Создание отчета Заказы

Отчет Заказы должен содержать данные конкретного заказа (рис. 5) и печататься из формы Заказы при нажатии соответствующей кнопки.

Как видно, отчет Заказы фактически повторяет форму Заказы, поэтому и действия по его созданию похожи на те, что были проделаны при создании формы Заказы. Здесь также потребуется создать отчет и подчиненный отчет, определив для них предварительно запросы и вставив подотчет в отчет.

Для создания отчета необходимо выполнить следующие действия.

1. Создайте запрос для отчета Заказы с именем ЗаказыДляОтчетаЗапрос на основе таблиц Заказы, Клиенты, Менеджеры. Включите в него поля КодЗаказа, ДатаЗаказа, ОбщаяСумма – из таблицы Заказы, поле ФИОМенеджера – из таблицы Менеджеры и поля ФИОКлиента, ГородКлиента, Улица, ТелефонКлиента – из таблицы Клиенты.

2. Создайте отчет на базе запроса ЗаказыДляОтчетаЗапрос как показано на рис.1. Лучше это сделать с помощью конструктора, т.е. выбрать в разделе Отчеты кнопку Создать, Конструктором, а в качестве источника данных для отчета выбрать созданный запрос.

Рис.1. Отчет Заказы в режиме Конструктора

3. Создайте новый отчет на базе имеющегося запроса ЗаказаноТовараЗапрос (он уже создан для формы ЗаказаноТовараПодформа) ‑ рис.2., который в дальнейшем будет подчиненным. Присвойте этому отчету имя ЗаказаноТовараПодотчет.

Рис.2. Отчет ЗаказаноТовараПодотчет в режиме Конструктора

4. Внедрите подотчет в область данных отчета Заказы. Для этого в режиме Конструктора включите Мастер на Панели элементов (если он отключен), выберите элемент Подчиненная форма/отчет, растяните его до нужных размеров в Области Данных (рис.3). В первом окне Мастера выберите в качестве источника данных для подотчета из списка отчетов ЗаказаноТовараПодотчет. Следующее окно уточняет имена основных и подчиненных полей: выберите Выбор из списка, строку «ЗаказаноТовараЗапрос для каждой записи ЗаказыДляОтчетаЗапрос» (т.е. оставьте параметры, предлагаемые по умолчанию). В следующем окне, где запрашивается надпись к подчиненному отчету, введите Состав заказа и нажмите Готово.

Рис.3. Отчет Заказы в режиме Конструктора с добавленным подотчетом

5. Высоту подотчета сделайте минимальной: 0,3-0,4см. Свойству Расширение (вкладка Макет) подотчета присвойте значение Да. Т.е. его размер при необходимости будет увеличиваться, чтобы вместить все данные, содержащиеся в подотчете.

При просмотре отчета можно увидеть, что в перечне товаров присутствуют записи из всех заказов. Условие, отбирающее записи только текущего заказа, необходимо отдельно создать с помощью макроса ПечатьЗаказа. Для этого проделайте следующее:

Шаг 1. В форме Заказы в разделе Примечания создайте кнопку с надписью Печать заказа.

Шаг 2. Откройте макрос Заказы в режиме Конструктора и создайте в нем еще один макрос с именем ПечатьЗаказа (рис.4). В качестве макрокоманды выберите ОткрытьОтчет и задайте параметры, приведенные на рисунке. Условие отбора установите в виде: [КодЗаказа]=[Forms]![Заказы]![КодЗаказа] с помощью Построителя выражений. Это условие предписывает отобразить только текущий заказ.

Рис.4. Макрос ПечатьЗаказа в режиме Конструктора

Шаг 3. С событием Нажатие кнопки в окне свойств кнопки Печать заказа, созданнойна форме Заказы,свяжите макрос ПечатьЗаказа.

Для того чтобы иметь возможность просматривать на экране отчет перед выводом на принтер, в макросе установлен режим Просмотр, а не Печать.

При вызове отчета из формы Заказы (кнопка Печать заказа):в отчет попадут строки только текущего заказа – рис. 5.

Рис.5. Отчет Заказы в режиме предварительного просмотра на экране

Создание итогового отчета Продажи

В отчете Продажи должен выводиться перечень всех заказов в указанном диапазоне дат с итоговой суммой (рис. 9).

1. Создайте запрос с параметрами на базе таблиц Заказы и Клиенты ‑ рис. 6.

2. В условие отбора поля ДатаЗаказа впишите:

Between [Начальная дата] And [Конечная дата]

Такой запрос отберет заказы в указанном диапазоне дат. Сохраните запрос с именем ДляОтчетаПродажи и проверьте его работу.

Рис.6. Отбор полей для отчета Продажи.

Создайте отчет Продажи на базе запроса ДляОтчетаПродажи ‑ рис. 7.

Рис. 7. Отчет Продажи в режиме Конструктора.

Сделаем дальнейшие усовершенствования отчета Продажи (рис.8):

1. Значения полей [Начальная дата] и [Конечная дата] выбираются в отчет не из таблиц базы данных, а передаются из запроса при вводе соответствующих параметров. Поэтому необходимо создать свободные поля вручную с использованием элемента Поле Панели элементов.

2. В свойство Данные (вкладка Данные) этих полей впишите соответственно имена параметров: Начальная дата и Конечная дата.

3. Пронумеруйте страницы отчета. Для этого из меню Вставка выберите пункт Номера страниц... Впоявившемся окне выберите значения Страница N из М, Нижний колонтитул и выравнивание По правому краю. Соответствующие поля вставятся в отчет, как показано на рис. 8.

Рис. 8. Доработка отчета Продажи

В область данных и верхний колонтитул внесите все необходимые поля, как показано на рис.8.

Для вывода накопленной суммы в области примечания отчета создадим свободное поле. В свойство Данные этого поля необходимозаписать формулу для расчета итогового значения суммы. Общую сумму можно рассчитать с помощью встроенной функции Sum(). Таким образом необходимо в строке Данные вкладки Данные свойства созданного поля вызвать построитель выражения, выбрать категорию Функции – Встроенные функции, среди которых найти функцию Sum(), в качестве аргумента этой функции необходимо использовать поле Общая сумма из отчета Продажи.

Надпись для этого поля измените на Итого:.

Сохраните отчет и просмотрите его (рис. 9).

Рис.9. Отчет Продажи в режиме просмотра.

Создание отчета Продажи: группировка

Помимо простого вывода всех данных на экран и печать, отчеты позволяют группировать записи по значению одного или нескольких полей. Внутри группы записи можно сортировать, добавлять заголовок и примечание. Пример группировки заказа по дате приведен на рис. 11.

Группировка записей в отчете устанавливается в специальном окне, которое можно вывести двумя способами: нажать кнопку на Панели инструментов или в меню Вид выбрать пункт Сортировка и группировка.

Скопируйте отчет Продажи в отчет с именем ПродажиГруппировка. В режиме Конструктора откройте окно Сортировка и группировка (рис.10).

Рис.10. Установка группировки по полю ДатаЗаказа.

В окне Сортировка и Группировка из списка выберите поле ДатаЗаказа иукажите порядок сортировки. В параметре Заголовок группы укажите Да (т.е. заголовок группы будет выводиться на экран и печать).

В появившемся разделе Заголовок группы ‘ДатаЗаказа’ разместите надпись Дата заказа.

Сохраните отчет и проверьте его работу. Он должен выглядеть подобно рис.11.

Рис.11 Просмотр отчета с группировкой по дате

Дата добавления: 2015-10-28