии проверки. Каждая ревизия, проверка ограничена во времени, а потому ревизорам-контролерам важно четко определить объекты проверки, спланировать свои действия и методологические приемы ревизии, оформить результаты работы.

Практический опыт многих контрольно-ревизионных организаций различного отраслевого подчинения и анализ их работы позволяют сделать определенный вывод о порядке и этапах проведения ревизии и проверок.

Этапы ревизии организации делятся на начальный, или подготовительный, плановый, выполнения технологических процедур ревизии, оформление результатов ревизии.

Начальным этапом внешнего экономического контроля является установление делового контакта, что проявляется в процессе представления руководителю проверяемой организации группы ревизоров-контролеров и приказа, распоряжения о проведении ревизии или проверки. На этом этапе проверяющие знакомятся с главными специалистами и другими руководящими работниками, которым сообщают цели и задачи предстоящей ревизии и предлагают вносить предложения по вопросам проверки.

Этап ознакомления заключается в широкой огласке проводимой в организации ревизии и контрольных действий. Не следует избегать на этом этапе помощи общественных организаций и отдельных членов трудового коллектива.

Общее ознакомление с организацией, проверяемой ревизионной группой или ревизором, состоит в изучении на месте делопроизводства, документооборота, размещения аппарата управления организации и ее внутрихозяйственных подразделений, мест хранения денежных средств, машин, оборудования, товарно-материальных ценностей. При общем ознакомлении с проверяемой организацией ревизионная группа или ревизор получает полное представление об объеме предстоящих контрольно-ревизионных работ и может внести уточнения в план проведения ревизии с точки зрения выполнения дополнительных процедур проверки и срока проведения.

Важным методическим приемом, используемым ревизионной группой, является контроль над инвентаризацией. Она может быть предусмотрена в плане ревизии, проверки или быть способом общего ознакомления с организацией. Для проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей руководитель организации издает приказ, распоряжение. Необходимо все контрольные инвентаризации проводить в самом начале ревизии, проверки.

В ходе проверки ревизор должен получить определенную информацию от работников бухгалтерии и третьих лиц, доказывающих правильность совершенных хозяйственных операций или ошибочных действий должностных лиц, и выразить мнение по предмету проверки. Доказательства ревизионной проверки — это документальные источники данных в виде документов бухгалтерского учета, а также заключения экспертов и других источников. Ревизоры на основе своего профессионального опыта и с учетом других факторов самостоятельно определяют объем информации, достаточный для формулирования своего мнения о составлении учета и отчетности.

Информация, получаемая ревизором, может быть трех видов: внутренняя информация состоит из информации, полученной от клиента в письменной или устной форме, внешняя информация, полученная от третьих лиц в письменной форме (в виде заявлений, жалоб и др.), и смешанная форма, которая получается от организаций и подтверждается третьими лицами. Источниками получения информации для ревизора-контролера являются первичные документы проверяемой организации и третьих лиц. Это, прежде всего, регистры бухгалтерского учета организации, результаты анализа его финансово-хозяйственной деятельности, сопоставление данных различных документов, результаты инвентаризации имущества и обязательств, бухгалтерская отчетность и устные показания сотрудников организации и третьих лиц.

Информация, полученная от сотрудников организации и третьих лиц, должна быть тщательно проверена и только после этого приобщена к доказательствам нарушения финансовой дисциплины.

Наиболее ценной считается информация, собранная ревизорами в результате самостоятельного изучения хозяйственных операций организации. Собранную информацию необходимо документировать, отразив ее в рабочих документах ревизора. Все документы, подготовленные ревизорами или полученные от третьих лиц и должностных лиц организации, должны в ходе проверки помогать эффективно проводить ревизию, правильно оценивать ее результаты.

Проведение ревизии и проверки в соответствии с планом — основной и самый главный этап всех контрольных действий и заключается он в проверке соблюдения закона, целесообразности использования бюджетных средств, эффективности ведения производственно-финансовой деятельности. На этом этапе используются все методы экономического контроля, в том числе приемы и способы документального контроля. Этот этап ревизии является самым трудоемким.

Для ускорения проведения проверки необходимо использовать соответствующее программно-методическое обеспечение по проведению ревизии и аудита.

Сам процесс последовательности осуществления ревизии и проверки определяется ее программой и руководителем ревизионной группы или ревизором, однако в методологическом отношении существует единый подход к ее проведению.

