Номер | Документ, | Наименование | Сумма расхода | Дебет | ||||||
по отчету | принятая к учету | |||||||||
в руб. | в | в руб. | в валюте | |||||||
дата | номер | |||||||||
1. | 18.01.2005 | --- | Авиационный | 3 068= | --- | 3 068= | --- | 19-7, | ||
2. | 24.01.2005 | --- | Авиационный | 3 068= | --- | 3 068= | --- | 19-7, | ||
3. | 24.01.2005 | Счет-фактура | --- | --- | --- | --- | 19-7 | |||
4. | 24.01.2005 | Кассовый чек | 4 720= | --- | 4 720= | --- | ||||
5. | 20.01.2005 | Товарный чек | --- | --- | --- | --- | --- | |||
6. | 20.01.2005 | Кассовый чек | 300= | --- | 300= | --- | ||||
7. | --- | --- | Суточные | 1 400= | --- | 1 400= | --- | |||
Итого | 12 556= | --- | 12 556= | --- | ||||||
Демин П.Р. Демин
Подотчетное лицо ----------------- -----------------------
подпись расшифровка подписи
Организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, представительские расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, отдельных подразделений организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.
Руководитель предприятия приказом определяет сроки, на которые выдаются деньги работникам. Если такой приказ не утвержден, работники должны отчитаться не позднее чем через три рабочих дня после того как они получили деньги. Суммы, выдаваемые под отчет, также должны быть оговорены приказом (распоряжением) руководителя.
Если руководителем утвержден приказ о сроке, на который выдаются подотчетные суммы, работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Командированные работники отчитываются в течение трех дней после возвращения, а если они были направлены в заграничную командировку - в течение десяти дней.
Пока работник не отчитался по ранее выданным под отчет суммам, выдавать ему новые средства организация не имеет права. Передавать выданные под отчет наличные деньги другому лицу запрещается.
В авансовом отчете работник (подотчетное лицо) заполняет оборотную сторону - перечень документов, подтверждающих произведенные расходы. Эти документы он должен пронумеровать в порядке их записи в отчете и сдать в бухгалтерию вместе с отчетом.
Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. Присваивает авансовому отчету номер. На лицевой и на оборотной сторонах формы бухгалтер указывает суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и корреспондирующие счета (субсчета).
Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае, если работнику выданы денежные средства в иностранной валюте в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Неизрасходованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации (бухгалтер оформляет в этом случае приходный кассовый ордер). Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Авансовые отчеты можно составлять в электронном виде. Однако и в этом случае бухгалтер должен помнить об обязательном наличии всех подписей: подотчетного лица, утверждающего, главного бухгалтера и т.д.
Пример. Начальник отдела продаж Демин П.Р. вернулся из командировки 31 января 2005 г. Он составил авансовый отчет и сдал его в бухгалтерию вместе с подтверждающими документами, служебным заданием и командировочным удостоверением.
Бухгалтер проверила приложенные документы, правильность арифметических расчетов, указала корреспондирующие счета и сделала соответствующие записи в регистрах бухгалтерского и налогового учета. Неизрасходованный остаток Демин П.Р. вернул в кассу, и кассир оформила приходный ордер на эту сумму.
Учет принятых и выданных кассиром денежных средств
Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям применяется книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5). Книгу открывает на год и заполняет старший кассир.
В этом случае денежные средства выдают и принимают в следующем порядке.
В начале рабочего дня старший кассир выдает кассирам сумму наличных денег, необходимую для проведения расходных операций. Получив наличные деньги, кассиры расписываются в графе 4 книги. В конце рабочего дня кассиры сдают остаток наличных денег и кассовые документы старшему кассиру. Старший кассир расписывается в получении денег в книге учета (графа 9) и подсчитывает их остаток (графа 10).
Выглядит форма N КО-5 следующим образом.
