|
Читайте также: |
Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве.
Положение об архиве согласовывается с соответствующим архивным учреждением и утверждается руководителем таможенного органа.
Начальник архивного отделения организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на должностное лицо архива, его обязанности и права.
Должностные инструкции согласовываются с правовой службой таможенного органа и утверждаются руководителем ОДО.
В архиве составляются: годовой план работы, план-график приема дел в архив.
Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ.
План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем таможенного органа.
По итогам работы архивом составляются отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.
Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления (М., 1995).
Контроль за состоянием хранения документов и их организацией в делопроизводстве структурных подразделений.
Архив осуществляет проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива.
Руководители структурного подразделения должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки.
По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя таможенного органа-куратора проверяемого структурного подразделения, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.
С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.
При смене ответственного за архив прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту.
Для приема-передачи дел ответственного за архив приказом руководителя таможенного органа назначается комиссия в составе не менее трех человек.
В состав комиссии включается начальник ОДО.
При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и состояние:
документов архива;
учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатуры дел, листов фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных карточек);
печатей и штампов архива (при их наличии);
противопожарного и охранного оборудования.
Необходимо проверить также условия хранения документов.
Порядок приема-передачи документов таможенного органа при реорганизации последнего определяется распорядительным документом о реорганизации таможенного органа.
В состав ликвидационной комиссии по реорганизации таможенного органа должен входить представитель соответствующего государственного архива.
При реорганизации таможенного органа с передачей его функций другому или нескольким таможенным органам документы передаются таможенным органу или органам - правопреемникам.
При реорганизации таможенного органа, когда из его состава выделяется структурное подразделение со статусом таможенного органа, последнему передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю его деятельности, а также личные дела и лицевые счета должностных лиц, перешедших на работу в этот таможенный орган.
Перед передачей документов реорганизованного таможенного органа осуществляется проверка наличия и состояния дел, хранящихся в делопроизводстве и архиве, а также их научно-техническая обработка.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
От правильной организации работы с документами во многом зависит оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда в таможенных органах и на предприятии.
Отражение управленческой, производственной и иной деятельности в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике являются основными задачами делопроизводства.
Делопроизводство является неотъемлемой специфической частью управленческого труда. Работники сферы управления (руководители, менеджеры, специалисты) до 75% своего времени тратят на работу с документами. Поэтому руководитель должен уметь правильно планировать свою личную работу, вести анализ использования рабочего времени, пользоваться средствами персонального менеджмента для создания и хранения личной и служебной корреспонденции. Необходимость качественной и быстрой обработки информации в целях своевременного принятия соответствующих организационно-управленческих решений выдвигает определенные требования к совершенствованию организации рабочего места руководителя, оснащению его современными средствами автоматизации персонального менеджмента. Для обеспечения высокоэффективной работы руководителя, менеджера, специалиста необходимо организовать делопроизводство таким образом, чтобы оно отвечало следующим принципам:
1.оперативность-быстрая и четкая работа с документами;
2.современное техническое оснащение- применение персональных компьютеров, факсов, ксероксов, сканеров, возможных средств малой оргтехники, облегчающих работу с документами.
Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он может быть создан посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).
Каждый документ оценивается по информации, которую он содержит. Для выработки правильного решения в процессе управления необходимо, чтобы информация была полной (её объем был бы достаточным для принятия решения); оперативной (своевременно переданной); достоверной (соответствующей объективному состоянию дел).
