Протокол общего собрания СТ

В предыдущих статьях, а также и последующих, мы будем продолжать выяснять и разбирать околопротокольные вопросы с одной лишь целью: в случае несогласия с решением общего собрания СТ, нарушения прав садоводов и при условии совершения правлением или инициативной группой (и к ней приравненных) процедурных нарушений устава товарищества и норм Положения садоводы (правление) вправе оспорить это решение в суде.

Разобрав содержание данной статьи мы поставим все точки в вопросе выбора форм и методов ведения и оформления протокола общего собрания членов СТ (собрания уполномоченных), т.к. протокол является тем основным документом, по которому любой суд принимает решение: признать собрание действительным или недействительным, отменить тот или иной пункт решения собрания или заседания правления.

Единственным и главным документом для рассмотрения в любом суде будет являться протокол общего собрания или заседания правления (комиссий) с приложением других вспомогательных документов.

Можно, конечно, в суд не обращаться и просто не выполнять решение незаконного собрания. Это право любого садовода, и об этом написано на странице "Правомочность и право для общего собрания".

И так рассмотрим данный вопрос. В Положении установлено:

1. п.40 Результаты голосования отражаются в протоколе общего собрания (собрания уполномоченных).

Протоколы общих собраний (собраний уполномоченных) оформляются их секретарем, подписываются председателем и секретарем общего собрания (собрания уполномоченных) в течение трех дней со дня его проведения, заверяются печатью товарищества и хранятся в товариществе постоянно.

2. п. 45 Протоколы заседаний правления оформляются не позднее трех дней со дня их проведения, подписываются председателем и членами правления и хранятся в товариществе постоянно.

3. п.36. Допускается принятие решения общего собрания путем проведения заочного голосования (опросным путем). … По итогам заочного голосования (опросным путем) счетная комиссия оформляет протокол, подписываемый всеми ее членами, и на следующий день после его оформления передает правлению для реализации принятого решения. Данные протоколы и бюллетени для голосования хранятся в товариществе постоянно.

На этом требования Закона к оформлению протоколов заканчиваются. Получается, что протокол собрания может быть оформлен так, как это заблагорассудится правлению СТ, председателю и секретарю конкретного общего собрания. Из этого следует, что главное в требовании - это наличие самого протокола, как такового. Можно поставить точку.

Однако есть одно "но", господа - товарищи. Смею вас заверить, что оформление и хранение протоколов общих собраний членов СТ, заседаний правления, комиссий настолько важный вопрос для всей деятельности товарищества, что недооценка этого ведёт к признанию всего совершаемого и сделанного в объединении незаконным. И здесь надо учитывать, что если правлению и садоводам наплевать на то, что написано в решении, и как оформлен протокол, было ли собрание правомочным или не было, то в этом СТ однозначно заложена лазейка для воровства и злоупотреблений, как со стороны органов управления таким товариществом, так и со стороны отдельных садоводов, не выполняющих требований устава, земельного и другого законодательства РБ в целом.

Вам может показаться, что садоводы здесь ни причём. Но это далеко не так. Ведь именно они принимают решения на собраниях. Именно они являются высшим органом управления в товариществе. Давайте разберём конкретные ситуации:

Пример 1: Не так давно в одном СТ были избраны правление, председатель, ревизионная комиссия и бухгалтер. Вроде бы всё правильно? Так и должно быть. Нет. Дело в том, что бухгалтера общее собрание садоводов не может избирать, т.к. эта должность невыборная. Её занимает человек, которого нанимает на работу председатель правления на основании принятого решения правлением (решение оформлено протоколом). И этим человеком вполне может быть человек, не имеющий к данному конкретному СТ никакого отношения. Если рассуждать дальше, исходя из второй части, то у вас в голове сразу же всплывает план действий по оформлению бухгалтера: должны быть заявление о приёме на работу, приказ о приёме на работу, договор о материальной ответственности, трудовой договор между наёмным работником и СТ и другие учётные бухгалтерские документы. Без этого ваш бухгалтер не имеет никаких прав на ведение бухгалтерских дел в СТ. Собрание безусловно может порекомендовать правлению принять на работу бухгалтером какого-то конкретного человека, но не более того.

