Понятие и характерные направления организации деловых приемов

ТЕМА 4 ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПРИЕМОВ

1 Понятие и характерные направления организации деловых приемов

2 Классификация деловых приемов

3 Особенности неформальных встреч в разных странах

Понятие и характерные направления организации деловых приемов

Приемы устраиваются по случаю завершения какой-либо событию, национального, религиозного и профессионального праздника, юбилейных дат, важных мероприятий - выставок, конференций, симпозиумов, выпуска ю юбилейного издания или модели, получения крупного выигрыша, в честь прибывшей на фирму иностранной делегации или высокого гост.

распространенной формой делового протокола есть приемы, особенности организации которых необходимо знать как бизнесменам, предпринимателям, так и менеджерам любого уровня

Приемы - это собрание приглашенных лиц, где гостям предлагают различные блюда и создают условия для общения и знакомства, отдыха, ритуальных процессий и церемоний

Приемы имеют деловой характер, проводятся с целью углубления и расширения деловых контактов, продолжение переговоров, приобретения новых партнеров, получения необходимой информации, презентации продукции й, рекламы и т.п. Приемы - это инструмент деловых отношений, который успешно применялся при дворах еще со времен Людовика XIV.

Время и средства для организации приемов зависят от обстоятельств, но в любом случае этот вопрос необходимо изучить заранее и подготовиться как можно тщательнее При этом сторона (лицо), которая проводит прием, предварительно должна выполнить такую??подготовительную работу:

- определить вид приема;

- составить список приглашенных лиц;

- подготовить и заблаговременно разослать приглашения;

- подготовить помещения;

- составить, если необходимо, план размещения приглашенных;

- определить (составить) меню, продумать сервировку стола и порядок обслуживания гостей;

- подготовить тосты и речи (на приемах с размещением);

- составить схему и порядок проведения приема, распределить обязанности между теми, кто готовит прием

После выбора вида приема можно переходить к составлению списка приглашенных Особое внимание при этом необходимо обратить на то, чтобы среди гостей не было людей, которые враждебно относятся друг к другу или придерживаются противоположных политических взглядев.

В приглашении принято указывать, кто дает прием, в связи с чем, где и когда, кто лично приглашается Этикет требует, чтобы приглашения были изготовлены на ярких бланках, имя, фамилия и должность с приглашенных были вписаны от руки или набранные на компьютері.

Приглашение рассылают по одну-две недели до приема - это этикетных минимум Но если учесть время на доставку, срок на обдумывание и принятие гостям решения, подготовку ответа (после получения которой можно начинать конкретную подготовку к приему), то их лучше рассылать за месяць.

В случае если визит гостя не совсем желаемый, приглашение передают в день приема Такое приглашение расценивается как формальное, от которого всегда можно отказаться

Если приглашается супругов, то это указывается отдельно На первое место в таком приглашении ставят имя мужа Если женщину приглашают как официальное лицо или учитывая ее положение в обществе, запр рошення оформляется персонально На приеме ей отводится место в зависимости от ранга и статусусу.

Прием считается официальным, если приглашенные - исключительно должностные лица Мужчины должны присутствовать на официальных приемах без женщин, а приглашенные учитывая социальное положение женщины - без мужчин (с завтрак, на который приглашаются мужчины вместе с женщинами, считается неофициальным независимо от количества приглашенных).

Официальные приглашения отличаются по форме от неофициальных В приглашении на официальный прием указывается титул приглашенного без указания его имени и имени жены В тексте приглашения на дипломатич ческий прием используют форму \"имеем честь пригласитьросити..."

От места, где проводится прием, зависит характер встречи гостей В любом случае необходимо уточнить пути подъезда, парковки и выезда автомобилей, предусмотреть прикрытия при выходе из машины у в невзгоду.

Независимо от того, где будет проходить прием, гостей следует встречать у входной двери Одетые по форме, соответствующие тому или иному мероприятию, представители хозяев направляют приглашенных в гар рдеробу и объясняют им, как пройти к аванзалы Чуть ближе к выходу гостей встречают хозяин (хозяева), хозяйка и почетный гость с женой Поблизости находится распорядитель или организатор при йомому.

Первой на приемах здоровается жена гостя с хозяином, потом с хозяйкой; человек (гость) - сначала с хозяйкой, затем с хозяином Долго задерживаться у хозяев не следует, чтобы не отвлекать ты их внимания от других приглашенных После приветствий с хозяевами гость делает поклон всем присутствующим в аванзале и подходит к своим близким знакомым, которых приветствует лично Затем переходит к другой группе участников, пытаясь переговорить со всеми знакомыми, с кем не будет возможности общаться за столом в банкетный залалі.

В аванзале официанты на подносах подают аперитив или любой другой напиток, который утоляет жажду и возбуждает аппетит Это может быть минеральная вода, соки, вермут, сухое вино, шампанское, коньяк, виски или водка Аперитив может быть одинарный или комбинированный Иногда в него добавляют орешки, маслины, тартинки с солониной тощощо.

После того, как определен состав участников приема и разосланы приглашения, составляется план размещения гостей

Чтобы каждый гость мог быстро найти свое место за столом, а также знал, кто будет его соседом, при входе на небольшом столе выставляется план размещения Кроме того, в банкетном зале (столовой) кладеть ься изготовлена??из плотной бумаги карточка с указанием имени и фамилии приглашенного Если приглашается лицо высокого ранга, то может указываться только ее должность Иногда гостю вручается карточка со схемой размещения стола или его номером, на которой указывается предназначенное для него местосце.