Образец обложки
Унифицированная форма N КО-5
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0310005│
├───────┤
________________________________________________ по ОКПО │ │
организация ├───────┤
________________________________________________________ │ │
структурное подразделение └───────┘
КНИГА
УЧЕТА ПРИНЯТЫХ И ВЫДАННЫХ КАССИРОМ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
____ г.
________________________________
фамилия, имя, отчество кассира
Образец четных страниц книги по форме N КО-5
Дата | Остаток на- | Выдано кассиру (сумма | Деньги по- | Получено |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| и т.д. |
|
|
Образец нечетных страниц книги по форме N КО-5
Сдано кассиром старшему кассиру, | Деньги и | Остаток на- | ||
наличными | оплаченными | всего (сумма | ||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| и т.д. |
|
|
Инвентаризация наличных денежных средств
В организации должна регулярно проводиться инвентаризация наличных денег. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель. В некоторых случаях проведение инвентаризации обязательно:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене главного бухгалтера или кассира;
- если были выявлены факты хищения наличных денег;
- если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.
Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Образец приказа приведен в разделе "Инвентаризация имущества и финансовых обязательств". Комиссия проверяет фактическое наличие денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.
При проведении инвентаризации пересчитываются наличные денежные средства и проверяются другие ценности, находящиеся в кассе. Это могут быть почтовые марки, акцизные марки, оплаченные авиабилеты, топливные талоны, путевки в дома отдыха и санатории и т.п. Если в кассе организации хранятся ценные бумаги, то их инвентаризация проводится одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств. Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков.
По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15). Если комиссия обнаружила недостачу или излишек ценностей в кассе, в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.
Оформляют акт в двух экземплярах, подписывают его все члены комиссии и лица, ответственные за сохранность ценностей. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.
При смене материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально-ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально-ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.
Образец формы N ИНВ-15 приведен в приложении 20.
При проведении плановой инвентаризации кассы целесообразно проверить, соблюдается ли установленный лимит остатка кассы. Возможно, следует принять решение о его увеличении или уменьшении.
Кроме того, во избежание штрафов главный бухгалтер должен проконтролировать, правильно ли оформлены расчетные кассовые документы, в частности, соблюдается ли положение о лимите расчетов наличными деньгами (60 000 руб. в день между юридическими лицами по одной сделке).
Денежные расчеты с применением
контрольно-кассовой техники
Согласно Федеральному закону от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника (ККТ) должна применяться на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
Организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, если оказывают услуги населению. Но при этом они должны выдавать соответствующие бланки строгой отчетности.
Некоторым организациям и индивидуальным предпринимателям в силу специфики их деятельности либо особенностей местонахождения Закон N 54-ФЗ разрешает производить наличные денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники. Эта норма распространяется на следующие виды деятельности:
- продажа газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно;
- продажа ценных бумаг;
- продажа лотерейных билетов;
- продажа проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;
- обеспечение питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий;
- торговля на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;
- разносная мелкорозничная торговля продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи) с ручных тележек, корзин, лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом);
- продажа в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта;
- продажа в сельской местности (за исключением районных центров и поселков городского типа) лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах;
- торговля в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;
- торговля из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами;
- прием от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома;
- реализация предметов религиозного культа и религиозной литературы, оказание услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний в культовых зданиях и сооружениях и на относящихся к ним территориях, в иных местах, предоставленных религиозным организациям для этих целей, в учреждениях и на предприятиях религиозных организаций, зарегистрированных в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
- продажа по номинальной стоимости государственных знаков почтовой оплаты (почтовых марок и иных знаков, наносимых на почтовые отправления), подтверждающих оплату услуг почтовой связи.
Проводить наличные расчеты без применения ККТ могут организации и индивидуальные предприниматели, находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом государственной власти субъекта РФ.
Во всех остальных случаях организации и индивидуальные предприниматели должны применять контрольно-кассовую технику. Если организация, обязанная применять ККТ при расчетах с населением, ее не использует, то она может быть оштрафована. Административный штраф может быть наложен и на должностных лиц. Размеры штрафов установлены ст. 14.5 КоАП РФ и составляют:
- штраф, налагаемый на организацию, - от 300 до 400 МРОТ;
- административный штраф - от 30 до 40 МРОТ.