Разбираемся далее с этим СТ: собрание выбрало бухгалтера, он проворовался на большую сумму, что и показала проверка финансово-хозяйственной деятельности. Почти год новое правление пыталось вернуть эти деньги. В конце концов был подан иск в суд. А так как по ТК РБ срок иска от организации к бывшему работнику устанавливается не 3 года, а 1 год. Всё. Суд СТ проиграло, денег нет. Глава 37 ТК РБ Срок исковой давности для привлечения гражданина к материальной ответственности по гражданскому законодательству равен трем годам. Трудовым законодательством установлены более короткие сроки для привлечения работника к материальной ответственности. Для обращения нанимателя в суд установлен срок в один год со дня обнаружения причиненного ущерба работником. В то же время вина бухгалтера была доказана. Т.е. бывший сотрудник не смог представить суду документов, подтверждающих целевое расходование денег. Что делать? Выход только один - следует подать иски от всех садоводов к бухгалтеру с требованием отчитаться о потраченных деньгах, т.е. их взносах. И, если вы уловили нюанс в предыдущем абзаце, то возникла маленькая зацепка. Бывший бухгалтер не был работником в СТ, принятым в соответствии с правилами Трудового кодекса, а значит срок исковой давности уже 3 года. Но нет желающих судиться. Как вывод: неграмотно оформленный протокол общего собрания привёл к растрате денег товарищества. Не было бы решения собрания, вполне возможно, что председатель не принял бы этого человека на работу в качестве бухгалтера. А так получается то, что сами члены СТ решили, то в конечном итоге и получили. А у председателя даже мысли не возникло о том, что оформить бухгалтера надо было как-то по-другому, а не просто решением собрания. И у нас до сих пор многие садоводы думают, что бухгалтера выбирает общее собрание.

Однако вернёмся к протоколу и выясним для себя значение данного слова. А нас прежде всего интересует СТ.

ПРОТОКОЛ -

официальный документ, содержащий запись всего, что было сказано, сделано и решено на собрании, заседании, допросе. Занести резолюцию в протокол. Протоколы собраний ведет секретарь. Протокол судебного заседания. Протокол допроса. (Толковый словарь Д.Н. Ушакова).

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

На просторах сети интернета есть мнение одного "умного юриста", что протокол общего собрания СТ ничего иного, кроме, как бумажки, из себя не представляет, т.к. за пределами товарищества не имеет никакой значимости. Позволю себе с этим не согласиться. Протокол общего собрания действительно имеет ценность только для СТ и членов СТ. И их он к чему-то обязывает. Но любое СТ является юридическим лицом со всеми вытекающими из этого последствиями, правами и обязанностями.

В соответствии с п.26 Положения:
" Высший орган управления товарищества - общее собрание."

В соответствии с определением слова "протокол" единственным официально установленным документом собрания является на сегодняшний день - протокол общего собрания. А это значит:

Имея статус официального документа юридического лица, протокол общего собрания членов СТ признаётся и принимается к рассмотрению и принятию соответствующих законодательству РБ решений всеми физическими и юридическими лицами, государственными органами, органами местной исполнительной власти, судебными и правоохранительными органами.

Именно на основании протокола общего собрания действуют все органы управления СТ, претворяя в жизнь коллегиальные решения членов СТ. Поэтому я не вижу причин считать протокол общего собрания ничтожной бумажкой, не имеющей никакого значения. А раз это так, то любому СТ следует обращать особое внимание на правильное оформление своих главных управленческих документов - протоколов общих собраний, заседаний правлений и комиссий, чтобы данные документы имели соответствующие своему значению юридический (правовой) статус.

Подготавливая материал этой статьи, были дополнительно проштудированы материалы по данной теме. Оказалось, что, написав за свою служебную деятельность, не один десяток протоколов разного уровня, я, тем не менее, ещё что-то не знаю в правилах и порядке оформления этих документов.

