СУБД Microsoft Access

Microsoft Access - программа для создания и редактирования баз данных, которая входит в состав пакета офисных программ Microsoft Offiсe.

Каждая конкретная СУБД имеет свои особенности, которые необходимо учитывать. Однако, имея представление о функциональных возможностях любой СУБД, можно представить обобщенную схему работы пользователя в этой среде.

В качестве основных этапов работы с СУБД можно выделить следующие:

· создание структуры таблиц базы данных;

· создание схемы данных;

· ввод и редактирование данных в таблицах;

· обработка данных, содержащихся в таблицах;

· вывод информации из базы данных.

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки. Все составляющие базы данных (таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты) хранятся в едином дисковом файле, имеющем расширение mdb.

Основным структурным компонентом базы данных является таблица, в которой хранятся вводимые данные. Таблица состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.

При разработке структуры таблицы необходимо, прежде всего, определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Далее в режиме конструктора каждому полю присваивается один из типов данных.

Таблица 1 – Типы данных в Microsoft Access

Тип данных	Использование	Размер	Примечание
Текстовый	Алфавитно-цифровые данные: текст или числа, не требующие проведения расчетов	до 255 байтов (символов)	Используется обычно для символьных данных
Поле МЕМО	Алфавитно-цифровые данные: предложения, абзацы, тексты	до 64000 байтов	Используется только в тех случаях, когда размер текста > 255 и < 65535 символов
Числовой	Числовые данные	1, 2, 4 или 8 байтов	Точность значений данных зависит от значения свойства Размер поля
Денежный	Данные о денежных суммах	8 байтов	Используется для хранения данных о денежных суммах. Точность – до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части.
Дата/время	Даты и время	8 байтов	Используется для хранения календарных дат или значений времени
Счетчик	Уникальное целое, генерируемое Access при создании каждой новой записи	4 байта	Разновидность числового типа, значения в котором последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи
Логический	Логические данные	1 бит	Используется для хранения значений Истинаили Ложь
Объект OLE	Объект, связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access	До 1 Гбайта	Картинки, диаграммы и другие объекты из приложений Windows

При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создаются запросы. Они позволяют обновить или удалить несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления и многое другое. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.

Дата добавления: 2015-08-27