Анализ бизнес процессов отдела

Преддипломная практика осуществлялась на базе филиала Московского областного Институт Искуств и Информационных Технологий филиал СПбГУП. Проанализируем работу этого учреждения. В процессе анализа рассмотрим функции, выполняемые этим учреждением.

Бизнес-процесс ориентируется как логически завершённый комплект взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, поддерживающий деятельность организации и реализующий ее политику, нацеленную на достижение установленных целей.

Bpwin наиболее популярное средство для визуализации структур данных. С помощью данного средства можно обеспечить эффективный процесс организации, управления и администрирования всех аспектов учреждения. Это продукт для работы, как с маленькими организациями, так и с большими компаниями, которые разрабатывают, и используют собственные базы данных. Это case - средство эффективно справляется как со собственной задачей даже в условиях скоротечно изменяющихся технологий, постоянно следя за всеми новыми корпоративными изменениями..

Поддерживает сразу 3 обычные нотации – IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ). Эти 3 главных ракурса позволяют описывать предметную область наиболее комплексно.

Графический язык считается основной основой методологии IDEF0.Язык, на котором описываются все бизнес-процессы организации. Нотация IDEF0 состоит из диаграмм. Любая диаграмма взаимосвязана с иными диаграммами и иерархически стоит выше неё либо ниже. Любая таковая диаграмма представляет собой единицу описания системы.

Контекстная диаграмма считается вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой наиболее общее отображение системы и ее взаимодействия с внешней средой. После описания системы в целом ведется разбиение ее на большие фрагменты. Данный процесс именуется многофункциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают любой фрагмент и взаимодействие фрагментов. Именуются диаграммами декомпозиции.

Для наилучшего и эффективного во всех отношениях решения планирования и улучшения деятельности любого учреждения осуществляются моделирования, анализ и оптимизация его бизнес-процессов. Любое современное учреждение является сложной системой, его деятельность берет на себя исполнение десятков тысяч функций и операций.

Детальная бизнес-модель позволит:

• Описать и скорректировать будущую систему до того, как она будет реализована физически.

• Уменьшить затраты на создание системы.

• Оценить работы по времени и результатам.

• Добиться взаимопонимания между всеми участниками преокта.

• Улучшить функционал системы.

Построение и оптимизация бизнес-модели организации осуществляется в пять этапов:

Этап 1. Разработка модели организации «как есть».

Этап 2. Анализ модели организации «как есть».

Этап 3. Разработка модели организации «как надо».

Этап 4. Разработка плана перехода из состояния «как есть» в состояние «как надо».

Этап 5. Внедрение изменений и построение организации «как надо».

Любой организации присущи несколько направлений ивидов деятельности.

Рассмотрим деятельность учебного отдела вуза на рынке образовательных услуг.

Учебный отдел является структурным подразделением вуза и осуществляется практически самые главные функции в работе вуза.

Свою работу отдел организует в тесном контакте с Учебно-методическим советом филиала, факультетами, кафедрами, отделом кадров, бухгалтерией и другими структурными подразделениями университета.

Основной задачей отдела является организация и управление учебным процессом в соответствии с утвержденными учебными планами, программами и документами, регламентирующими учебный процесс дневной и заочной форм обучения в университете, анализ и учет учебной нагрузки преподавателей университета, учет комплектования штатов профессорско-преподавательского состава, учебно-вспомогательного персонала кафедр.

Рассмотрим основные функции учебного отдела:

• разработка проектов локальных нормативных документов, регламентирующих организацию учебного процесса в институте (положения, инструкции, приказы и т.п.).

• анализ состояния и результатов педагогического контроля, разра­ботка мероприятий по его совершенствованию.

• анализ состояния успеваемости и посещаемости занятий, контроль за самостоятельной работой курсантов и слушателей.

• ведение учебной документации.

• взаимодействие с другими образовательными организациями по учебным вопросам.

• ведение основной нормативной документации, регламентирующей образовательный процесс в институте в части, его касающейся, с установлением соответствующих сроков хранения.

• сопровождение рабочих документов кафедр и факультетов института.

• подготовка необходимых документов по распоряжению начальни­ка учебного отдела.

• разработка рабочих учебных планов, годовых графиков учебного процесса, графиков понедельного прохождения дисциплин.

• составление расписаний учебных занятий, экзаменационных сес­сий, вступительных и государственных экзаменов, контроля учебного процесса, сводных графиков открытых занятий, консультаций, осуществление контроля их выполнения.

• распределение аудиторного фонда.

• анализ распределения учебной нагрузки профессорско-преподавательского состава на кафедрах.

• подготовка плана распределения учебной нагрузки профессорско-преподавательского состава института на учебный год и сводный отчет о его выполнении.

• разработка и проведение мероприятий по совершенствованию управления учебным процессом, организации педагогического труда.

