При заполнении графы 2 "Начислено выплат и иных вознаграждений... всего" учитываются все выплаты и иные вознаграждения, начисленные в пользу физического лица, как в денежной, так и в натуральной форме. В том числе пособия (расходы) на цели государственного социального страхования в соответствии с действующим законодательством, выплаты, которые не облагаются в соответствии со ст. ст. 236, 238, 239 НК РФ, и т.д. Не включаются в графу 2 выплаты, производимые в рамках договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав).
Выплаты гражданам Российской Федерации в виде грантов (безвозмездной помощи), предоставляемых российскими фондами поддержки образования и науки учителям, преподавателям, школьникам, студентам и (или) аспирантам государственных и (или) муниципальных образовательных учреждений, в карточках не отражаются.
По графе 6 отражаются суммы денежного содержания судей, прокуроров и следователей, имеющих специальные звания, не включаемые федеральными судами и органами прокуратуры в налоговую базу для исчисления налога, подлежащего уплате в федеральный бюджет в соответствии с п. 3 ст. 245 НК РФ.
По графам 7, 9, 11 отражаются налоговые базы по ЕСН в федеральный бюджет, Фонд социального страхования РФ, фонды обязательного медицинского страхования, исчисляемые по приведенным в данных графах формулам.
Если по физическому лицу в каком-либо месяце года налоговая база, начисленная с начала года, превысила 280 000 руб., то для отражения ее в графах 7, 9, 11 по шкале, предусмотренной ст. 241 НК РФ, а также показателей в последующих графах индивидуальную карточку начиная с указанного месяца после строк "с начала года" рекомендуется дополнять еще двумя строками.
Пример. Работник выполняет работы по трудовому и гражданско-правовому договорам. Налоговая база по ЕСН составила:
Месяцы | Федеральный бюджет | ФСС РФ |
Январь | 120 000 руб. | 90 000 руб. |
Февраль | 120 000 руб. | 110 000 руб. |
Март | 120 000 руб. | 110 000 руб. |
Итого | 360 000 руб. | 310 000 руб. |
Начиная с марта и в последующие месяцы показатели в графах 1, 7 - 31 индивидуальной карточки рекомендуется представлять в порядке, предусмотренном ст. 241 НК РФ для налоговой базы от 280 001 до 600 000 руб., свыше 600 000 руб. соответственно.
В данном примере за март индивидуальная карточка в графах 1, 7 - 11 заполняется следующим образом:
| графа 1 | графа 7 | графа 9 | графа 11 |
Март | за месяц | 120 000 руб. | 110 000 руб. | 120 000 руб. |
с начала года | 360 000 руб. | 310 000 руб. | 360 000 руб. | |
в том числе | 280 000 руб. | 280 000 руб. | 280 000 руб. | |
свыше | 80 000 руб. | 30 000 руб. | 80 000 руб. |
В графах 2 - 6, 32 показатели нарастающим итогом с начала года отражаются только по строкам "с начала года".
В случае если работник в течение года переходит из одного обособленного подразделения организации в другое, то обособленное подразделение, в которое перешел работник, открывает на него новую индивидуальную карточку.
При этом из обособленного подразделения, в котором работник работал ранее, в подразделение, в которое он перешел, передается копия его индивидуальной карточки. Это необходимо для того, чтобы имелась возможность применения регрессивных ставок ЕСН и страховых взносов на ОПС. Копия индивидуальной карточки должна быть заверена подписями руководителя, главного бухгалтера или представителя организации и скреплена печатью организации.
Для налогового органа по месту нахождения обособленного подразделения организации эта копия индивидуальной карточки является документом, подтверждающим в том числе право на применение регрессивных ставок в новом обособленном подразделении.
В графах 8, 10, 12 проставляются ставки ЕСН в соответствии со ст. 241 НК РФ. При этом в строке "с начала года" они не указываются.
