Как правильно оформить отказ в приеме на работу.

1. Как сообщить кандидату об отказе в приеме на работу?

2. Как правильно сформулировать причину отказа в приеме на работу?

3. Как оформить письменный отказ в приеме на работу?

4. Как передать письменный отказ в приеме на работу соискателю?

1. Как сообщить кандидату об отказе в приеме на работу?

Об отказе в приеме на работу соискателю чаще всего сообщают устно: при личной встрече, по окончании собеседования или по телефону.

Однако по закону соискатель может потребовать, чтобы работодатель письменно объяснил ему причину отказа. А работодатель обязан предоставить ему такое объяснение (ч. 5 ст. 64 ТК РФ).

2. Как правильно сформулировать причину отказа в приеме на работу?

Чтобы избежать судебных споров о правомерности отказа или снизить их вероятность, работодателю нужно правильно обосновать свое решение.

1. Если соискатель относится к категории граждан, прием на работу которых законодательно запрещен или ограничен, в отказе необходимо указать соответствующую норму закона.

Например, в отказе соискателю в приеме на работу по профессии водитель, которому по медицинским показаниям запрещено управлять транспортным средством, следует сослаться на ч. 2 ст. 328 ТК РФ.

Например, отказ несовершеннолетнему соискателю в приеме на работу на должность агента по снабжению, которая предусматривает достижение работником возраста 18 лет и заключение с ним договора о полной материальной ответственности, должен содержать ссылки на ч. 1 ст. 244 ТК РФ.

2. Если соискатель не относится к категории граждан, прием на работу которых прямо запрещен или ограничен законом, при составлении отказа следует ссылаться исключительно на его деловые качества. Только в этом случае он будет обоснован (ч. 1, 2 ст. 64 ТК РФ).

Например, в отказе работодатель может сослаться на отсутствие у соискателя необходимого стажа работы, соответствующего образования или квалификации для занятия вакантной должности.

Рекомендуется отразить квалификационные требования к должности в локальных нормативных документах (например, должностной инструкции). В таком случае работодатель сможет обосновать свой отказ.

3. Если соискатель не относится к категории граждан, прием на работу которых прямо запрещен или ограничен законом, и отказ не связан с деловыми качествами работника, а вызван объективными причинами (недискриминационного характера), в отказе следует указать эти причины. Такая обязанность предусмотрена ч. 5 ст. 64 ТК РФ. Иначе соискатель может обжаловать отказ в суде (ч. 6 ст. 64 ТК РФ).

Например, работодатель может сослаться в отказе на то, что в организации в настоящее время нет свободных вакансий по должности, на которую претендует соискатель, либо указать, что нет необходимости срочно заполнять имеющиеся вакантные должности.

3. Как оформить письменный отказ в приеме на работу?

Официально утвержденной формы отказа в приеме на работу нет. Поэтому работодатель вправе разработать ее самостоятельно.

1. Составьте текст письма об отказе на официальном бланке организации.

2. Подпишите письмо об отказе.

Если работодатель - индивидуальный предприниматель, он подписывает документ сам (ч. 4 ст. 20, ч. 5 ст. 64 ТК РФ).

Когда работодателем выступает организация, отказ подписывает ее руководитель или иное уполномоченное лицо (ч. 4 ст. 20 ТК РФ), которому право приема и увольнения работников передано на основании доверенности в соответствии с уставными документами, локальными нормативными актами организации. Таким уполномоченным должностным лицом может быть заместитель директора, руководитель службы персонала.

Чтобы определить пределы полномочий тех или иных лиц в организации, следует изучить ее уставные документы и локальные нормативные акты. Они могут содержать ограничения на выполнение каких-либо действий отдельными должностными лицами организации. В частности, заключать трудовые договоры с работниками может быть разрешено только руководителю организации.

Например, чтобы определить объем полномочий должностного лица, суд исследовал не только доверенность, выданную руководителем организации, но и положения устава организации. В ходе рассмотрения спора выяснилось, что уставом запрещено заключать соглашения компенсационного (денежного) характера даже генеральному директору, а тем более - другим лицам по выданной им доверенности (Определение Московского областного суда от 14.09.2010 по делу N 33-16144).

3. Зарегистрируйте письмо об отказе соискателю.

Это можно сделать, например, в журнале регистрации исходящей документации. Помимо реквизитов отказного письма и сведений об исполнителе (должность, Ф.И.О.) в соответствующей графе журнала следует указать способ направления ответа соискателю ("передан лично", "направлен по почте заказным письмом") и дату направления. Подробнее о способах передачи соискателю письма см. п. 4 настоящего материала.

В случае судебного спора выписка из журнала станет дополнительным доказательством того, что работодатель подготовил письменный ответ соискателю с обоснованием причин отказа в приеме на работу, как предусмотрено ч. 5 ст. 64 ТК РФ.

4. Как передать письменный отказ в приеме на работу соискателю?

Порядок и срок передачи письменного мотивированного отказа в приеме на работу закон предусмотрел лишь в отношении лиц, которых направляет на работу служба занятости (пп. 6, 8 п. 1 ст. 7.1-1 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1).

Например, порядок и срок передачи письменного отказа установлены для инвалидов, направляемых для трудоустройства в счет установленной квоты (ст. 21 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ). Отказывая такому лицу в приеме на работу, работодатель должен в направлении службы занятости отметить день его явки и причину отказа. После этого направление возвращается соискателю (абз. 2 п. 5 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1).

В отношении иных категорий соискателей порядок и срок передачи письменного отказа в приеме на работу законодательно не установлены. Но работодателю следует действовать так, чтобы минимизировать свои риски в связи с неполучением соискателем письменного мотивированного сообщения об отказе в приеме на работу.

Возможны два варианта направления сообщения об отказе.

1 вариант. Передать отказное письмо лично гражданину.

Этот вариант оптимален в том случае, если соискатель не указал или не хочет указывать адрес доставки.

Желательно, чтобы соискатель письменно подтвердил, что получил документ, например, распиской о вручении, сделанной на копии отказа. Причем следует попросить, чтобы он не просто поставил подпись, а расшифровал ее: полностью указал фамилию, имя, отчество, а также проставил дату получения.

В случае спора это позволит работодателю доказать, что он выполнил требование соискателя и передал ему письменный мотивированный отказ в максимально короткие сроки, т.е. исполнил обязанность, предусмотренную ч. 5 ст. 64 ТК РФ.

2 вариант. Если в требовании о предоставлении отказа указан адрес, по которому его необходимо выслать, можно направить отказ почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении.

Этот вариант предпочтительнее передачи простого письма.

Во-первых, он позволяет зафиксировать время вручения почтового отправления и адресата (лицо, которому оно было вручено). Указанные услуги почта оказывает на основании абз. 17 п. 2, пп. "б" п. 12 Правил оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221).

Во-вторых, наличие описи поможет в спорной ситуации подтвердить сам факт направления почтового отправления соискателю, а также установить вид пересылаемого документа и его содержание.

Например, при наличии описи вложения суды признавали доказанным факт направления заявленных документов в адрес получателя (Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 16.09.2011 N 15АП-9125/2011 по делу N А53-2218/2011, Постановление ФАС Центрального округа от 04.08.2011 по делу N А64-1594/2011).

Отсутствие описи вложения неоднократно расценивалось судами как недостаток доказательства направления адресату конкретного документа (Постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.11.2011 по делу N А57-3879/2011, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.03.2009 по делу N А56-51621/2006).

Дата добавления: 2015-08-27