Экологическая информация в системе мониторинга

При организации работ в аналитических подразделениях, выполняющих экологический мониторинг, особое внимание обращается на регулярное и правильное ведение первичной рабочей документации, на соблюдение рекомендуемых форм ведения рабочей документации.

Пространственные характеристики отбора проб, а также принятие управленческих решений и наглядное представление данных рекомендуется сопровождать экологическими картами и схемами.

Документирование результатов измерений и ведение архива

Одним из основных требований при организации ведения рабочей документации является прослеживаемость проб на всех этапах анализа – начиная от пробоотбора и заканчивая сводным протоколом результатов анализа. Это условие необходимо для принятия мер корректирующих воздействий в случае получения неудовлетворительного результата или рекламации.

В состав рабочей документации включаются следующие журналы:

1) журнал регистрации отбора проб, в котором указываются следующие сведения: дата и время отбора пробы; номер, присвоенный пробе; номер бутыли, поглотительного сосуда, фильтра и т.; точное обозначение места отбора проб, высоты отбора или глубины отбора; условия отбора проб (температура воздуха, величина атмосферного давления, сведения об осадках и др.

2) рабочие журналы аналитиков, в которые заносятся:

- ежедневные отметки о выполняемых видах работ;

- при выполнении анализов указывается номер пробы по журналу регистрации отбора проб;

- номера средств измерений, на которых выполняются определения;

- расшифровка кратких форм записей, специфических для данного метода анализа;

- отметки о выполнении параллельных определений.

3) журнал построения и проверки градуировочных графиков, в котором приводятся сведения о применяемом средстве измерений, методике выполнения измерений, о стандартном образце состава вещества, используемом для градуировки, дополнительные данные в зависимости от применяемых методов анализа.

Помимо табличных данных, на этом же листе приводятся результаты обработки данных, математические выкладки, вычисление коэффициентов регрессионного уравнения и др.

4) журнал приготовления реактивов и проверки титров растворов, в котором фиксируются дата приготовления и проверки титра, название реактива, объем, концентрация раствора, порядок вычисления поправочных коэффициентов.

5) журнал учета наличия и состояния средств измерений, который рекомендуется вести в форме картотеки. На каждое средство измерения заводится карточка, содержащая следующие сведения:

- полное название средства измерений и его модификация;

- адрес и название завода-изготовителя;

- дата приобретения и дата начала эксплуатации;

- сведения о проведенных пуско-наладочных работах;

- сведения о поверках (или калибровках) средства измерений - дата поверки, название поверявшей организации, номер свидетельства о поверке, наличие поверительного клейма;

- отметки о неисправностях и о проведенном ремонте;

- при списании средства измерений указываются дата и номер акта.

6) журнал учета стандартных образцов, применяемых в лаборатории, который рекомендуется вести также в форме картотеки (или в отдельном журнале), включающей следующие сведения:

- наименование, категория, шифр и номер стандартного образца;

- фирма-изготовитель;

- аттестованные характеристики и погрешности их установления;

- дата и источник приобретения;

- срок годности;

- срок действия типа стандартного образца;

- наличие свидетельства или паспорта и инструкции по применению;

-отметки о выдаче и расходовании стандартных образцов;

7) журнал контроля качества результатов анализов или измерений, в котором фиксируются результаты внутрилабораторного и внешнего контроля отдельно для каждого определяемого показателя и для каждой методики выполнения измерений. Одновременно с журналом могут заполняться контрольные карты, наглядно отражающие стабильность показателей качества выполнения анализов во времени;

8) сводный журнал результатов анализов или измерений, в котором из рабочих журналов аналитиков выписаны номера проб и данные результатов анализов проб по всем показателям с указанием погрешности определения, даты проведения анализа, исполнителя, отклонений от принятой методики анализа и т.д. Сводный журнал результатов является основным отчетным документом лаборатории, на основании которого могут быть заполнены протоколы результатов по отдельным пробам;

9) журнал инструктажа по технике безопасности. Проведение инструктажа на рабочем месте является основанием для допуска аналитиков к определенным видам работ.

10) журнал регистрации нормативной документации и государственных стандартов, применяемых в работе лаборатории, который включает следующие разделы.

При наличии в лаборатории или аналитическом подразделении компьютерной техники возможно ведение всех вышеперечисленных форм рабочей документации (кроме рабочего журнала и журнала отбора проб) на магнитных носителях, позволяющих более оперативно использовать информацию, формировать базы данных и т.д. Допускается ведение на ПЭВМ дубликатов первичной рабочей документации.

По мере заполнения рабочая документация лаборатории сдается в архив лаборатории, который должен храниться в отдельном помещении, в условиях, исключающих его утрату и доступ посторонних лиц. Как правило, доступ к архиву разрешается только начальнику лаборатории, его заместителю и сотруднику лаборатории, ответственному за ведение архива. В архиве должна иметься опись архивных дел, позволяющая найти необходимые материалы.

Рекомендуемые сроки хранения архивных документов:

журналы регистрации отбора проб, акты отбора проб 5 лет

журналы сводных данных результатов анализов 10 лет

журналы построения и проверки градуировочных графиков 5 лет

журналы приготовления реактивов и проверки титров растворов 3 года

рабочие журналы аналитиков 10 лет

журналы контроля качества выполнения анализов 5 лет

журналы инструктажа по технике безопасности 5 лет

По истечении срока хранения отбор дел для уничтожения производится экспертной комиссией.

Дата добавления: 2015-11-14