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24 ФЗ
2. Айман Т.О. Делопроизводство: образцы документов – М.: РИОР, 2004
3. Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. 2-е издание. – М.: Журнал «Управление персоналом», 2003
4. Андреев С.В. Кадровое делопроизводство: практическое пособие. 2-е изд. – М.: Альфа-Пресс, 2003
5. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы. - М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез»,1995
6. Андреева В.И., Быкова Т.А., Вялова Л.М. и др. Энциклопедия секретаря. – М.: МУФЭР, 2004
7. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. М.:ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез»,1999
8. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие. - М.:ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000
9. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. 7-е издание. Сост. – М.: Инфра-М, 2003
10. Барихин А.Б. Делопроизводство на предприятии. Практическое пособие. – М.: Книжный мир,2000
11. Басаков М.И. Основы делопроизводства, Учебное пособие. Ростов-н/Д, 1997
12. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта: практическое пособие 2-е изд. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2003
13. Басаков М.И. Как правильно подготовить приказ: учебно-практическое пособие. 2-е издание. – М.: Дашков и К, 2003
14. Басаков М.И. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо. 3-е изд. – М.: Дашков и К, 2004
15. Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2002
16. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко М.М. Кадровое делопроизводство – СПб.: Питер, 2004
17. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко М.М. Современное делопроизводство – СПб.: Питер, 2004
18. Басаков М.И. Основы делопроизводства для менеджера. Учебное пособие. Ростов-н/Д, РГЭА, 1995
19. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. Учебное пособие. Ростов-н/Д, Феникс, 2000
20. Басаков М.И. Документы по персоналу предприятия. Учебное пособие. Ростов-н/Д, 2001
21. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ Р 6.30-2003 100 экзаменационных ответов. Изд. центр МарТ-Москва) – Ростов-на-Дону, 2004
22. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003) 3-е изд. – М.: Дашков и К, 2004
23. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах 4-е изд. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2003
24. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо: требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2004
25. Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот 4-е изд. – М.: Книжный мир, 2004
26. Вигера А.М. и др. Секретарское дело – Ростов-на-Дону: Феникс, 2003
27. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. - М.,1999
28. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе 6-е изд. – М.: Инфра-М, 2004
29. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – М., 1990
30. Веселов П.В. Вы - секретарь. – М.,1993
31. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. – М.: «Приор»,1996
32. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе. Пособие. – М.: ИНФРА – М, 1999
33. Воробъев Г.Г. Автоматизированная контора «Кибернетика: Информационные материалы.-1986.-№2
34. Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах – М.: МЦФЭР, 2004
35. Вялова Л.Ф. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. – М.: Академия, 2003
36. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н. и др. Секретарское дело (образцы, документов, организация и технология работы). – М.: Проспект, 2004
37. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н. и др. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы). – М.: Проспект, 2004
38. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н. и др. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 2-е изд. – М.: Проспект, 2004
39. ГОСТ 6.30.-97 Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительной документации: Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов,1997
40. Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991
41. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998
42. Демидова А.К., Смирнов Э.А. Русская коммерческая корреспонденция. – М.: Русский язык, 1985
43. Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. – СПб.: Питер, 2004
44. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. 8-е издание. – Мн.: ТетраСистемс, 2004
45. Деловая переписка и образцы документов: Более 400 документов: пер. с англ. Тейлор Ш. – М.: Проспект, 2004 – ISBN: 5-98032-486-0
46. Демин Ю.М. Современное деловое письмо. – М.: Бератор-Пресс, 2004
47. Делопроизводство в образовательных учреждениях: Вып.1: законодательство РФ. М.: Сфера, 2004
48. Должностные инструкции в торговле М.: Проспект, 2004
49. Делопроизводство в образовательных учреждениях: Вып.2: Правовое регулирование. М.: Сфера, 2004
50. Деловое досье фирмы: краткое пособие по делопроизводству. – М.: ИВЦ «Маркетинг», 1993
51. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. – М.: Бератор, 2004
52. Документы по оформлению трудовых отношений. Практическое пособие. – М.: «ПРИОР», 1999
53. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция. Учебное пособие. – Ростов-на-Дону: издательский центр «МарТ», 2002
54. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. – М.,1975
55. Еремченко В.П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. – Л.,1991
56. Жеребенкова А.В. Документооборот на предприятии – М.: ООО «Вершина», 2004
57. Как составлять предложения, доклады и отчеты, которые приносят результаты: Пер. с англ. Джей Р. – Днепропетровск: Баланс-Клуб, 2002
58. Колтунова М.В. Деловое письмо. Книга. М.: Дело,1999
59. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. Учебник-М.: ИНФРА-М,1998