• обеспечение подготовки заседаний методического совета институ­та по вопросам учебной и методической работы.

• во взаимодействии с другими подразделениями организация и про­ведение учебно-методических сборов, конференций, семинаров профес­сорско-преподавательского состава, смотров-конкурсов организации учебно-методической работы на кафедрах и т.д.

• обеспечение распространения новаторских методов, форм и средств обучения, результатов научных исследований по проблемам пе­дагогики, практического опыта деятельности ГПС в учебный процесс.

• деятельность методического кабинета и школы педагогического мастерства.

• обеспечение изучения, обобщения и внедрения положительного педагогического опыта.

• контроль проведения открытых, показательных за­нятий, контрольных и взаимных посещений занятий на кафедрах, ана­лиз результатов по итогам семестра (учебного года).

• методическое обеспечение процесса обучения по учебным дисциплинам.

• подготовка методических пособий и рекомендаций по вопросам педагогики, методики преподавания и научной организации учебного процесса, совершенствования методики организации самостоятельной рабо­ты курсантов и слушателей.

• организация работы по повышению профессионального мастерства, практического опыта и квалификации личного состава отдела.

• проведение совместно с другими структурными подразделениями воспитательной работы с курсантами и слушателями института.

После декомпозиции диаграммы ведется декомпозиция каждого огромного фрагмента системы на наиболее маленькие части и так далее, пока не достигнем подходящего уровня детализации описания. После каждого сеанса декомпозиции ведутся сеансы экспертизы - специалисты предметной области сравнивают на соотношение настоящих бизнес-процессов со сделанным диаграммами. Отысканные несоответствия исправляются, и только после прохождения экспертизы в отсутствии замечаний разрешено переходить к последующему сеансу декомпозиции. Так достигается соотношение модели к настоящим бизнес-процессам на обычном и любом уровне модели. Синтаксис описания этой системы в целом и всякого ее фрагмента схож во всей модели. Одна из главных составляющих любого бизнес-процесса считается планирование деятельности.

2.6. Моделирование бизнес – процессов ИИиИТ

Учреждение приступает к работе как только набирается минимальное количество студентов на факультетах. На самом деле они работают и с теми кто уже обучается. Ведение, сбор документов и оформление, решение вопросов касательно студентов и учебного процесса. Студенты обращаются за журналами, преподаватели просят экзаменационные листы, списки студентов, посещаемость. Далее решают вопросы переносов и расписания занятий, оформляют документы на зачисление в студенты вуза, отчисление и занимаются полным учебным процессом, пропусками, проблемы со здачей экзаменов и зачетов.

Рис. 2.1 Создаем диаграмму декомпозиции.

Мы описываем работу учебного отдела, а точнее их документооборота.

Рис. 2.2

Нотация IDEF3. Управленческая структура предприятия.

Рассмотрим более подробно взаимодействие управлений бухгалтерии, учебного отдела и отдела кадров. Ответы, заявления, обращения необходимые студентам могут быть отправлены почтой. Ниже приведена схема движения документов для отправки студенту домой.

Диаграмма декомпозиции содержит схожие работы, т. е. дочерние работы, имеющие общую родительскую работу. Для создания выберем нотацию IDEF0.

Рис.2.3.Нотация IDEF0. Обработка исходящего документа

Рис. 2.4 Структура

Модель бизнес процессов показала, что узким местом в работе ИИиИТ является учебный отдел. Данный отдел нуждается в оптимизации. В период осуществления набора и оформления новых студентов появляется значительная нагрузка (количество поступаемых студентов и количество обрабатываемых документов). Создадим декомпозицию работы «Движения документов».

Документооборот разделен на 4 части своего рода разные системы, которые объединены бухгалтерией, директором, и остальными главными отделами института. На рисунке 2.4 изображена структура документооборота института. Таким образом можно понять какие отделы каким документами занимаются и движение документов внутри учреждения.

Рис. 2.4 Структура

Всё начинается с приемной комиссии, куда попадают поданные на поступление заявления от школьников. Далее они сортируются и попадают в учебный отдел на рассмотрение и прохождение по результатам экзамена или ЕГЭ. После чего собственно попадают в очное или заочное отделение и на подпись директору о успешном поступлении. Ниже приведена модель документооборота.

Документ в институте очень большой и вся проблема в том что бумажных носителей очень много и бумаги накапливается огромное количество. Дабы этого избежать нужно хранить всё в электронном виде кроме карточек студентов и важных контрактов. Ведь сейчас можно спокойно печатать документы уже с печатями и всеми подписями, поэтому необходимости хранить в бумажном виде нет.

Рис. 2.5 Документооборот

Таким образом выглядит примерный документооборот в институте всё достаточно просто, и основная работа приходится на 4 основные отдела.

Дата добавления: 2015-11-14