Если индивидуальная карточка открыта на иностранное физическое лицо или лицо без гражданства, не являющееся застрахованным в целях применения Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 167-ФЗ), то графы 17 - 22 не заполняются, так как с выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу таких физических лиц, страховые взносы на ОПС не начисляются.
По графам 18, 19 проставляются тарифы страховых взносов в соответствии со ст. ст. 22 (33) Федерального закона N 167-ФЗ, дифференцированные в зависимости от категории страхователя, пола и возраста физического лица. При достижении базы для начисления страховых взносов на каждого отдельного работника нарастающим итогом с начала года свыше 600 000 руб. применяется тариф страховых взносов в виде фиксированной ставки в рублях.
По графе 23 отражаются суммы налоговых льгот, применяемых налогоплательщиками в соответствии с пп. 1 и 2 п. 1 ст. 239 НК РФ.
По графам 24 - 27 отражаются суммы авансовых платежей по налогу, не подлежащие уплате в федеральный бюджет, фонды социального и обязательного медицинского страхования в связи с применением налоговых льгот в соответствии со ст. 239 НК РФ. Расчет этих сумм производится следующим образом.
Для налогоплательщиков, производящих выплаты физическим лицам, за исключением сельскохозяйственных товаропроизводителей и родовых, семейных общин малочисленных народов Севера, занимающихся традиционными отраслями хозяйствования:
Гр. 24 = гр. 23 х 20%: 100% - гр. 23 х 14%: 100%.
Для налогоплательщиков - сельскохозяйственных товаропроизводителей и родовых, семейных общин малочисленных народов Севера, занимающихся традиционными отраслями хозяйствования:
Гр. 24 = гр. 23 х 15,8%: 100% - гр. 23 х 10,3%: 100%.
Соответственно в графах 25 - 27 показатели исчисляются умножением сумм налоговых льгот, отраженных по графе 23, на ставки, установленные для исчисления налога в Фонд социального страхования РФ, федеральные и территориальные фонды обязательного медицинского страхования. При этом применяются ставки налога, установленные ст. 241 НК РФ, к налоговой базе на каждого отдельного работника, не превышающей 280 000 руб.
По графе 32 отражаются данные о начисленных в отношении работника пособий (произведенных расходах на цели государственного социального страхования).
Суммы возмещений расходов налогоплательщика на цели государственного социального страхования работников в части, превышающей начисленные суммы ЕСН (авансовых платежей по ЕСН) в Фонд социального страхования РФ, подразделения указанного Фонда возвращают на банковский счет страхователя единой суммой без разбивки по конкретным физическим лицам. Поэтому данные суммы в индивидуальной карточке не отражаются, а учитываются только в сводной карточке.
По графе 33 отражаются суммы денежного довольствия, продовольственного и вещевого обеспечения и иных выплат физических лиц, освобождаемых от уплаты налога во все фонды и федеральный бюджет в соответствии с п. 2 ст. 245 НК РФ.
Налогоплательщикам, которые применяют специальные налоговые режимы и одновременно осуществляющим виды деятельности, облагаемые по общепринятой системе, по работникам, занятым одновременно и в тех и в других видах деятельности, рекомендуется вести отдельно индивидуальные карточки по ЕСН и страховым взносам на ОПС.
При этом в индивидуальной карточке по ЕСН все показатели отражаются в отношении такого физического лица только в части видов деятельности, облагаемых по общепринятой системе налогообложения. Налоговый вычет при расчете ЕСН в федеральный бюджет принимается в сумме начисленных страховых взносов на ОПС с выплат, произведенных по видам деятельности, облагаемым по общепринятой системе.
Для таких налогоплательщиков в индивидуальной карточке (Приложение 1 к Приказу N САЭ-3-05/443) из граф 17 - 22, отражающих показатели по страховым взносам на ОПС, целесообразно заполнять только графы 17 и 20.