При обобщении и оформлении результатов проведенных контрольных операций важным этапом выступает определение размера материального ущерба, который оформляется отдельным актом. К отдельным актам, составленным по мотивированным требованиям правоохранительных органов, должны быть представлены объяснительные записки по фактам материального ущерба, нанесенного организации или государству, и принятию мер по его возмещению.

Все сведения, собранные ревизором и отраженные в рабочей документации, должны быть достаточно полными и подробными, изложены ясно и не должны допускать различных толкований тех или иных хозяйственных операций.

К рабочей документации относятся:

1. Программа ревизии.

2. Описания использованных контролерами процедур и их результатов.

3. Объяснения, пояснения и заявления сотрудников проверяемой организации.

4. Копии, в том числе фотокопии, документов проверяемой организации.

5. Описания системы внутреннего контроля и организации бухгалтерского учета проверяемой организации.

6. Аналитические документы, подготовленные контролером.

7. Другие документы.

К описанию использованных контролерами процедур относятся материалы личных контрольных действий проверяющего: осмотр зданий и сооружений, обследование производства, порядка вывоза и ввоза ценностей на территорию предприятия, состояния ограждения по периметру, возможности проникновения на предприятие помимо пропускного пункта, изучение представленных первичных бухгалтерских документов, анализ результатов работы системы внутреннего финансового контроля.

Так, контрольные действия в виде осмотра производственных зданий, обследования технологического процесса и фиксирования при этом значительных многодневных запасов сырья на рабочих местах, отсутствия измерительных приборов, формальной передачи остатков материалов от смены к смене позволяют считать, что списание ценностей на производство продукции осуществляется отнюдь не по фактическому расходу. Это дает основания для проведения в обязательном порядке таких ревизионных действий, как инвентаризация, проверка нормативного хозяйства и ряда других, преследующих уже такие стратегические цели ревизии, как наличие условий и обстоятельств, способствующих необоснованному списанию сырья и материалов на производство изделий, выпуску неучтенной продукции с последующим присвоением полученной выручки и неуплатой причитающихся налогов в государственный бюджет.

Состав, количество и содержание документов, входящих в рабочую документацию, определяются контролерами, исходя из:

1. Характера проводимой работы.

2. Характера и сложности деятельности проверяемой организации.

3. Состояния бухгалтерского учета проверяемой организации.

4. Надежности системы внутреннего контроля проверяемой организации.

Формы рабочей документации разрабатываются контролирующим органом самостоятельно, если законодательные акты Российской Федерации не предписывают такие формы.

Рабочая документация должна создаваться на бумажных, машинных или иных носителях, обеспечивающих сохранность сведений, содержащихся в ней, в течение времени, установленного для хранения рабочей документации в архиве.

Записи в документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение времени, установленного для хранения рабочей документации в архиве.

Документы, входящие в состав рабочей документации, как правило, должны иметь следующие обязательные реквизиты:

· наименование документа;

· наименование проверяемой организации;

· период проверки;

· дату контрольного мероприятия;

· содержание документа;

· личную подпись лица, создавшего документ, и ее расшифровку.

Невыполнение перечисленных условий оформления, организации и проведения процедур является грубым нарушением, может служить основанием аннулирования результатов работы ревизоров и причиной повторных процедур. Невыполнение формальных требований по оформлению процедур, как показывает практика, является основанием для отказа рассмотрения результатов ревизии в качестве доказательств в судебном или служебном расследовании.

Рабочие документы должны быть оформлены аккуратно.

В состав рабочей документации входят также акт ревизии, или итоговый документ, и надлежаще оформленные приложения к нему, на которые имеются ссылки в акте ревизии (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т. п.)

Материалы ревизии представляются руководителю ревизионной группы в срок не позднее трех рабочих дней после подписания их в ревизуемой организации. На последней странице акта ревизии руководитель контрольно-ревизионного органа, либо уполномоченное им лицо делает отметку: «Материалы ревизии приняты», указывает дату и ставит подпись.

Материалы каждой ревизии в делопроизводстве контрольно-ревизионного органа должны представлять собой отдельное дело с соответствующим индексом, номером, наименованием и количеством томов этого дела.

Изъятие рабочей документации у контролирующего органа может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации.

В случае пропажи или гибели рабочей документации руководитель контролирующего органа должен назначить служебное расследование, результаты которого оформляются соответствующим актом.

Дата добавления: 2015-11-14