Характеристика документу дается различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до мельчайших подробностей.

Так, при помощи реквизита «наименование вышестоящей организации» можно определить, в какой сфере деятельности (отрасли) создан документ, а реквизит «регистрационный индекс» - дело, в которое документ будет подшит после того, как аппарат управления примет по нему соответствующее решение. К этой же группе реквизитов следует отнести графически оформляемые реквизиты - «Государственный герб Республики Беларусь», «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», которые наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию, из которой документ исходит.

Положение документа во времени определяется его датой. Реквизит «дата» показывает момент создания документа. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты - «гриф согласования», «гриф утверждения», «подпись», «виза», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др., т.е. те, которые придают документу необходимую юридическую силу.

Реквизиты «название вида документа», «заголовок к тексту», «резолюция», «текст», «коды» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.

Реквизиты «отметка о заверении копии», «подпись», «печать», «гриф утверждения» удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Так, отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не содержит всей необходимой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других документов (например, сопроводительное письмо).

Наличие реквизита «текст» свидетельствует, что речь идет о конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации во времени и пространстве.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Иначе говоря, формуляр документа - это схема его построения, которая определяет особенности системы документации или отдельного вида документа.

Каждому реквизиту на документе отводится свое место, которое закрепляется в формуляре-образце - своеобразной матрице, включающей концентрацию свойств и качеств определенного множества организационно-распорядительных документов.

Формуляр - образец документа - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр - образец организационно-распорядительного документа (ОРД) включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры. СТБ 6.38-2004 в качестве приложения содержит не формуляр-образец, а схему расположения реквизитов и их размеры. Это обусловлено тем, что при его разработке не использована конструкционная сетка, что в свою очередь связано с внедрением в практику документирования современной компьютерной техники.

При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, закрепленных в СТБ 6.38-2004 и отраженных в схеме расположения реквизитов. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Так, например, согласно Закону РБ от 29.11.1994 № 3410-XII «О государственных секретах» и другим актам законодательства на одних документах реквизит «гриф ограничения доступа к документу» указывается, а на других он будет отсутствовать. Например, практически во всех письмах указывается такой реквизит, как «заголовок к тексту», однако в сопроводительных письмах, объем которых не превышает 5-7 строк, его допускается не указывать.

Свой набор реквизитов характерен и для документов разных видов, что дает основания выделить индивидуальный и типовой формуляры. Типовой формуляр - это формуляр, характерный для определенного вида документов. Индивидуальный формуляр - формуляр для конкретного документа.

Как видно из схемы расположения реквизитов, для некоторых реквизитов предусмотрено одно и то же место на документе. Такие реквизиты называются взаимоисключающими, т.е. не встречающимися в одном документе. Из каждой пары реквизитов - «адресат» и «гриф утверждения», «коммуникационные и коммерческие данные» и «название вида документа», «ссылка на индекс и дату входящего документа» и «место составления или издания» при оформлении конкретных документов следует использовать только один реквизит. К примеру, в письмах обязательно будет указываться реквизит «адресат» и никогда - «гриф утверждения»; в должностной инструкции наоборот - обязательно наличие «грифа утверждения» при отсутствии «адресата».

Кроме того, все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит - это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит - это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. Например, постоянными реквизитами, наносимыми на бланк для писем, являются: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации по ОКОГУ или ОКЮЛП, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, Почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные.

Устанавливается также перечень реквизитов, которые следует включать в состав бланка полностью или в виде частей, содержащих постоянную информацию. Например, реквизит «наименование организации» печатается на бланке полностью, реквизит «ссылка на индекс и дату документа» - только частично (на № __ от _____).

При оформлении документов большое внимание уделяется юридически значимым реквизитам. Назначение этой группы реквизитов - закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа. К этой группе реквизитов относятся:

- реквизиты бланка, которые свидетельствуют о принадлежности документа определенному органу управления, организации. При этом необходимо, чтобы на бланке воспроизводилось точное наименование органа управления, к системе которого документ относится, что может иметь значение при обжаловании принимаемых решений, налаживании переписки по вопросам, входящим в компетенцию вышестоящих органов;

- печать, являющаяся дополнительным свидетельством подлинности документа. Печать необходимо ставить на документах, в которых заключена информация о фактах, имеющих особое юридическое значение для организаций, рабочих, служащих, других граждан, а также на документах о расходовании денежных и материальных средств и других финансовых операциях. Печать используется для свидетельствования верности копий как при обычном, так и при нотариальном подтверждении их происхождения;

- индекс документа, являясь юридически значимым реквизитом, указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства стадий предварительной обработки в организации. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер;

- дата документа необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (т.е. наблюдается смещение даты), то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты, недоброкачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты, дописыванию или исправлению числа, месяца, года;

- подпись (подписи) уполномоченных должностных лиц является обязательным реквизитом документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у документа. Необходимо, чтобы документы всех видов подписывались только уполномоченными на это должностными лицами в соответствии с инструкциями, приказами и другими актами о распределении обязанностей.

Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов этой группы, характерных только для данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах по организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например «гриф утверждения», «отметка о заверении копии» и др.

Дата добавления: 2015-11-14