При этом если продавец не пробил покупателю чек, налоговый орган может привлечь к ответственности за неприменение ККТ организацию (см. Постановления Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 03.08.2004 N N 6346/04 и 6902/04).
Не нужно применять ККТ, если в кассу организации денежные средства возвращает подотчетное лицо (работник организации), поскольку эта операция не является продажей товаров, выполнением работ или оказанием услуг. Но если в кассу организации физическое лицо вносит личные денежные средства, должен быть оформлен контрольно-кассовый чек (Письмо МНС России от 16.09.2004 N 33-0-11/585@).
Контрольно-кассовая техника должна быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя.
ККТ должна быть исправна, опломбирована в установленном порядке, иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме. Использовать можно только модели ККТ, включенные в Государственный реестр.
Для того чтобы зарегистрировать ККТ, нужно сначала заключить договор с центром технического обслуживания (ЦТО) на ее техническое обслуживание и ремонт. Для регистрации ККТ в налоговый орган необходимо представить:
- заявление, составленное по специальной форме (бланк заявления можно взять в налоговой инспекции);
- паспорт ККТ;
- договор на обслуживание ККТ, заключенный с ЦТО.
Не позднее пяти дней после получения этих документов налоговая инспекция должна зарегистрировать машину, вернуть организации паспорт ККТ и договор на ее техническое обслуживание и выдать организации карточку регистрации контрольно-кассовой машины.
В случае если зарегистрированную контрольно-кассовую машину нужно заменить на другую (или установить дополнительные ККМ), необходимо до ввода новой техники в эксплуатацию подать в налоговый орган заявление о регистрации новых машин и снятии с учета зарегистрированных ранее.
Налоговый орган, получивший такое заявление, в пятидневный срок регистрирует новые и снимает с учета изымаемые из эксплуатации контрольно-кассовые машины и выдает карточки на вновь зарегистрированную технику.
Формы документов, которые нужно составлять при работе с контрольно-кассовой техникой, утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132. При заполнении форм в данных по контрольно-кассовым машинам в графе "Номер регистрационный" проставляется номер, под которым ККМ зарегистрирована в налоговой инспекции.
Кассовый чек
Кассовый чек - обязательный документ при осуществлении наличных расчетов. Несмотря на это его форма законодательно пока не утверждена. Согласно Письму Минфина России от 5 января 2004 г. N 16-00-17/2 на выдаваемом покупателям (клиентам) чеке должны отражаться следующие реквизиты:
- наименование организации;
- идентификационный номер организации-налогоплательщика;
- заводской номер контрольно-кассовой машины;
- порядковый номер чека;
- дата и время покупки (оказания услуги);
- стоимость покупки (услуги);
- признак фискального режима.
На выдаваемом покупателям (клиентам) чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовой технике.
Кассовый чек, выданный при применении контрольно-кассовой техники, является документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем и составляется в момент совершения операции, как того требует Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Таким образом, кассовый чек является первичным учетным документом.
Согласно действующему законодательству кассовый чек при наличных расчетах в большинстве случаев - единственный документ, подтверждающий оплату приобретенных товаров (работ, услуг). Поэтому, если кассовый чек к какой-либо покупке не получила организация, исчисляющая налог на прибыль по кассовому методу, - она не имеет права уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль на сумму этой покупки.
Организация (индивидуальный предприниматель) не имеет права на возмещение налога на добавленную стоимость при приобретении товара за наличный расчет, если у нее нет кассового чека на соответствующую сумму. Кроме того, такое право появляется, только если в кассовом чеке сумма НДС выделена отдельной строкой. Согласно п. 4 ст. 168 НК РФ "в расчетных документах, в том числе в реестрах чеков и реестрах на получение средств с аккредитива, первичных учетных документах и в счетах-фактурах, соответствующая сумма налога выделяется отдельной строкой". Это требование подтверждено и Письмом МНС России от 10 октября 2003 г. N 03-1-08/2963/11-АЛ268.
