Первичное наблюдение в учете. Сущность и значение документации

Наблюдение – это один из способов познания действительности, основанный на непосредственном восприятии явлений. Для отражения в учете объектов необходимо прежде всего их наблюдать, т.е. иметь о них первичное непосредственное представление.

Первичное наблюдение – это информационное обеспечение системы бухгалтерского учета. Оно направлено на описание и регистрацию данных о хозяйственных операциях.

Основным способом первичного отражения и контроля всех хозяйственных операций является документация.

Документ (от лат. слова documentum – свидетельство, доказательство, образец) – это письменное подтверждение уже свершившейся хозяйственной операции или разрешение на её выполнение.

Документация в учёте имеет первостепенное значение в управлении предприятиями, так как с ее помощью:

1) контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных ценностей;

2) контролируется количество и качество труда работников и расчётов за труд;

3) обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;

4) обеспечивается внутренний контроль за работой предприятия и внешний (вышестоящей организацией, инспекциями, банками, независимыми аудиторами);

5) контролируются расчёты с другими предприятиями.

Документы составляются в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания. В каждом конкретном случае устанавливается должностное лицо, в обязанности которого входит документирование операций, устанавливаются сроки сдачи документов в бухгалтерию.

Бланк документа – это носитель информации с нанесенными на него постоянными сведениями. Кроме бланков документов носителями учетной информации служат дискеты, диски. В условиях автоматизированной подготовки документов и их обработки необходимо изготавливать копии документов на бумажном носителе.

Бухгалтерские документы имеют юридическую силу, приобретают важное правовое значение при решении споров между организациями и лицами.

Условно документы можно разделить на части: заголовочная, содержательная, оформляющая. В каждой части документа отражаются соответствующие реквизиты. Реквизиты – это отдельные показатели (сведения), отражаемые в документе и имеющие самостоятельное значение.

Главнейший реквизит заголовочной части – это название документа, которое печатается на бланке.

Содержательная часть документа бывает табличной или текстовой. К табличной относятся реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки включают заголовки таблиц, граф и строк и предназначены для характеристики описываемого объекта учета. Реквизиты признаки могут быть постоянными, переменными и смешенными (состоящими из постоянной и переменной части). Постоянные печатаются при изготовлении бланков документов, а переменные фиксируются на бланке в процессе его заполнения. В содержательной части отражается сущность документа.

В оформляющей части документа отражается дата составления документа, утверждения, согласования, визы, наименование должностных лиц, подписавших документы, личные подписи и их расшифровки, при необходимости печать.

Каждый документ должен содержать обязательные реквизиты (показатели) без которых он не имеет юридической силы:

- наименование и номер документа

- дату и место его составления

- наименование организации, где и от имени которой составлен документ

- основание и содержание хозяйственной операции

- количественное измерение операции в натуральном или денежном измерителях

- наименование должностей, фамилии и личные подписи участников хозяйственной операции.

Могут быть и дополнительные реквизиты.

Все документы денежного, материального, имущественного, расчетно-кредитного характера должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером. Документы, оформляющие прием и выдачу МЦ и денежных средств должны содержать подписи лиц, получивших и отпустивших эти ценности. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов согласовывается с главным бухгалтером.

К составлению документов предъявляется определенный ряд требований. Все документы должны оформляется в момент совершения операции (или сразу после ее совершения), качественно, содержать достоверные данные и обязательные реквизиты, аккуратно, разборчиво, без подчисток, помарок и неоговоренных исправлений. Свободные строки в первичных документах обязательно прочеркиваются. Выписывать документы разрешается чернилами или шариковыми пастами синего, фиолетового или черного цвета вручную, на пишущих устройствах, ПК. Дата составления указывается: число цифрой, а месяц – прописью. В денежных банковских документах сумма указывается цифрами и прописью с заглавной буквы. Отдельные документы в соответствии с действующим законодательством относятся к бланкам с определенной степенью защиты. Такие формы бланков изготавливаются типографическим способом с обязательным проставлением серии и номера (ТТН, ТН, РКО). Учет таких бланков ведется в приходно-расходной книге, которая нумеруется, скрепляется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Организация вправе самостоятельно разрабатывать и утверждать первичные документы, которые должны содержать обязательные реквизиты. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные документы можно внести исправления лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что заверяется подписями тех же лиц.

Ответственность за достоверность данных, а также за качество составления и передачу в установленные сроки для дальнейшей обработки несут должностные лица, подписавшие документ.

Дата добавления: 2015-07-12