В графе 17 отражается база для начисления страховых взносов на ОПС по видам деятельности, облагаемым по общепринятой системе, которая соответствует налоговой базе по этим же видам деятельности, исчисляемой в графе 7.
В графе 20 отражается налоговый вычет, на который уменьшается ЕСН в федеральный бюджет (графа 13). Он применяется в сумме начисленных страховых взносов на ОПС от базы, отраженной в графе 17.
Налогоплательщики, применяющие только специальные налоговые режимы, не платят единый социальный налог, а начисляют только взносы на ОПС. Поэтому такие организации и индивидуальные предприниматели заполняют только разд. 2 индивидуальной карточки, форма которой приведена в Приложении 2 к Приказу N САЭ-3-05/443. Разделы 1 и 3 ими не заполняются.
Таким образом, по конкретному работнику необходимо вести две индивидуальные карточки (Приложения 1 и 2 к Приказу N САЭ-3-05/443) только в том случае, если он занят на выполнении работ (оказании услуг) и по видам деятельности, облагаемым по специальным налоговым режимам, и по видам деятельности, облагаемым по общепринятой системе.
По физическим лицам, занятым только в видах деятельности, облагаемых по общепринятой системе налогообложения, можно вести учет показателей по ЕСН и страховым взносам на ОПС в единой форме индивидуальной карточки (Приложение 1 к Приказу N САЭ-3-05/443).
По работникам, занятым только в видах деятельности, облагаемых по специальным налоговым режимам, индивидуальные карточки ведутся только по страховым взносам на ОПС, исчисляемым по этим видам деятельности (разд. 2 Приложения 2 к Приказу N САЭ-3-05/443).
Порядок заполнения сводных карточек
Правильность суммирования в сводных карточках соответствующих показателей из всех индивидуальных карточек должна проверяться по приведенным в графах сводных карточек формулам.
Если налоговые базы в федеральный бюджет и внебюджетные фонды у налогоплательщика по строкам "с начала года" в графах 7, 8, 9 Приложения 1.1 к Приказу N САЭ-3-05/443 будут складываться из налоговых баз работников, в отношении которых необходимо применять различные ставки налога, то в этом случае для проверки правильности расчетов необходимо разделить налоговые базы в этих графах по интервалам, в отношении которых должны применяться различные налоговые ставки, и произвести расчет авансовых платежей по налогу раздельно по составляющим налоговых баз с применением соответствующих ставок. В графы 10 - 13 следует записать суммарные результаты этих расчетов по ЕСН в федеральный бюджет и внебюджетные фонды.
Такой расчет налогоплательщику целесообразно производить в отдельной таблице в виде сводной карточки распределения налоговой базы и численности работников по интервалам шкалы регрессии в электронном виде, что даст возможность в автоматизированном режиме формировать разд. 2.1 расчета по авансовым платежам по ЕСН.
Показатели по строкам "за месяц" в графах 10 - 13 также определяются как показатели этих граф за период с начала года по истекший календарный месяц включительно минус показатели этих граф за период с начала года по предшествующий месяц.
В графах 19 - 22 отражаются суммы авансовых платежей по ЕСН, не подлежащие уплате в связи с применением налоговых льгот. Они могут быть рассчитаны путем умножения суммы налоговых льгот по ЕСН, отражаемых в графе 18, на максимальные ставки ЕСН в части долей налога, подлежащих зачислению в федеральный бюджет и внебюджетные фонды. Полученные суммы по каждой из граф 19 - 22 должны быть равны результату суммирования соответствующих показателей в графах 24 - 27 всех индивидуальных карточек.
По графе 28 отражаются полученные налогоплательщиком в конкретном месяце, а также нарастающим итогом с начала года суммы денежных средств от ФСС РФ. Суммы возмещений отражаются в том месяце, в котором они были получены на банковский счет, независимо от месяца, в котором произошел перерасход средств на цели государственного социального страхования работников над суммой начисленных авансовых платежей по ЕСН в доле, подлежащей перечислению в ФСС РФ.
