Станьте руководителем, который придерживается 5 страница

торые они нашли в своих столах. Их оказалось столько, что

целый год можно было вообще ничего не покупать! А нуж-

но было всего лишь сделать ревизию в ящиках письменных

столов сотрудников. И это весьма типичная ситуация. Если

вы столкнетесь с проблемой нехватки офисных принадлеж-

ностей — поищите их у себя в столе, на столе и вокруг него.

Готов побиться об заклад, там вы найдете десяток ручек

80 Работай меньше, успевай больше

и прочих предметов, о существовании которых даже не до-

гадывались.

Принцип, использованный по отношению к столам, при-

меним и к информации в ваших бумагах: вы не пользуетесь

тем, о существовании чего даже не подозреваете. А ведь без

упорядочивания и поддержания в рабочем состоянии всех

офисных принадлежностей и документов вы даже не знае-

те, что у вас есть. Следовательно, неэффективно используете

имеющиеся у вас ресурсы. Подумайте о людях, выживших

после кораблекрушения, которые оказались в океане в ре-

зиновой лодке. Первым делом им нужно собрать и взять

на учет все, что у них осталось, один предмет за другим.

У них больше ничего нет, поэтому ничто не должно про-

пасть зря. Расточительство в подобной ситуации может сто-

ить им жизни.

Знакомьтесь с новинками рынка

Следите за новинками на рынке систем и инструментов

тайм-менеджмента. Выработайте привычку просматривать

каталоги или регулярно заходить в магазины офисных при-

надлежностей, чтобы отыскивать там новые средства и ин-

струменты, которые помогут вам в выполнении текущих за-

дач. Возможно, вас удивит то, что вы там найдете.

Я помню одну женщину, которая работала в страховой

компании. Она была очень неорганизованной и не хоте-

ла следовать моим рекомендациям. Дело в том, что у нее

была уникальная профессия, и мои решения не вполне

соответствовали тем условиям, в которых она работала.

Но как-то одна из ее коллег принесла в офис систему, со-

стоящую из карточек размером примерно семь на две-

надцать сантиметров и кожаной обложки с маленькими

карманчиками для их хранения. Человек должен был

записывать по одной задаче на карточке и вкладывать

3. Организуйте это сразу же! 81

такие карточки в карман для дел, намеченных на следую-

щий день. Коллеге эта система показалась бесполезной,

но, вместо того чтобы выбросить ее, она отдала ее моей

подопечной. Ей система понравилась и в конечном итоге

помогла решить много проблем.

Существует множество прекрасных инструментов по-

вышения результативности. Одному человеку какой-то

из них может показаться совершенно неэффективным, тог-

да как другой не может без него обойтись. Воспользуйтесь

существующими инструментами и выберите из них те, ко-

торые больше всего соответствуют вашему стилю работы.

Организация документов,

сначала бумажных

Хотя многие из нас переходят к электронной докумен-

тации, нам все равно приходится иметь дело с огромным

потоком бумаг. Мы выяснили, что, если вы научитесь упо-

рядочивать свои бумаги, процесс организации оставшей-

ся части рабочего пространства не вызовет особых труд-

ностей. Если у вас нет проблем с организацией бумажных

документов, вы можете пропустить этот раздел и перейти

к разделу, посвященному систематизации электронных

файлов.

Чтобы лучше справляться с бумажной работой, упоря-

дочьте свои бумаги и папки по частоте использования. Те

документы, к которым вы обращаетесь чаще всего, долж-

ны находиться от вас на расстоянии вытянутой руки. Ваш

стол — это рабочая поверхность, поэтому на нем могут ле-

жать только те бумаги, с которыми вы работаете в настоя-

щий момент.

Рисунок 3.2, на котором показаны места для хранения бу-

маг, дает общее представление об оптимальной организации

рабочего пространства.

82 Работай меньше, успевай больше

Рис. 3.2. Места для хранения бумаг

Справочные

материалы (месяцы)

Текущая работа

Система

(настоящий момент)

лотков (дни)

Мусорная

корзина

Архивы

(часто)

(годы)

Рабочие

материалы (недели)

Для распределения потока документов у вас должна быть

система, состоящая из трех лотков. На рис. 3.1 показано, как она может выглядеть и как ее лучше всего использо-

вать. Ваши лотки для входящих бумаг, для бумаг, находя-

щихся в работе, и для исходящих бумаг предназначены для

тех документов, которые следует обработать на протяжении

нескольких дней, не более. Кроме того, вы должны создать

папки для рабочих, справочных и архивных материалов.

Эти три типа папок представляют собой важный инстру-

мент управления потоком документов.

1. Папки для рабочих материалов предназначены для

хранения документов, касающихся текущих проектов

и рутинных обязанностей. Как правило, 80% вашей ра-

боты связано с 20% рабочих материалов, поэтому они

должны находиться на расстоянии вытянутой руки,

лучше всего — в выдвижном ящике письменного стола

3. Организуйте это сразу же! 83

в виде подвесных папок. В папках для рабочих мате-

риалов следует хранить бумаги, которые вы регулярно

используете в работе на протяжении нескольких не-

дель или месяцев, или бумаги, связанные с текущими

проектами, за реализацию которых вы отвечаете.

2. В папках для справочных материалов хранится основ-

ная масса тех документов, которые есть в вашем офисе.

Поскольку вы регулярно пользуетесь ими, они должны

быть недалеко от вас, но не обязательно на расстоянии

вытянутой руки.

3. Архивные материалы, хранение которых предусмотрено

законом, могут понадобиться разве что от случая к слу-

чаю. В таких папках содержатся документы за предыду-

щие годы; их можно хранить за пределами офиса.

Рабочие материалы

Однажды человек, на рабочем столе которого возвышались

пять стопок бумаг, сказал мне с непроницаемым лицом, что

точно знает, где что находится. Я спросил: «В таком случае

вы, наверное, считаете, что нет смысла систематизировать

папки?» Он показал рукой на тот хаос, который царил на его

столе, и ответил: «У меня уже есть система. Вот она».

Затем зазвонил телефон. Собеседник попросил этого

человека посмотреть служебную записку, отправленную

несколько дней назад. «Да, конечно, минуточку», — ска-

зал мой подопечный. Он подошел к одной стопке бумаг

и перелистал их, затем бросил на меня смущенный взгляд,

покраснел и подошел к следующей стопке. Оказавшись

в неловком положении, он сказал звонившему: «Я вам пе-

резвоню».

Я просто сидел и смотрел на него. В конце концов, он про-

изнес: «Согласен, возможно, действительно нужно система-

тизировать папки, но, честное слово, потерявшийся лист

точно был где-то рядом с голубым листом вон в той папке».

84 Работай меньше, успевай больше

Людям кажется, что они знают, где что находится, и тем

не менее теряют много драгоценного времени на поиски

нужных вещей, потому что на самом деле не знают этого.

Было бы неразумно полагать, что можно запомнить, где на-

ходится каждый лист бумаги.

Вот для чего предназначены папки для рабочих материа-

лов. Как показано на рис. 3.3, в них, как правило, содержится

информация нескольких типов:

1. Справочная информация. В этой папке находится ин-

формация, которая всегда должна быть под рукой: спи-

ски номеров телефонов, адреса, компьютерные коды

и другие данные, которыми вы часто пользуетесь.

2. Материалы, подлежащие обсуждению. Сложите в пап-

ку материалы, которые собираетесь обсудить на пла-

новых совещаниях, а также с теми сотрудниками, ко-

торым намереваетесь поручить выполнение задания.

3. Рутинные обязанности. В папках этой категории со-

брана информация, касающаяся выполнения рутин-

ных задач, которыми вы занимаетесь ежедневно, еже-

недельно или ежемесячно.

4. Текущие проекты. В этих папках находятся докумен-

ты, касающиеся текущих проектов. Создайте под-

весные папки для каждого такого проекта и сложите

в них все, что к нему относится. Просмотрите содер-

жимое папок прямо сейчас и переместите менее сроч-

ные бумаги в папки для справочных материалов.

5. Календарная картотека. Как правило, она делит-

ся на две части: в первой — папки нумеруются

от 1 до 12 (по количеству месяцев в году), во второй —

от 1 до 31 (по количеству дней в месяце). Календарная

картотека предназначена для хранения документов,

работа с которыми отложена на более длительное

время, а также бумаг, касающихся задач, выполнение

которых необходимо проконтролировать.

3. Организуйте это сразу же! 85

Рис. 3.3. Рабочие материалы

Календарная картотека

для хранения документов,

работа с которыми отложена

Поскольку 80% вашей работы

на более длительное время,

связано с 20% рабочих материалов,

а также бумаг, касающихся задач,

храните эти папки отдельно

выполнение которых необходимо

от других на расстоянии

проконтролировать

вытянутой руки

Текущие проекты,

над которыми

вы работаете

Материалы, связанные

с рутинными обязанностями,

которые вы выполняете

ежедневно, еженедельно

или ежемесячно

Материалы, подлежащие

обсуждению (материалы,

которые вам предстоит

обсудить на плановых

совещаниях, а также

с ключевыми

исполнителями задач)

Справочная информация

(списки номеров телефонов,

адреса, компьютерные

коды и т.д.)

Календарная картотека

Создание календарной картотеки и ее ежедневная провер-

ка станет для вас надежной системой напоминаний о том,

что вы должны сделать. Предположим, мы с вами догово-

рились встретиться 15 декабря. Вы можете положить спи-

сок вопросов, которые хотите со мной обсудить, а также

все необходимые для этого материалы, в папку под номе-

ром 15. В папки, соответствующие определенным числам

декабря, можно вложить записки с напоминаниями такого

типа: «Проверить расписание рейсов» и «Проверить со-

стыковку рейсов в Чикаго». Кроме того, в одну из папок

следует поместить напоминание о том, что, перед тем как

отправляться в поездку, нужно найти себе замену на время

отсутствия.

86 Работай меньше, успевай больше

Благодаря календарной картотеке можно разгрузить и ло-

ток для бумаг, находящихся в работе. Предположим, вам

требуется составить договор, написание которого займет

несколько часов. У вас есть все необходимые материалы,

возможно даже первый вариант договора — но в него нуж-

но внести все поправки до оговоренного конечного срока.

Вы еще не сделали этого, поскольку по опыту знаете, что

на это уйдет два часа, а вы не можете сейчас потратить

столько времени. Поэтому вы отводите для этой работы

два часа в четверг и кладете предварительный вариант до-

говора в календарную картотеку, в папку под номером 11

(четверг, 11), где и найдете его в четверг, когда будете гото-

вы заняться этой работой. Поскольку вы каждое утро про-

сматриваете календарную картотеку, одиннадцатого числа

вы находите предварительный вариант договора в папке

под номером 11, смотрите в свой ежедневник и видите, что

выделили для работы над ним время с 9 до 11 часов. Когда

будет готов окончательный вариант, поместите его в лоток

для исходящих документов и отправьте тому, кто будет за-

ниматься им дальше.

Все принципы построения календарной картотеки для бу-

мажных документов применимы и к созданию ее электрон-

ного варианта. Функции такой картотеки могут выполнять

электронная записная книжка или карманный компьютер.

Электронные календарные системы обычно входят в програм-

му электронной почты. Для тех, кто работает без администра-

тивной поддержки, они во многих случаях могут оказаться бо-

лее эффективными и удобными в применении, чем бумажные.

Вы прекрасно понимаете, почему так важно ежедневно

просматривать папки календарной картотеки. В этом суть

философии «Сделайте это сразу же». Просмотрев папку

под номером, соответствующим текущей дате, вы будете

точно знать, что вам нужно сделать в соответствии со своим

рабочим графиком.

3. Организуйте это сразу же! 87

Организация персональных рабочих материалов

Очень важно создать такую систему папок, которая охваты-

вала бы все направления вашей работы, была продуманной

и легко запоминалась и, самое главное, облегчала бы поиск

нужной информации. Чтобы эта система работала, ее не-

обходимо адаптировать к собственным нуждам. Это мож-

но сделать посредством составления схемы, отображающей

ваши должностные обязанности, направления деятельности

и типы информации, требуемой для решения стоящих перед

вами задач. На рис. 3.4 представлена примерная схема долж-

ностных обязанностей директора завода.

Рис. 3.4. Примерная схема функциональных обязанностей,

необходимая для создания системы папок

Управление

Совещания

Отчеты

Совершенствование систем управления

Новые проекты

ISO 9000

НИОКР

Отношения с коллективом

Обновление

Профсоюзы

оборудования

Вознаграждения

Условия работы

Бюджет

Отношения

Текущий год

с поставщиками

Следующий год

Ключевые поставщики

Производство

Отношения с клиентами

Выпуск продукции

Ключевые клиенты

Специальные заказы

Анализ уровня

Совершенствование

удовлетворенности

технологического

клиентов

процесса

Отношения с местными общинами

Членство в советах директоров

Пожертвования

А так выглядит упрощенная процедура анализа должност-

ных функций. Составьте список самых общих обязанно-

стей и используйте их в качестве ключевых слов схемы.

Скорее всего, ваша должность предполагает от шести

88 Работай меньше, успевай больше

до восьми основных обязанностей. Затем перечислите бо-

лее мелкие обязанности, из совокупности которых состоят

основные. Схема, представленная на рис. 3.5, поможет вам

определить, какие папки необходимо создать, чтобы они

охватывали все важные аспекты вашей работы.

Рис. 3.5. Шаблон для построения схемы должностных обязанностей

Должность

В процессе систематизации папок для рабочих материалов

придерживайтесь следующих рекомендаций.

1. Выберите ящик для рабочих материалов. Лучше все-

го — самый большой ящик рабочего стола. Помните,

что рабочие материалы всегда должны быть под ру-

кой. Четкими жирными буквами подпишите его.

2. Удалите из ящика все бумаги, которые не относят-

ся к числу рабочих материалов. Переместите их либо

в папку для справочных материалов, либо в архив.

3. Позаботьтесь о наличии отдельных папок для каж-

дого проекта и каждого направления деятельности.

3. Организуйте это сразу же! 89

Сделайте на каждой из них соответствующую

надпись.

4. Организуйте календарную картотеку. Папки, нахо-

дящиеся в ней, должны быть разделены на две части:

в первой — папки нумеруются от 1 до 12 (по количе-

ству месяцев в году), во второй — от 1 до 31 (по коли-

честву дней в месяце).

5. Удалите все документы, с которыми больше не рабо-

таете. Переместите их либо в папку для справочных

материалов, либо в архив.

Организация персональных справочных материалов:

записывайте задачи сразу же после их обнаружения

По мере очистки рабочего пространства, а также сортиров-

ки и упорядочивания документов вы, скорее всего, будете

сталкиваться с задачами, которые вам предстоит решить. Их

необходимо сразу же записывать. Дэвид Аллен в своей за-

мечательной книге «Как привести дела в порядок»* называет

это сбором всего того, что вам нужно сделать: «Все, что вы

считаете по какой-либо причине незавершенным, следует

собрать в надежной системе вне вашего сознания (я назы-

ваю ее накопительной корзинкой), к которой необходимо

будет регулярно возвращаться, чтобы упорядочить ее содер-

жимое».

Вам предстоит решить, где фиксировать все эти задачи

и какую систему использовать, чтобы обеспечить их выпол-

нение. Хотя я не большой поклонник программы Microsoft

Outlook, во многих компаниях для управления электрон-

ной почтой используют именно ее. Сосредоточение всей

электронной корреспонденции, контактов, задач, ежеднев-

ника и заметок в одном месте — лучший способ справиться

со своей работой. С помощью таких программ, как Microsoft

* Аллен Д. Как привести дела в порядок. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012.

90 Работай меньше, успевай больше

Outlook или Lotus Notes, вы можете разделить на категории

и организовать свои списки задач, внести в ежедневник за-

планированные дела и включить функцию «Напоминание».

Повторяю еще раз: я не настаиваю на применении какой-то

конкретной прикладной программы. Однако убежден, что,

если вы все еще пользуетесь бумажной системой, переход

к электронному аналогу позволит вам значительно повы-

сить персональную эффективность.

Еще один важный момент: задача, которую вы вносите

в свой список дел, должна представлять собой конкретный

следующий шаг, который нужно сделать. И это не должна

быть запись наподобие: «Купить дом». Это слишком общая

формулировка. Сталкиваясь с задачей такого типа, необ-

ходимо установить, какие именно действия следует пред-

принять для того, чтобы выполнить ее. В данном случае

это может быть примерно следующее: «Позвонить Джону

(специалисту по ипотечному кредитованию) и договорить-

ся о встрече, чтобы вместе с ним оценить финансовое со-

стояние моей семьи и выяснить, какой ипотечный кредит

я могу позволить себе взять». Определите такое действие

(следующий шаг) немедленно и делайте это только один раз.

Обратите внимание: определение следующего шага — это

ваш инструмент планирования, поэтому, когда будете гото-

вы действовать, вы точно будете знать, что делать.

Теперь пора приступать к созданию системы папок для

справочных материалов следующего содержания:

— результаты исследований, необходимые для будущих

проектов;

— материалы по выполненным проектам, к которым вы

часто обращаетесь;

— информация о ресурсах;

— информация о сотрудниках;

— административные данные;

3. Организуйте это сразу же! 91

— информация о состоянии бюджета;

— информация о счетах клиентов.

При систематизации справочных материалов вам нужно ре-

шить два вопроса.

1. Какую информацию необходимо сохранить?

2. Как организовать справочные материалы так, чтобы

было легко находить нужную информацию?

Структурировать справочные материалы вам помогут сле-

дующие рекомендации (см. рис. 3.6).

1. Составьте список ключевых аспектов своей работы

(например, контракты, торговые ярмарки, разработка

продуктов, бюджет, персонал). Это и будут те катего-

рии, на которые необходимо поделить справочные ма-

териалы.

2. Сделайте на папках четкие надписи, соответствующие

выделенным категориям.

3. Просмотрите имеющиеся папки и выбросьте ненуж-

ные бумаги.

4. Разложите справочные материалы одной или не-

скольких категорий по папкам и разместите в одном

из ящиков.

5. Разложите папки со справочными материалами в ал-

фавитном порядке по категориям или подкатегориям.

6. Крупными, разборчивыми буквами подпишите каж-

дый ящик, чтобы облегчить и ускорить поиск нужной

информации.

Архивные материалы

Архивные материалы предназначены, как правило, для об-

щего пользования, поэтому способы их структурирования

и разделения на категории могут отличаться от того, как

92 Работай меньше, успевай больше

упорядочены ваши персональные материалы. На самом деле

вы можете разместить их в двух местах: архивные документы, непосредственно связанные с вашей работой, — в своем ка-

бинете, а документы общего пользования — за его пределами.

Рис. 3.6. Система для хранения справочных материалов

Дата добавления: 2015-09-05