А вот что повествует история протокола: Оказывается практика протоколирования коллегиального принятия решений, стала применяться в государстве с конца 18 века. К этому периоду в стране к практике управления добавилось коллегиальное обсуждение вопросов, после чего принималось решение. Не правда ли достаточный срок для того, чтобы в стране научились оформлять протоколы?

Переходим к части, раскрывающей правила оформления протоколов. Надо заметить, что существуют определённые нормативы, раскрывающие эти правила.

Основным нормативным правовым актом, регулирующим вопросы составления и оформления протоколов, является Примерная инструкция по делопроизводству. Кроме нее при подготовке и оформлении протоколов надлежит руководствоваться следующими нормативными и методическими документами по делопроизводству:

Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38­95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно­распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Методическими указаниями по практическому применению СТБ 6.38­95, утвержденными приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 3 апреля 1996 г. № 14;

Унифицированной системой организационно­распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утвержденной Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 28 декабря 1999 г.

А так же требование при оформлении протокола строго соблюдать Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38 – 2004.

Не стоит со всей тщательностью искать эти документы и вникать в их изучение. Главным, что в них во всех есть, так это то, что они носят рекомендательный характер. А в последнем названном документе красной нитью прописано о том, что раз нормативные документы имеют разночтения, разные требованию к оформлению документации, то организациям, учреждениям и ведомствам необходимо разработать свои инструкции по делопроизводству, которые бы определяли правила для каждой конкретной организации. Основу таких инструкций составили бы в любом случае названные выше документы. Я не думаю, что в садовых товариществах необходимо создавать такие инструкции. Вполне достаточно определить порядок делопроизводства в своём уставе и принять "Регламент ведения общего собрания". Это позволит расставить по местам все нормы делопроизводства и протоколирования.

Но, ближе к делу, к правилам оформления протоколов, к СТ и общему собранию, в которых учтены все последние требования к составлению протокола в письменной форме, определённые нормами правовых актов.

Протокол, как официальный документ, может быть полным, кратким или смешанным и делится на две части:

o информационную (в ней документируется ход обсуждения всех вопросов повестки дня);

o распорядительную (в ней фиксируется принятое в результате обсуждения решение).

В протоколе в обязательном порядке указывается следующее:

ИНФОРМАЦИОННАЯ ЧАСТЬ:

o название товарищества;

o вид документа (протокол);

o дата, время, место и номер документа (номера протоколов проставляются, начиная от 1 января текущего года и до 31 декабря, с нового года начинается новый отсчёт);

Обратите внимание на обязательность указания времени состоявшегося общего собрания.

o название документа (общее собрание членов, заседание правления, заседание комиссии);

o сведения о председателе собрания;

o сведения о секретаре собрания;

o сведения о числе присутствующих на собрании членов и общем числе членов товарищества;

o сведения о приглашённых;

o сведения о принявших участие в собрании;

o сведения о лицах, проводивших подсчёт голосов;

o повестка собрания;

o сведения о ходе и обсуждении вопросов повестки;

o сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол;

В соответствии с ним "Решение собрания вправе оспорить в суде участник соответствующего гражданско-правового сообщества, не принимавший участия в собрании или голосовавший против принятия оспариваемого решения".

o перечисление прилагаемых документов (доклад, выступления, отчёт, смета и т.д.)

РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ:

o сведения о принятых решениях по вопросам повестки;

o сведения о результатах голосования по каждому вопросу повестки дня;

При наличии в повестке дня собрания нескольких вопросов по каждому из них принимается самостоятельное решение, если иное не установлено единогласно участниками собрания."

o подпись председателя собрания;

o подпись секретаря собрания;

o печать садоводческого товарищества.

В п.40. читаем «Результаты голосования отражаются в протоколе общего собрания (собрания уполномоченных).