Общий подход к формированию соответствующих показателей Приложения 2.1 к Приказу N САЭ-3-05/443 аналогичен вышеизложенному.
На основании предлагаемых форм сводных карточек налогоплательщики заполняют показатели разд. 2 расчетов по авансовым платежам и деклараций по ЕСН и страховым взносам на ОПС за соответствующие отчетные и налоговый (расчетный) периоды.
Данные из граф сводных карточек за I квартал, полугодие, 9 месяцев, год, а также по месяцам последнего квартала отчетного или налогового (расчетного) периода переносятся в указанные в них строки и графы расчетов по авансовым платежам и деклараций по ЕСН и страховым взносам на ОПС, формируемых налогоплательщиками за соответствующие отчетные и налоговый (расчетный) периоды.
Налогоплательщики исходя из практических целей и задач дополнительно могут разработать иные формы сводных карточек, в которых с помощью программных средств сводить и обрабатывать показатели, необходимые для автоматизированного формирования всех разделов расчетов по авансовым платежам и деклараций по ЕСН и страховым взносам на ОПС.
Данные сводных карточек о начисленных суммах ЕСН и страховых взносов на ОПС должны соответствовать данным аналитического бухгалтерского учета, который ведется по долям ЕСН, причитающимся к уплате в федеральный бюджет, ФСС РФ и фонды обязательного медицинского страхования, и страховым взносам на ОПС.
ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Хранение документов
Законом N 129-ФЗ и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, установлено следующее.
Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Книга покупок и книга продаж хранятся в течение полных пяти лет с даты последней записи (п. п. 13 и 27 Постановления N 914).
Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Первичные учетные документы могут изыматься только представителями органов дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судов, налоговых инспекций и налоговой полицией. Изъятие документов должно происходить на основании постановлений должностных лиц этих организаций и в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При этом главный бухгалтер или другое должностное лицо организации имеет право в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
При ликвидации организации все документы по личному составу (приказы, учетные карточки, карточки лицевых счетов по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости и другие) должны быть сданы в архив по месту расположения предприятия. Кроме того, в архив сдаются документы по уставной деятельности предприятия (протоколы собраний учредителей и т.д.). Подробный перечень и порядок оформления документов и сдачи их в архив следует уточнить в местном архиве. После приемки документов архивом выдается справка установленного образца, которая впоследствии сдается в орган, осуществляющий регистрацию ликвидации предприятия. Документы, не подлежащие сдаче в архив, должны быть уничтожены по актам.
Росархивом 6 октября 2000 г. утвержден Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения (далее - Перечень). Сроки хранения некоторых документов приведены в приложении 39.
Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному.
Временные сроки хранения применяются всеми организациями.
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов организация определяет в соответствии с действующим законодательством и (или) необходимостью практического использования документов.
Документы постоянного срока хранения нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации необходимо хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций.
Первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру (например, банковские документы, документы по учету основных средств), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке. Обычно в одной папке хранят документы за определенный период (месяц, квартал, год и более) в зависимости от количества.
Для правильной организации хранения и уничтожения документов предприятия должны вести номенклатуру дел. Рекомендованная форма номенклатуры дел содержится в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Она заводится на каждый год. Номенклатуру дел удобно вести в электронном виде. Образец номенклатуры приведен в приложении 40.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Например: "Полученные накладные", "Акты сдачи-приема работ", "Банковские документы". Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. Например, дело, имеющее заголовок "Выданные товарные накладные", может иметь несколько томов (папок) - накладные за I квартал 2004 г., за II квартал 2004 г. и т.д.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел. Например, по Перечню Росархива, о котором рассказано в предыдущем разделе.
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Переходящие дела - это папки, в которые собираются документы за несколько лет.
