Функции.

Перечень	Периодичность и срок выполнения
1. Подготовка необходимых документов (приказов, писем, распоряжений и пр.)	В течение одного рабочего дня
2. Осуществление контроля исполнения документов и поручений руководства, принятие оперативных мер, направленных на своевременное их выполнение	Согласно срокам, указанным в документах
3. Осуществление организации подготовки, принятия решений и доведения их до непосредственных исполнителей	Ежедневно
4. Контроль качества подготовки, правильности составления документов, представляемых на подпись руководителю	В течение часа с момента подачи
5. Согласование документов, требующих подписи руководителя	Ежедневно с 8.30 до 9.20
6. Обеспечение приема, учета и регистрации документов[1]	Ежедневно
7. Информационно-справочное обслуживание и хранение информации	Ежедневно
8. Прием посетителей, не допуская к руководству без предварительного звонка и выяснения сути вопроса	Ежедневно
9. Осуществление оперативной связи со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, переписка)	Ежедневно
10. Оперативное информирование сотрудников о телефонных звонках (Ф.И.О. и должность звонившего, кому адресовано сообщение, суть вопроса, как и когда можно связаться)	Сразу при появлении сотрудника, которому адресовано сообщение
11. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ	По мере возникновения необходимости
12. Поддерживать порядок на рабочем месте руководителя	Ежедневно с утра и в течение дня
13. Использование компьютера для автоматизации документального обеспечения управления
14. Выполнение отдельных поручений руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия	Оперативно по мере необходимости
15. Регистрация исходящих междугородных звонков работников предприятия	По окончании телефонного разговора
16. Получение выписки о междугородных переговорах	Ежемесячно до 5 числа следующего за расчетным месяца
17. Прием и передача офисных помещений под охрану сторожам, с передачей ключей от кабинетов	Ежедневно в 8.15 и 17.15
18. Ежегодный отбор документов на архивное хранение и на уничтожение	Ежегодно до 1 марта
19. Выполнение работы по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия 19.1. Оформление приказов по личному составу	В день подписания приказа
19.2. Оформление личных карточек формы Т-2	По мере необходимости
19.3. Оформление трудовых книжек	По мере необходимости
19.4. Выдача трудовых книжек	В последний рабочий день увольняющегося работника
19.5. Оформление трудовых договоров	По мере необходимости
19.6. Ведение табеля учета рабочего времени	Ежедневно
19.7. Оформление листов нетрудоспособности	В день сдачи листа работником
19.8. Оформление командировочных документов	По мере необходимости
19.9. Выдача справок о трудовом стаже	По требованию
19.10. Получение и выдача страховых полисов фирмы	По требованию
19.11. Подготовка графика отпусков	Ежегодно не позднее 15 декабря
19.12. Постановка по военный учет военнообязанных	По мере возникновения необходимости
19.13. Подготовка документов для оформления пенсий по труду	По мере возникновения необходимости

1. Для улучшения организации своей повседневной работы секретарь-референт ведет следующие журналы и картотеки:

Содержание, цель, форма информации	Периодичность составления документации
1. Журнал исходящей и входящей документации[2]	По мере поступления
2. Журнал регистрации командировочных удостоверений	По мере необходимости
3. Журнал регистрации междугородных звонков	По мере необходимости
4. Табель учета рабочего времени[3]	Ежедневно
5. Картотека личных карточек работающих
6. Картотека личных карточек уволенных
7. Книга (журнал) регистрации движения трудовых книжек	По мере возникновения необходимости
8. Книга (журнал) учета бланков трудовых книжек
9. Журнал приема и сдачи офиса под охрану	Ежедневно

Права

Для выполнения своих обязанностей секретарю-референту предоставлены следующие права:

Дата добавления: 2015-08-27