Протокол требует учета служебного и общественного статуса гостей Нарушение старшинства может быть воспринято как сознательное нанесение оскорбления не только гостю, но и стороне, которую он представляет История знает ч немало примеров, когда причиной инцидентов было нарушения правил размещения гостей за столом Известны случаи, когда руководители делегаций, возмущены тем, что им отводилось менее почетное место, чем то, на которое они рассчитывали, оставляли прием и сообщали прессе о неуважении, которая была обнаружена в отношении страны, которую они представляютють.

Составляя план размещения гостей за столом, необходимо соблюдать следующие правила Почетным есть место напротив входной двери, а если двери находятся сбоку - на стороне стола, возле окон Почетные гости за авжды занимают места посередине стола (имея в виду его длинную сторонуу).

На завтраке (обеде), на котором присутствуют только мужчины, первым считается место справа от хозяина

Если на приеме присутствует хозяйка дома, то приглашаются жены всех гостей В таком случае первым почетным считается место справа от нее, вторым - справа от хозяина Если жена хозяина отс ния или хозяин холост, он может посадить напротив себя одну из приглашенных женщин (предварительно получив ее согласие) или мужа высшего ранггу.

Между официальными гостями можно разместить других гостей, учитывая соответствие их должностей

Женщины и мужчины рассаживаются попеременно, причем мужчины могут сидеть друг у друга, а женщины - нет

Рассаживая гостей, следует помнить, что рядом должны сидеть люди, симпатизирующие друг другу, следовательно, могут между собой общаться

Менее почетными считаются места на торцах стола (за исключением тех случаев, когда хозяин возглавляет стол), поэтому сажать на эти места гостей, особенно женщин, не принято Если же возникают трудности с раз смещением и есть необходимость использовать эти места, их могут занять хозяин и господиня.

Если завтрак или обед проводится во время двусторонней совещания, возможно размещение одной делегации напротив другой При этом главы делегаций также садятся друг напротив друга

Если при размещении нет возможности кому-то из супругов предоставить место согласно протоколу, хозяин должен обеспечить надлежащее по рангу место хотя бы жене и извиниться перед мужем Мужчины погод щихся с умным извинением, женщины - никогдаи.

Если во время проведения мероприятия необходима помощь переводчика, то он, согласно протоколу, занимает место слева от лица, которому он необходим

Хозяйка приема всегда садится лицом к двери, через которые заходят официанты, чтобы они все время были в поле ее зрения

Идя на прием, проверьте, не забыли ли вы своей визитной карточки Не забудьте имя того, кто устраивает прием, иначе вы рискуете попасть в неприятную ситуацию

Не принято приходить на прием с размещением раньше назначенного времени, но если уж так случилось, следует подождать где-то поблизости В любом случае, если с вашей стороны присутствовала делегация, нельзя приход водить позже, чем ее руководитель, не предупредив и не получив его согласийи.

Пунктуальность ценилась всегда Еще Людовику XVIII принадлежит выражение \"Точность - вежливость королей и долг добрых людей\" Точность является одной из тех качеств великих людей, подражать которой не является принизлы ивим ни для кого Точность - это признак внимания к хозяину и хозяйке, которые ожидают гостей в определенный чаизначений час.

Опоздание считается нарушением этикета и может быть воспринято как оскорбление Ждут того, кто опаздывает, не более указанного времени, потом приглашают гостей к столу, чтобы не создалось впечатление, что и ему предоставляется преимущество Гостю, который опоздал, подают то же блюдо, которое подается в это время всем другим гостяям.

Первыми к банкетного зала (стола) входят хозяин и почетная гостья Мужчины подходят к женщинам, которые, согласно плану размещения, сидеть дело, подают им руку и проходят вслед за хозяином Зав вершает церемонию хозяйка и почетный гостьть.

Сидя за столом гости следят за действиями хозяев и повторяют их Если хозяин берет блюдо с кушаньем, так же гость берет блюдо и предлагает его сначала дамы, сидящей справа

Во время обеда (завтрака) хозяева должны направлять разговор, привлекать к ней всех присутствующих гостей, способствовать тому, чтобы они общались между собой на темы, которые интересуют всех Если за столом запанув вала тишина, хозяин должен восстановить общий разговор Недаром французы говорят: \"Молчание отдаляет больше, чем расстояние\" Недостатком организации беседы часто является не отсутствие общей темы, а неумение найти нужноайти потрібну.

Начинать беседу за столом можно с рассказа о городе, стране, искусство, спорт, музыку и на другие \"легкие темы\" При этом не следует забывать никогда не навязывайте присутствующим свою тему, даже если вы гос правителями, и тем более самому хвалить свое гостеприимство Если присутствуют заинтересованы в обсуждении серьезных вопросов, то в течение беседы разговор естественным путем перейдет на нырейде на них.

На приемах с размещением принято обмениваться тостами, которые произносятся не ранее чем через 10-15 минут после начала приема На вечере, который устраивается непосредственно после окончания любого меро периода, можно обмениваться тостами, речами и пожеланиями в самом начале приема, поскольку все находятся под влиянием только завершенной событияї.

Первое слово предоставляется хозяину, затем почетному гостю Речь хозяина обычно содержит приветствие в адрес почетного гостя, общие положения, которые стали поводом для встречи, пожелания почетным гос стями здоровья и успехов В ответе гостя имеет прозвучать благодарность за гостеприимство, высказывания удовольствие взаимной заинтересованностью переговоров, заверения в дружеских чувствах и добрые пожелания хозяинрю.

Инициатива оставление приема принадлежит главному гостю После того, как он попрощался с хозяевами и присутствовать на приеме, постепенно расходится остальные гости При этом необходимо поблагодарить хозяевам за приятно проведенное время и вкусные блюдави.

Чтобы не нарушать установленный порядок проведения приемов и по незнанию не оскорбить как принимающую сторону, так и гостей, необходимо знать особенности различных видов приемов и правила их проведения

Дата добавления: 2015-08-27