Вместе с тем п. 6 ст. 168 НК РФ установлено, что при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется. Таким образом, получается, что организации, которая производит наличные расчеты, нужно иметь два кассовых аппарата: один для расчетов с населением, другой - для расчетов с юридическими лицами.
Ввод кассового аппарата в эксплуатацию
При вводе новой ККТ в эксплуатацию и при инвентаризации оформляется акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма N КМ-1).
Акт оформляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии, назначенной приказом руководителя. В состав комиссии входят: представитель контролирующего органа (налоговой инспекции), главный бухгалтер, старший кассир, кассир-операционист. Также в комиссию могут быть включены специалист центра технического обслуживания и программист (если в эксплуатацию вводят компьютеризированный кассовый аппарат).
Один экземпляр акта как контрольный передается в организацию, обслуживающую и контролирующую контрольно-кассовые машины, второй - остается в данной организации.
Акт фиксирует показания следующих счетчиков: контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти), регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули, главного суммирующего счетчика, секционных суммирующих денежных счетчиков.
Образец формы N КМ-1 приведен в приложении 21.
Возврат денежных сумм покупателям
Если покупатель отказался от купленного товара и ему вернули деньги, а также в случае если кассовый чек пробит ошибочно, составляется акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма N КМ-3).
Акт составляют в одном экземпляре. В нем должны быть перечислены номер и сумма каждого чека.
На возвращенных чеках ставят штамп "Погашено", наклеивают их на лист бумаги. В акте в строке "Приложение" указывают количество чеков. Акт и погашенные чеки сдаются в бухгалтерию организации и хранятся в документах за данное число.
На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4). Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира-операциониста организации.
Образец формы N КМ-3 приведен в приложении 22.
Журнал кассира-операциониста
Для учета операций по каждому кассовому аппарату применяется журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4). В нем ежедневно в хронологическом порядке фиксируют операции по приходу и расходу наличных денег. Этот журнал также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Образец формы N КМ-4 приведен в приложении 23.
Журнал должен быть прошит и пронумерован. На последнем листе делается запись "В журнале прошнуровано и пронумеровано ____ листов". Количество листов заверяется подписями налогового инспектора, зарегистрировавшего кассовый аппарат, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации, а также печатью организации.
Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
В начале рабочего дня (смены) кассир-операционист должен заполнить графу 6 журнала: показания денежного счетчика машины на начало дня. Показания счетчика заверяют подписями кассира (графа 7) и представителя администрации организации (графа 8).
Графу 5 "Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика" заполняют только при проверке, перерегистрации ККМ, снятии ККМ с учета или при передаче машины в ремонт. Эту графу заполняет сотрудник налоговой инспекции или центра технического обслуживания.
В графе 15 журнала записывается итоговая сумма, выписанная по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма N КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.
После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делаются записи в графах 9 и 10, сумма денежной выручки (графа 10) должна соответствовать разнице между показаниями счетчика на начало и на конец дня. Эти записи подтверждаются подписями кассира, старшего кассира и руководителя (уполномоченного лица) организации.
При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала кассира-операциониста.
В конце рабочего дня (смены) кассир составляет отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6) и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.
Если кассовый аппарат передают в ремонт, в журнале делают соответствующую отметку (например, "В связи с неисправностью фискальной памяти ККМ сдана в ремонт по акту N 45 от 01.02.2005").
Учет операций по приходу наличных денег
в организациях, работающих
без кассира-операциониста
Часто бывает, что чеки выбивает официант, или продавец, на прилавке которого установлен кассовый аппарат, или приемщик заказов. В таких случаях заполняют журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма N КМ-5). Образец формы N КМ-5 приведен в приложении 24.
В этом журнале учитывают приход наличных денег по одной контрольно-кассовой машине. Аналогично форме N КМ-4 он должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.
Все записи в журнале ведет специалист (продавец, официант, приемщик), работающий на ККТ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации.
Дата добавления: 2015-08-27; просмотров: 30 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая лекция | | | следующая лекция ==> |