60. Кепешев В.П. Организация делопроизводства, приема граждан и работы с письмами и жалобами. - М.: Юридическая литература, 1989
61. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства, Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1997
62. Кирсанова М.В., Кобук С.П., Аксенов Ю.Л. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления. – М.: Ступени, 2004
63. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка. 2-е изд. – М.: Инфра-М, 2003
64. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство 4-е изд. – М.: Инфра-М, 2004
65. Касьянова Г.Ю. Трудовые книжки: новый порядок оформления. Практические рекомендации для бухгалтера и руководителя ред. – М.: Информ центр, XXI века, 2004
66. Кузнецов И.Н. Офисная документация: подготовка и оформление. Мн.: Книжный Дом, 2004
67. Кузнецова Т.В., Лихачев М.Т., Райхцаум А.Л., Соколов А.В.; сост. М.Т. Лихачев. Документы и делопроизводство. Справочное пособие. - М.:Экономика,1991
68. Кузнецова Т.В. Делопроизводство ред. – М.:МЦФЭР, 200
69. Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. - М.: Экономика,1985
70. Кузнецова Т.В. и др. Секретарское дело. – М., Бизнес-школа, 1996
71. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Организация и технологии документационного обеспечения управления), ред. М.: ЮНИТИ, 2003
72. Крамер С.С. Офис-менеджмент. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2003
73. Лагутина Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо: справочник 2-е изд. – СПб: Герда, 2004
74. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов: рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: МЦФЭР, 2003
75. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. – М.: Научная книга, 2002
76. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М.,1991
77. Могилевский С.Л. Деловые письма и e-mail – М.: Проспект, 2004
78. Мандрица В.М., Семенов М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности: Экзаменационные ответы – Ростов-на-Дону: Феникс, 2002
79. Митрофанова В.В. Кадровое делопроизводство в коммерческой организации. – М.: Экзамен, 2004
80. Основные правила работы ведомственных архивов. М.: Главное архивное управление при СМ СССР,1988
81. Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур). Методические рекомендации. - М: ВНИИДАД, 1997
82. Павлюк Л.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. – СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда, 1999
83. Павлюк Л.В., Кисилева Т.И., Воронина М.Ф. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере 9-е изд. – СПб.: Герда, 2004
84. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практическое пособие. Мн.: Амалфея,1999
85. Парамонов А.А., Чиркова Т.В. Портфель кадровика: сборник документов с дискетой. Сост. – М.: МЦФЭР, 2004
86. ПР 50-733-93. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унификации систем документации Российской Федерации.
87. Приказ № 150 от 09.03.1999 «О типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах».
88. Приказ ФТС России № 160 от 18.01.2004 «О типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)».
89. Приказ ГТК России № 725 от 26.09.2000 утвержден постановлением правительства РФ «Об оказании услуг почтовой связи».
90. Примерная номенклатура дел таможни. М.: ГТК России, 1995.
91. Примерная номенклатура дел таможни. М.: ГТК России,1995
92. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство) – М.: Форум, 2004
93. Пустозерова В.М., Четвертакова Е.Г. Документы по оформлению трудовых отношений. Ред. – М.: ПРИОР, 2004
94. Рогожин М.Ю. Документы делового общения. М.: Русская Деловая Литература, 1999
95. Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. 2-е изд. – М.: РДЛ, 2004
96. Рогожин М.Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности – СПб.: Питер, 2004
97. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учебно-практическое пособие – М.: Изд-во РДЛ, 2003
98. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах – М.: МЦ ФЭР, 2003
99. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в примерах и образцах – СПб.: ПрессЮрЛит, 2004
100. Рогожин М.Ю. Приказы и распоряжения предприятия. – М.: РДП, 2004
101. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – М.: МЦФЭР, 2003
102. Сокова А.М. Разработка концепции документационного обеспечения управления // Использование принципов Единой государственной системы
103. Стенюков М.В., Кузнецова О.А. Составление документов на компьютере. Практическое пособие. – М.: «ПРИОР»,1996
104. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению. 9-е издание. – М.: ПРИОР, 2004
105. Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций – М.: ПРИОР, 2004
106. Стенюков М.В. Документы отдела кадров. – М.: ПРИОР, 2003
107. Спивак В.А. Делопроизводство – СПб.: Питер, 2003
108. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие. - М.: Издательство ПРИОР,2000
109. Справочник по подготовке и оформлению официальных документов. – М.,1993
110. Справочник кадровика: делопроизводство. – М.: Инфра-М, 2004
111. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, М.,1994
112. Трудовая книжка: правила ведения. Инструкция по заполнению. М.: ПРИОР, 2004
113. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству: Более 200 образцов и форм с комментариями 2-е изд. – М.: ДИС, 2003
114. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. Киев, 1987
115. Чеботов Ю.А. Автоматизация деятельности таможенных органов России. М.: РИО ОТА, 1998.
116. Чуковенков А.Ю., В.Ф. Янковая Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 200
117. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004
Дата добавления: 2015-07-10; просмотров: 61 | Нарушение авторских прав