Описание информационных систем с Web-доступом

На последнем этапе мы создадим небольшую информационную систему для института и используем готовую систему для работы института, называется она Megaplan. Для этого нам потребуется:

• Создать шаблон.

• Спроектировать базу данных.

• Установить и поставить web-сервер

• Настроить программу для работы с PHP.

• Настроить веб-сервер.

• Написать на PHP администраторскую часть и пользовательскую.

• Настроить мегаплан.

После чего заполнить сайт нужными данными и выдать нужные нам права доступа. Писать информационную систему мы будет с помощью ООП(объектно-ориентированный подход).

Система будет состоять из администраторской части и пользовательской. Доступ в администраторскую панель управления будет выдан только сотрудникам учебного отдела, отдела кадров и вышестоящему руководству. Для начала разберемся, какой функционал нужен нашей системе, которая будет использоваться для публичного доступа и учебного отдела. Для бухгалтерии и остального руководства используется система Мегаплан.

Megaplan

Один из вариантов используемых систем для руководства и основных отделов. А любая автоматизация начинается с создания четкой структуры и схемы работы организации, в которой каждый сотрудник находится на своем месте, а его нагрузка распределена максимально эффективно. Руководитель в любой момент сможет проконтролировать работу каждого подчиненного или отдела, увидеть степень выполнения задач и проектов. Из таких звеньев складывается работа любой организации. Мегаплан позволяет свести все бизнес-процессы в одной системе, одинаково удобной и понятной как для сотрудников, так и для руководителей.

Очень важно наладить систему. Эту цель преследует любая автоматизированная система управления предприятием.

Мегаплан - это не просто система, позволяющая автоматизировать бизнес. Она также помогает в управлении персоналом: наладить отношения внутри каждого отдела и проекта, определить зону ответственности(кто за что отвечает в отделах) и обязанности каждого. Очень важно, что это не усложнит систему управления организацией: она остается такой же простой и понятной для любого сотрудника.

Рис. 3-1

В мегаплане есть возможность добавлять отделы, в каждом отделе расставлять должности сотрудников и подчиненных. Ставить задачи, добавлять соисполнителей. Основной функционал:

• Контроль работы сотрудников и оценка эффективности труда.

• Управление задачами и проектами.

• Управление корпоративными коммуникациями.

• Организация совместной работы и управление сотрудниками.

• Планирование дел и встреч. Ведение персонального и корпоративного календарей.

• Структурированное хранение и совместная работа над документами.

• Создание единого информационного пространства для обсуждения актуальных вопросов.

• Контроль всех финансовых процессов. Ведение операционного учета.

• Учет и управление взаимоотношениями с поставщиками, клиентами и партнерами. подключение их к задачам и проектам.

• Контроль над ходом всех сделок.

Поиск сотрудников и изменение данных находится в разделе Сотрудники.

Рис. 3-2

Рис. 3-3

При древовидном отображении (иерархией) на самом верхнем уровне будут отображаться проекты и задачи, у которых нет надзадач и надпроектов. Вложенные задачи и проекты будут показаны на следующих уровнях дерева. Особенность этого варианта отображения – показываются все вложенные задачи, даже если они не удовлетворяют условиям фильтрации.

Рис. 3-4

Вид списка задач настраивается. Добавляйте нужные столбцы, удаляйте лишние. Для этого выберите пиктограмму шестеренки в заголовке таблицы и во всплывающем окне отметьте галочкой столбцы, которые должны отображаться:

Рис. 3-5

Отображение в виде диаграммы Ганта удобно для сложных проектов, состоящих из взаимосвязанных задач. Чтобы диаграмма получилась максимально наглядной и функциональной, необходимо пользоваться планированием при постановке задач.

Рис. 3-6

Есть возможность просматривать зарплату подчиненных и свою.

Рис. 3-7

И просмотра кто сейчас работает и вовремя ли приступил к работе. Выполнил ли поставленные задачи. Хорошо организована структура подчинения сотрудников:

Рис. 3-8

Можно понять кто в каком отделе и иерархию сотрудников. Информация об отпусках и других причинах отсутствия на рабочем месте отображается на странице «Отпуска» модуля «Сотрудники». Эта страница доступна для всех штатных сотрудников компании. Информация может быть представлена в виде списка или в виде календаря отпусков. Переключение между режимами отображения осуществляется с помощью пиктограмм в правом верхнем углу страницы. Можно запланировать свой отпуск. Просмотреть всю необходимую информацию о сроках и причинах. Слева находятся фильтры. Первый фильтр – отображение заявок на отпуска (то есть те отпуска, которые запланированы сотрудником, но еще не утверждены руководством), утвержденные отпуска и полный список из утвержденных и неутвержденных отпусков. Второй фильтр – отделы компании. Третий – статус. Можно посмотреть отпуска только тех сотрудников, которые работают в компании, или уже уволенных. В свою очередь, работающие сотрудники делятся на штатных и внештатных. Последний фильтр – фильтр по типу отпусков. Закрашенный квадрат слева от типа означает, что отпуска этого типа будут отображаться. Не закрашенный – наоборот. То есть можно одновременно посмотреть отпуска и больничные, и не отображать прогулы и командировки.

