Контролировать можно только то, что можно измерить!

Следует обратить внимание на то, что контролировать неизмеримое сложно. Субъективность контролера не позволит в этом случае использовать полученные результаты для выдачи обратной связи подчиненным, что в свою очередь не даст возможности улучшать процессы или результаты труда.

Однако не всегда просто измерить результаты или процессы труда, особенно это относится к работе управленческого персонала. Но измерить этот труд возможно. Например, через описание бизнес-процессов и параметров для их оценки, в том числе и для управленческого труда, можно скачать с сайта APQC INTERNATIONAL BENCHMARKING CLEARINGHOUSE. Общий список коэффициентов занимает там 15 страниц.

По скрытности контроль можно классифицировать как явный и скрытый. Скрытый контроль дает руководителю более достоверную информацию, однако воспользоваться результатами такого контроля сложно, ибо он сразу может потерять свою скрытность, разрушить мораль в коллективе. Скрытый контроль стоит применять, но с большой осторожностью.

Контроль — это очень опасная страсть, зайдите слишком далеко, и вы рискуете полностью его потерять.

Мы предположили, что контроль еще можно классифицировать по психологической составляющей. У нас получилось, что контроль по этому параметру может быть:

· Позитивным;

· Конструктивным;

· Негативным;

· Деструктивным.

Позитивный контроль по нашему мнению применяется для выявления успехов и достижений, и соответствующего вознаграждения персонала. Конструктивный контроль направлен на выявление отклонений для дальнейшей коррекции процессов с целью изменить процессы и системы так, чтобы не допускать отклонений в дальнейшем. Негативный контроль направлен на выявление отклонений и наказание сотрудников за эти отклонения. Под деструктивным контролем мы понимаем избыточный контроль, который мешает работать и приводит к препятствиям в бизнес-процессах и негативным эмоциям у сотрудников, которые не могут из-за контроля эффективно работать. К большому сожалению, последний вид контроля встречается достаточно часто, но при этом не считается вышестоящими руководителями деструктивным.

От чрезмерного контроля вымирает доверие. Георгий Александров

В дополнение к вышеизложенному надо сказать о том, что существуют уровни и эшелонирование контроля. Эти уровни следующие:

•самоконтроль;

•контроль или контролер линейного руководителя;

•контроль или контролер вышестоящего руководителя;

•служба внутреннего аудита первого руководителя;

•служба внутреннего аудита Совета Директоров;

•внешний аудит – инструмент акционеров.

Не факт, что во всегда необходимы все уровни контроля, но эшелонирование контроля позволяет сделать его непрерывным, последовательным и объективным. Это, в свою очередь, снабжает все уровни управления необходимой для принятия решений информацией. Таким образом, каждому руководителю на каждом уровне организации стоит создавать свою систему контроля и применять ее. Мы надеемся, что предложенная нами классификация поможет руководителями создавать такую систему. Пользоваться ею можно выбирая из каждой категории один вид и объединять эти виды в одну форму. Например, явный плановый выборочный перекрестный инструментальный конструктивный контроль.

Сильные личности не те, кто держит себя под контролем, а те, кто держит под контролем других

Хотелось бы заметить, что при организации системы контроля декомпозиция целей и процессов для контроля не должна, чаще всего быть такой, чтобы себестоимость контроля превышала себестоимости процессов или результатов, которые контролируются. Кроме того попытки установить контроль соблюдения сотрудникам тех запретов, нарушение которых дает возможность им достигать собственных целей, скорее всего обречены на неудачу.

Еще одну интересную мысль о контроле мы подчерпнули на семинарах профессора Базарова Т.Ю. Эта мысль простая – доверяй, но проверяй. И означает она следующее: чем больше доверие, тем больше должно быть контроля. Ибо доверие предполагает, что сотрудник может самостоятельно начинать, вести и заканчивать процессы. Но после этого должен быть контроль. К сожалению, руководители часто поступают иначе – чем выше доверие, тем меньше контроля. И часто после этого разочаровываются в своих доверенных сотрудниках.

Ни одно человеческое существо не является настолько совершенным, чтобы не нуждаться в контроле со стороны.

Какие виды и формы контроля выбрать руководителю зависит от специфики целей и бизнес-процессов организации. Но стоит упомянуть о двух инструментах руководителя, которые могут ему помочь с контролем при отсутствии инструментов контроля в электронном документообороте предприятия.

Первый инструмент – это книга контроля отданных указаний. Она ведется в бумажном журнале или в табличном редакторе. Это отдельная книга, страницы которой могут иметь следующие столбцы:

№

Дата

Задача

Кому поручено

Кто контролирует

Дата исполнения

Метод и время доклада

Отметка об исполнении

Такая книга ведется или руководителем лично, или секретарем (референтом, помощником и т. д.). Все задачи, поставленные перед сотрудником, заносятся в такую книгу. Сотрудник, исполнив задачу, докладывает об этом, и в книге делается соответствующая отметка. Периодически записи в книге проверяются на исполнение задач.

Второй инструмент – это Microsoft Outlook из пакета Microsoft Office. Он позволяет создавать задачи для самоконтроля и поручения для подчиненных. При этом поручения отсылаются подчиненному по электронной почте. И задачи, и поручения можно поставить на контроль с определением даты и времени напоминания о необходимости проконтролировать. Есть и другие программные продукты, позволяющие делать то же самое. Но эта программа встречается наиболее часто.

Таким образом, мы рассмотрели классификацию методов контроля и некоторые его особенности. Хочется повторить: специфические методы, приемы и формы контроля зависят от специфики конкретных технологий, применяемых в предприятии. Надеемся, приведенная нами информация окажется полезной руководителям.

[1] Многие словари дают слово «проверка» как синоним слову контроль. Это же слово часто употребляют руководители, определяя термин «контроль». Очевидно термин определять через синоним не стоит. (Примеч. авторов)

Дата добавления: 2015-10-24