|
Читайте также: |
Це службовий лист, у якому пояснюємо причини певних порушень або переконливо доводимо безпідставність претензії чи скарги.
Отже, зміст таких листів залежатиме від того, чи ви погоджуєтеся з претензією та висунутими звинуваченнями, чи вважаєте їх безпідставними.
Якщо надіслана претензія є обґрунтованою, то вам слід пояснити ту неприємну ситуацію, що склалася у ході виконання угоди, контракту чи договору, вибачитися перед вашим партнером і попросити його з розумінням поставитися до ваших труднощів.
Зробити це можна так:
Шановні добродії!
Просимо вибачення за зайві клопоти, яких ми Вам завдали. Ви повідомили, що отримали від нас товари пошкодженими (замовлення №... від... (дата).
Ми звернулися до нашого представника пана... (прізвище та ім'я) з проханням відвідати Вас і оглянути товари. Як тільки отримаємо від нього письмовий звіт, повідомимо Вам про своє рішення.
Ще раз даруйте, будь ласка, і просимо Вас зачекати кілька днів.
З щирою до Вас пошаною...
Певна річ, у такому листі потрібно вибачитися і висловити готовність одразу ж замінити пошкоджені товари:
Шановні...!
Отримали Вашого листа, в якому Ви повідомляєте, що деякі запаковані в картонні коробки товари надійшли до Вас пошкодженими.
Зваживши на Ваші слушні зауваження щодо недостатньої міцності упакування, ми згодні взяти на себе цілковиту відповідальність за те, що сталося, і вже відправили заміну.
Вибачте, що завдали Вам стільки прикрощів. З повагою...
Інколи, отримавши претензію, варто попросити партнерів із розумінням поставитися до труднощів, що виникли у вас під час виконання замовлення. Наприклад:
Шановні панове!
Підтверджуємо одержання Вашого листа від...(дата), в якому Ви висловлюєте претензію з приводу затримки постачання товарів.
Вам, певно, вже відомо, що працівники нашої галузі страйкували упродовж 14 днів. Через це повністю зупинилося виробництво і ми не змогли здійснити постачання за графіком.
Запевняємо Вас, що робимо все можливе, щоб надолужити згаяний час і якнайшвидше виконати Ваше замовлення. Просимо із розумінням поставитися до цієї затримки, адже сталася вона через непередбачувані обставини.
Нам дуже прикро, що змусили Вас хвилюватися.
З повагою...
Якщо висловлена претензія безпідставна і ви можете переконливо й аргументовано довести це, то маєте право просити чи вимагати відкликати її. Наприклад:
Шановні панове!
Були неприємно здивовані висловленою нам претензією щодо затримки введення в експлуатацію станції та вимогою сплати неустойки. Ситуація склалася вкрай неприємна й потребує з'ясування.
Вважаємо за необхідне нагадати Вам обставини, що спричинили цю затримку:
по-перше, відповідно до пункту 3 нашої угоди Ви зобов 'язалися передати нам майданчик для будівництва упродовж одного місяця з дня укладення угоди, проте зробили це лише через 3 місяці, що й призвело до затримки початку будівельних робіт;
по-друге, Ви вчасно не забезпечили нас необхідними для будівництва матеріалами.
Гадаємо, Ви розумієте, що такими діями самі порушили умови їугоди.
Враховуючи все, сказане вище, вважаємо Ваші звинувачення безпідставними й просимо відкликати претензію.
З повагою...
Шановні добродії!
Були неприємно здивовані, коли дізналися, що Ви не затвердили нашого звіту про хід виконання робіт у третьому кварталі 1998 р. у зв'язку з тим, що ми, за Вашим звинуваченням, не виконали запланованого обсягу робіт.
Ми ще раз уважно переглянули звіт і вважаємо, що причина, з якої Ви відмовилися затвердити його, є необгрунтованою. На підтвердження своєї правоти вважаємо за потрібне нагадати Вам: ми робили все можливе для того, щоб чітко дотримуватися графіка виконання робіт на третій квартал, проте кілька разів змушені були призупиняти будівництво й монтажні роботи через незалежні від нас причини, інформуючи Вас щоразу про це.
Крім того, незважаючи на наші своєчасні повідомлення про готовність до проведення перевірок, представник інженера не з'являвся у призначений час, що зумовлювало неодноразове перенесення цих робіт і неможливість продовжувати будівництво.
Враховуючи все, сказане вище, ще раз хочемо наголосити, що вважаємо Ваші заперечення безпідставними, й просимо затвердити поданий нами звіт про хід виконання робіт. Це дасть нам змогу отримати додаткове (достатнє) фінансування, необхідне для подальшої успішної роботи.
Чекаємо на відповідь.
З повагою...
Дата добавления: 2015-09-05; просмотров: 70 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ | | | ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ |