Учет документов АФ РФ

Учет – установление количества документов, хранящихся в архиве; фиксация количества в учетных документах архивов и архивных органов.

Учетный документ – документ установленной формы, в котором фиксируется поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Этапы учета:

1. подсчет кол-ва документов в архиве;

2. регистрация документов архива во внутренних учетных документах архива;

3. заполнение на их основе документов централизованного гос.учета;

4. составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного госучета, представление их в Росархив.

Принципы учета:

принцип централизации учета – взаимодействие ФАС с учреждениями, хранящими документы (госархивами, музеями, библиотеками), с собственникам документов негосударственной части АФ РФ.

п. унификации учета (единство учетных документов) – преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (информация из низовых учетных документов должна совпадать с информацией в документах централизованного госучета).

п. динамичности учета – любое движение документов архива (поступление, выбытие) должно быть своевременно отражено в учетных документах.

п. полноты и достоверности госучета – количество документов, указанных в учетных докуменах архива, должно совпадать с реальным числом хранящихся в архиве документов.

Единицы учета АФ РФ (что подсчитывают в архиве):

архивный фонд

единица хранения (дело)

отдельный документ

Госучету подлежат документы:

- госархивов разных уровней (федерального, центрального, краевого, областного, городского, районного)

- госмузеев и библиотек

- научных и научно-отраслевых РАН

- ведомственных архивов

- негосударственных организаций, лиц (отнесены к составу АФ РФ)

Правила учета – «Регламент государственного учета документов АФ РФ» (8 июля 1997 г.)

Дата добавления: 2015-08-27