Пример оформления служебного письма

Пример оформления письма

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АДРЕМ»   (ООО «АДРЕМ»)   Смоленская ул., д.5, Москва, 120011 ОКП 99999999999 ОГРН 0000000000 ИНН/КПП 12345678900

Главному врачу Центра Госсанэпиднадзора Центрального административного округа г.Москвы Э.И.Чигиревой Рождественская ул., д.7/2 Москва, 121567

12.02.2010 № 21/05

На № ______ от ___________

ООО «Адрем» просит Вас дать заключение на прилагаемый ассортиментный перечень товаров для получения лицензии на право торговли канцелярскими товарами.

Приложение: на 1 л. в 2 экз.

Генеральный директор

подпись

О.А.Логинова

А.П.Трубин

211 13 10

Пример оформления служебного письма

Открытое акционерное общество ОАО «Омега» (ОАО «Омега») Морская ул., д.34, к.3 г.Новороссийск, 122347 тел.[phone], факс [phone] [e-mail]   ОКПО 675483968 ОГРН 67594955863 ИНН/КПП 476394756

МЧС России Заместителю директора Департамента оперативного управления Л.М.Смирнову

12.07.2010 № 67/03-16

На № _______ от ___________

Уважаемый Леонид Михайлович!

Направляю Вам предложения для разработки Методических рекомендаций по тушению пожаров с применением авиации.

Разработки прошли испытания в 2009 году.

Приложение на 18 л. в 1 экз.

С уважением,

Генеральный директор

подпись

И.М.Лисин

Р.Т.Сударева

231 22 42

Примеры оформления реквизита «Адресат»

1 вариант – руководителю организации	Генеральному директору ОАО «Северные регионы»   В.А.Лагутину (г-ну Лагутину В.А.)   Профсоюзная ул., д.82 Москва, 117798
2 вариант - руководителю структурного подразделения	АО «Электроцентросвязь» Экономический отдел Старшему экономисту А.А.Кошкиной   АО «Электроцентросвязь» Старшему экономисту экономического отдела А.А.Кошкиной
3 вариант – нескольким однородным организациям	Администрации районов Санкт-Петербурга
4 вариант – адресование физическому лицу	Козлову С.П.   ул.Мира, д.2, кв.13, г.Кимры, Кимрский р-н, Тверская обл., 301245

Служебное письмо - самый распространенный вид деловых документов.

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и предприятиями, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения.

В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении даётся обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история, основание или обоснование составления письма. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, даётся ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, исключающей сомнения в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, замечание, требование, выводы, мнение и т. д.).

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Функции служебных писем:
– информационная – в письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления, с целью донести их до адресата;
– организационная – обеспечивает воздействие на людей для организации и координации их деятельности;

– коммуникативная – обеспечивает внешние связи организации;

– юридическая – используется в качестве свидетельства, доказательства при возникновении спорных вопросов между сторонами;
– воспитательная – требует высокого уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя.

Виды писем:

Письмо-просьба — излагает какую-либо просьбу, предельно кратко, четко и уважительно подчеркивает заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за проделанную работу.

Письмо-сообщение — предназначено для целенаправленной передачи адресату какой-либо конкретной информации, как правило предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). На практике письмо-сообщение чаще является инициативными, хотя в определенных случаях информация может сообщаться и в ответ на поступивший в адрес организации письменный запрос

Письмо-запрос – предназначено для запрашивания необходимой информации. Особенностью данного вида писем является то, что они практически всегда предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и, как правило, в срок, установленный или отправителем запроса, или нормативно-правовым документом

Сопроводительное письмо — письмо, предназначенное для сопровождения прилагаемых к нему документов (материалов). Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам (материалам) – названия, количества страниц и т. п. Сопроводительное письмо способствует контролю за движением документов (материалов).

Письмо-подтверждение служит для подтверждения какого-либо факта — например, получения организацией письма или материальных носителей, высланных ранее адресату. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных носителей. Часто данный вид писем используется в качестве ответного.

Письмо-предложение (оферта) — пример коммерческой переписки. Такое письмо направляется одним лицом (оферентом) в адрес другого лица (акцептанта), выражающее желание заключить с ним договор или сделать ему официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Различают твердую оферту и оферту без обязательства.