По окончании года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
Уничтожение документов
Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Для этого приказом руководителя создаются постоянно действующие экспертные комиссии. В состав экспертной комиссии входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений. Председатель комиссии - один из руководящих работников организации. Приказ может иметь следующую форму.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ЗАО "Аскольд" │
│ │
│ Приказ │
│ │
│15 февраля 2005 г. N 45│
│ │
│ О создании экспертной комиссии │
│ │
│ В связи с необходимостью уничтожения документов, срок│
│хранения которых истек, приказываю │
│ 1. Создать экспертную комиссию в составе: │
│ - председатель комиссии - исполнительный директор│
│ А.М. Иванов │
│ - члены комиссии: главный бухгалтер А.В. Зимина │
│ начальник отдела документооборота│
│ Л.Б. Данилина │
│ 2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности│
│уничтожения документов, срок хранения которых истек. │
│ │
│Генеральный директор Макаров А.Г. Макаров│
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Форма акта о выделении к уничтожению документов приведена в приложении 41. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с пятилетним сроком хранения, законченные в 2000 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2006 г.
Включенные в акт документы уничтожаются. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
Документы можно уничтожить, разорвав или отправив в шредер. Не стоит сжигать их в мусорных баках. Это чревато штрафами от пожарной инспекции. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.
Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
Экспертная комиссия должна составить еще один акт - о физическом уничтожении документов.
Акт может иметь следующую форму.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ЗАО "Аскольд" │
│ │
│ Акт об уничтожении документов, │
│ срок хранения которых истек │
│ │
│г. Москва 22 февраля 2005 г.│
│ │
│ Экспертная комиссия в составе: │
│ - председатель комиссии - исполнительный директор│
│ А.М. Иванов │
│ - члены комиссии: главный бухгалтер А.В. Зимина │
│ начальник отдела документооборота│
│ Л.Б. Данилина │
│составила настоящий акт о том, что согласно описи, утвержденной│
│актом N 1 от 21 февраля 2005 г., были уничтожены документы, срок│
│хранения которых истек. │
│ В присутствии членов комиссии указанные документы были│
│переданы для переработки как макулатура ЗАО "Шредер" по│
│накладной от 22 февраля 2005 г. N 12. │
│ │
│ Приложение: накладная N 12 от 22.02.2005. │
│ │
│Председатель комиссии Иванов А.М. Иванов│
│ │
│Члены комиссии: Зимина А.В. Зимина│
│ Данилина Л.Б. Данилина│
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Ответственность за нарушение
правил хранения документов
Если представители налоговой инспекции при проведении проверки обнаружат, что у вас отсутствуют первичные документы, счета-фактуры или регистры бухгалтерского учета, они могут оштрафовать вашу организацию. Сумма штрафа:
- 5000 руб., если нет бухгалтерских документов, относящихся к одному налоговому периоду;
- 15 000 руб., если нет бухгалтерских документов за несколько налоговых периодов.
Напомним: штраф будет составлять 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы (ст. 120 НК РФ).
Работники архивной службы тоже могут проверить, как хранятся документы вашей организации. По их инициативе наказать за нарушение сроков хранения документов может мировой судья. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от трех до пяти МРОТ (300 - 500 руб., ст. 13.20 КоАП РФ). Штраф налагается на руководителя фирмы.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (в ред. Постановления Правительства РФ от 06.02.2004 N 51)
Приложение 2
Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"
Приложение 3
Унифицированная форма N Т-2
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0301002│
├───────┤
________________________________________________ по ОКПО │ │
наименование организации └───────┘
Дата | Табель- | Идентифи- | Номер страхо- | Ал- | Харак- | Вид ра- | Пол |
|
|
|
|
|
|
|
|
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
┌───────┬────────────┐
Трудовой договор │ номер │ │
├───────┼────────────┤
Дата добавления: 2015-08-27; просмотров: 57 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая лекция | | | следующая лекция ==> |