Меньше - значит лучше

КАК РАССКАЗАТЬ ИСТОРИЮ С ПОМОЩЬЮ ОТЧЕТА ФОРМАТА A3

Фрагмент из книги "Практика Дао Тойота"

МЕНЬШЕ - ЗНАЧИТ ЛУЧШЕ

Решение проблем - это прежде всего умение думать. Помочь думать могут записи. Как задокументировать важнейшую информацию и решения на каждом этапе, чтобы можно было обмениваться этими данными с другими сотрудниками, привлекать их к работе и вносить поправки с учетом их мнений? Когда речь идет о документировании сложного процесса решения проблем, представляются груды бумаг или, если мы имеем в виду наши дни, онлайновые базы данных. Однако Toyota предпочитает более простой подход. Для него нужен карандаш, резинка и лист бумаги. Часто такой метод называют отчетом формата A3. Почему A3? Изначально использовался именно этот формат, поскольку значительная часть обмена информацией между отдельными подразделениями Toyota в Японии и за рубежом производилась по факсу, а A3 (297X420 см) - самый большой формат, который можно передать по факсу.

Что можно уместить на одном листе бумаге? Увидев отчеты A3, составленные опытными менеджерами Toyota, вы поймете, что весьма много. Что это за информация? Только самая существенная.

Весьма важно, что отчет формата A3 стимулирует не только умение заполнять таблицы и чертить красивые графики. Это метод обмена информацией. Отчет формата A3 - неотъемлемая часть процесса решения проблем и принятия решений. Он обеспечивает обмен самой необходимой информацией для взвешенной оценки хода рассуждений, позволяет обратиться за советом или поддержкой и способствует достижению консенсуса.

За пределами Toyota многие не сознают, что стремление избежать потерь распространяется на все виды деятельности внутри компании, включая представление информации и процесс принятия решений на ее основе. Сведения в Toyota представляются в четкой и лаконичной форме, и изложение идеи занимает чрезвычайно мало времени. Такая процедура работы требует отбора важнейших данных и изложения их в четком и доступном для понимания виде. В истории должно быть немного слов, но много картинок. Если информация представлена правильно, ее можно прочесть или изложить за пять или менее минут, что значительно упрощает принятие решений. Однажды, когда речь зашла о необычайно громоздком отчете, Уинстон Черчилль язвительно заметил: "Этот документ такой длинный, что едва ли ему грозит опасность быть прочитанным". Хорошо подготовленный отчет формата A3 позволяет избежать подобных ситуаций.

В большинстве случаев, с которыми мы сталкивались за пределами Toyota, изложению материала, касающегося бережливого производства, недостает базовой структуры, которая позволяет расставить акценты и определить порядок изложения. Как правило, информация предоставляется непоследовательно, без четкой логики. В результате большая часть времени тратится на разговоры и попытки разобраться в данных. Широко применяются ноутбуки, но описания методик работы и принципов бережливого производства лежат на полке, без большой надежды на прочтение. Отчет формата A3 создается не только для того, чтобы его читали, но и чтобы по нему работали, например - решали проблемы.

Дата добавления: 2015-11-04