Первая характеризуется исключительной конкретностью и точностью в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, наименований продукции или услуг, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Вторая, скорее, сообщает о принципиальной готовности адресата к сотрудничеству, для налаживания и развития которого, требуется предварительное согласие получателя такого письма.

Письмо-рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, выполненных услуг и других условий заключенного договора. Как правило, высылается в адрес с приложением документов, свидетельствующих о недобросовестности получателя в отношении отправителя письма (например, акта о непригодности продукции). Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию.

Письмо-извещение — письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно данный вид писем является ответом на запрос и начинается со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».

Информационное письмо — это разновидность письма-извещения, своевременно информирующее заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте, с целью информирования адресата и предоставления в его распоряжение конкретной информации по каким-либо вопросам.

Гарантийное письмо —письмо, направляемое с целью предоставления письменных гарантий в отношении намерений или действий отправителя, каким-либо образом затрагивающих деловые интересы адресата. Гарантироваться могут сроки выполнения заказа, качество работ, оплата товара, услуг и т.д. Обязательными для гарантийного письма являются сведения об отправителе — юридический и фактический адрес, банковские реквизиты и т. п. — а также присутствие в тексте слова "Гарантирую".

Письмо-напоминание — письмо, направляемое в тех случаях, когда не удается с помощью личного контакта или телефонных переговоров достичь необходимого результата. В письме говорится не только напоминание о выполнении взятых ранее обязательств, но и о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Рекламное письмо представляет в выгодном свете какие-либо товары, услуги, организацию (производителя или распространителя продукции), с целью вызвать у адресата заинтересованность и расположение по отношению к презентуемому объекту. Чаще всего обращено не к конкретному предприятию (должностному лицу), а к публике, широкой общественности. Стоит отметить, что данный вид письма не рассылаются по одному, поскольку призван проинформировать, возможно, большее количество людей. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

Циркулярное письмо высылается вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям конкретные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов и задач, которые носят распорядительный характер.

Письмо-приглашение — функциональное назначение письменного приглашения — во-первых, известить адресата о каком-либо торжественном или деловом мероприятии, во-вторых, пригласить его к участию в нем. Текст письма-приглашения может начинаться с информации о мероприятии, либо со слова "Приглашаем (приглашаю)...". Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать трафареты, в которых свободные места заполняются от руки.

Письмо-поздравление — содержит поздравления, связанные с какими- либо важными событиями. В зависимости от характера взаимоотношений, сложившихся между отправителем и получателем, считается вполне уместным направлять поздравления по следующим основным поводам:

а) день рождения адресата — должностного лица или дата основания предприятия-получателя;

б) государственные, церковные и профессиональные праздники;

в) назначение адресата на более престижную должность;

г) награждение, присвоение почетного или специального звания (в том числе организации-получателя);

д) выдающиеся достижения получателя на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, победы в конкурсах, соревнованиях и т. п.);

е) годовщина сотрудничества (как правило, первая или "круглая");

ж) выдающиеся события в личной жизни адресата (помолвка, свадьба, рождение ребенка, окончание учебного заведения, защита диссертации, "круглая" годовщина свадьбы и т. п.)

Характерной особенностью письма-поздравления является егоблагожелательный, дружелюбный и искренний тон. Присутствие в тексте слова "Поздравляю..." является обязательным.

Благодарственное письмо выражает благодарность адресату за проявленное по отношению к отправителю внимание (допустим, в ответ на поздравление) либо за предпринятые адресатом усилия, направленные на обеспечение личного или делового благополучия отправителя письма. В письме степень выражения благодарности должна быть адекватной поводу.

Рекомендательное письмо — вид делового письма, которое пишется в интересах третьего лица, не участвующего в переписке. Функциональное назначение письма — рекомендовать должным образом то или иное лицо адресату. Рекомендательное письмо может быть оформлено в краткой или развернутой форме. Краткая форма применяется, если речь в письме идет о человеке, хорошо знакомом адресату. Развернутая форма применяется, если требуется рекомендовать человека, которого адресат знает недостаточно или же вовсе с ним не знаком.

Дата добавления: 2015-10-24