Рис. 3-9

А сейчас мы рассмотрим как организовано хранение документов в Мегаплане. Документы любого формата размером до 200 МБ можно хранить в папках раздела «Документы» любого уровня вложенности. Настраивайте доступ к каждому документу или всем документам в папке, определяя, кто из сотрудников может их скачивать или изменять, а кто - редактировать загруженные файлы. Если какой-либо загруженный документ был изменен, загружайте его как новую версию документа. Информация о версиях отображается на странице документа. Документы некоторых форматов имеют предварительный просмотр.

Рис. 3-10

Чтобы отобразить все избранные документы на странице модуля «Документы», включите фильтр «Только избранные».

Второй доступный фильтр - по типу документа. Мегаплан отличает текстовые документы, презентации, PDF-файлы, таблицы и изображения. Прочие файлы попадают в категорию «Остальные». Кроме этого, документы можно помечать метками. Каждый документ может иметь одну или несколько меток.

По ссылке «Прикрепить файл» откроется окно выбора файла с жесткого диска вашего компьютера. Отредактируйте при необходимости название файла, укажите номер и краткое описание. Права доступа назначаются здесь же и здесь же устанавливается, будет ли доступно комментирование документа (эти свойства могут быть изменены позднее при редактировании документа).

Рис. 3-11

Рис. 3-12

В правой части страницы модуля «Документы» есть набор пиктограмм для работы с документами. С их помощью можно добавить новый документ, добавить папку, импортировать большое количество документов в архиве, удалить, вырезать, копировать и вставить файлы, скачать документ, отметить его локальными или глобальными метками и распечатать общий список файлов.

Еще один важный вопрос это права доступа к документам, в мегаплане всё это так же предусмотрено и можно выдавать права нужным нам сотрудникам на любые документы и разделы мегаплана.

Начальники имеют доступ к документам и папкам, к которым имеют доступ их подчиненные. Кроме того, в Мегаплане наследуются права доступа к документам. Чтобы понять, кто имеет доступ к загруженному файлу или созданной папке, в левом столбце на странице просмотра документа есть ссылка «эффективные права».

В общем случае видеть папку смогут:

• сотрудники, которым добавили соответствующие права на эту папку.

• руководители этих сотрудников.

• сотрудники, которым выдан доступ к подпапкам или отдельным файлам, входящим в основную папку.

Ссылка открывает окно с полным списком сотрудников, имеющих доступ к данному ресурсу. Посмотреть права доступа могут все сотрудники, имеющие доступ на просмотр данного файла.

Рис. 3-13

Отправляйте клиентам рассылки по почте, СМС, Джабберу, Твиттеру и Фейсбуку с помощью Мегаплана. Управление рассылками осуществляется на странице «Рассылки» модуля Клиенты. Рассылки отображаются или в виде таблицы:

Рис. 3-14

На странице «Темы» отображается список тем обсуждений. По клику на теме, открывается страница обсуждения, где можно оставлять комментарии. Обсуждения можно сортировать по алфавиту, автору, дате создания и дате последнего ответа. О появлении нового комментария предупреждает «пузырик» с указанием количества новых комментариев.

На странице «Темы» отображается список тем обсуждений. По клику на теме, открывается страница обсуждения, где можно оставлять комментарии. Обсуждения можно сортировать по алфавиту, автору, дате создания и дате последнего ответа. О появлении нового комментария предупреждает «пузырик» с указанием количества новых комментариев.

Лента – это список последних комментариев в темах, а также – в других модулях Мегаплана, например, в задачах. На странице ленты сразу отображается полный текст комментария. Комментарии отображаются от более новых к более старым.

Рис. 3-15

Комментарий к лентами и обсуждениям можно написать в разделе обсуждений. Все комментарии добавляются на одном уровне (без ветвления, как, например, в ЖЖ). Чтобы было понятно, кому вы написали комментарий, можно выделить определенную часть текста, на который вы отвечаете, и во всплывающем меню выбрать «Цитировать».

Рис. 3-16

Чтобы запретить добавление комментариев к теме (то есть закрыть тему), воспользуйтесь ссылкой «Закрыть обсуждение».

Дела удобно объединять в списки. Логику распределения дел по спискам каждый пользователь может придумать свою. Чтобы создать список, выберите ссылку «Добавить список дел» в правом верхнем углу страницы «Дела», введите название списка дел и нажмите кнопу «Новый»:

Рис. 3-17

Чтобы не запутаться в большом списке дел, предусмотрено несколько механизмов фильтрации. Самый простой способ - комбинировать дела в списки. В левой части страницы «Дела» можно выбрать отображение только нужного списка дел. При отображении всех списков, их можно сворачивать и разворачивать при помощи пиктограммы плюсика.

Второй способ фильтрации - назначать делам категории. Это менее гибкий способ, т.к. категории определяются настройками Мегаплана сразу для всех пользователей. Фильтр по категориям находится в левой части страницы в виде ссылок на странице ежедневника и еженедельника.

Дата добавления: 2015-11-14