Протоколы общих собраний (собраний уполномоченных) оформляются их секретарем, подписываются председателем и секретарем общего собрания (собрания уполномоченных) в течение трех дней со дня его проведения, заверяются печатью товарищества и хранятся в товариществе постоянно.»

Т.е на оформление протокола дается три дня. Исходя из этого, секретарь собрания может везти черновые записи по ходу собрания на домашней заготовке, а после собрания все записи перепечатываются или переписываются начисто. После этого секретарь передаёт протокол председателю собрания, который его просматривает. Если надо вносит редакционные правки. Безусловно, работу секретаря и председателя целесообразно совмещать во избежание неоднократных переписываний (перепечатываний). С учётом этих внесённых изменений протокол подписывается двумя лицами: председателем и секретарём собрания и становится официальным документом, обязательным для исполнения всеми членами СТ. Т.е. протокол приобретает юридическую силу.

Юридическая сила -

это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

Другими словами протокол будет иметь обязательность для исполнения всеми садоводами в СТ в случае:

o его соответствия нормам устава СТ, Положения др. нормам законодательства РБ;

o правомочности общего собрания, заседания правления, комиссии, издавших данный протокол;

o соблюдения всех правил оформления протокола.

Следует ещё раз подчеркнуть то, что правила оформления протокола могут быть различными и отличаться друг от друга в разных СТ. Важно лишь то, что любой протокол должен иметь информационную и распорядительную части и все соответствующие им реквизиты (см. выше текст этой статьи).

Самая важная часть протокола - это его постановляющая (распорядительная) часть. И вот здесь домашняя заготовка на бумаге просто необходима. Причём надо оставлять свободное место между пунктами решения на случай внесения каких-либо изменений и дополнений в ходе собрания. После утряски садоводами каждого пункта решения и проведённого голосования целесообразно председателю и секретарю сразу же подписать решение. А после собрания уже в спокойной обстановке оформить и подписать весь протокол. При необходимости заготовленный и завизированный лист с решением можно подшить к протоколу. Особенно так следует поступить, если спор по принятому решению был особенно жарким.

Еще раз напомню. Срок оформления протокола установлен в течении трех дней со дня проведения собрания (п.40 Положения)

П. 41 Решения общего собрания (собрания уполномоченных) доводятся до сведения членов товарищества не позднее пяти дней со дня проведения общего собрания (собрания уполномоченных), в том числе заседания счетной комиссии - при проведении заочного голосования (опросным путем), путем размещения копии протокола общего собрания (собрания уполномоченных) или копии протокола об итогах голосования опросным путем либо выписки из него на информационном стенде, установленном на территории товарищества, или в ином порядке, определенном уставом товарищества.

Значит оформление протокола собрания должно укладываться в эти сроки.

Последнее, что надо сделать председателю и секретарю общего собрания, так это заверить протокол печатью товарищества и подшить документ в дело постоянного хранения. Во всех СТ, как правило, печать объединения хранит председатель. Он и должен заверить (не сам документ, протокол в данном случае), а подписи под протоколом. Т.е. печать свидетельствует о том, что подписи председателя и секретаря собрания подлинные. Точно также надо понимать и заверение выписок из протоколов, выдаваемых справок и др. документов СТ. Председатель в этих последних случаях заверяет свою подпись под изданным документом.

Последнее, что необходимо добавить: печать, по принятым в делопроизводстве правилам, проставляется так, чтобы её оттиск захватывал наименование должности лица, подписавшего документ и первую (первые буквы подписи).

Выписки из протоколов органов управления товариществом оформляются аналогично протоколу общего собрания. Разница состоит только в том, что в выписке перед словом "протокол" вставляется слово "выписка", далее всё то же самое что и в протоколе за исключением тех вопросов повестки дня, обсуждения и пунктов решения, в которых лицо, затребовавшее выписку, не заинтересовано. Документ подписывается председателем правления. Подпись заверяется печатью товарищества. Вот, пожалуй и всё по правилам оформления протоколов. И сейчас переходим к рассмотрению подделок и неточностей в протоколах.

Дата добавления: 2015-10-24