Прием посетителей из других организаций.

Посетители из других организаций можно условно разделить на два основных типа: деловые партнеры и «продавцы».

Конечно, в организацию могут пожаловать и проверяющие органы, коих нельзя отнести ни к первой, ни ко второй группе. Однако это случается не так часто и требует отдельного обсуждения.

В любом случае, если к вам пожаловали нежелательные гости, то первое, что необходимо сделать:

· Поставить в известность руководителя.

· Не предоставлять абсолютно никакой информации до соответствующих распоряжений руководителя.

· Задачи секретаря в организации приема деловых партнеров – зафиксировать дату и время встречи, подготовить необходимые материалы по поручению руководителя, встретить и проводить гостей.

· Очень важно четко объяснить посетителям, как найти вашу организацию, чтобы они не опоздали на встречу по вашей вине, из-за того, что вы невнятно объяснили дорогу.

· Важно также заранее уточнить у гостей их имена, названия их компаний, должности и контактные телефоны. Эта информация необходима и для заказа пропуска, и для подтверждения встречи накануне переговоров, и для того, чтобы вы могли связаться с ними в том случае, если они вдруг задерживаются и не выходят на связь сами.

· Хорошим тоном считается встретить гостей у входа в здание, на пункте охраны или на ресепшене и проводить в приемную. Желательно, чтобы гостю не нужно было ждать у входа – секретарь (либо другой сотрудник по просьбе секретаря) уже должен ждать гостей у входа в назначенное время.

· При встрече нужно уточнить, тот ли это человек, которого вы встречаете: «Иван Иванович? Здравствуйте».

· Задача секретаря – встретить и проводить гостя, но вовсе не развлекать его.

· После приветствия нужно представиться («Я – Вера, секретарь Ирины») и предложить следовать за вами («Пойдемте, я вас провожу»).

· не нужно досаждать гостю разговорами и расспросами, это не дело секретаря.

· Единственное, о чем еще можно сообщить гостю по пути в приемную, – это расположение туалетов («Там у нас туалеты. Сейчас я покажу вам дорогу в приемную, там вы можете снять пальто»).

· Если гостю нужно подождать в приемной какое-то время, то секретарь предлагает ему чай или кофе и какие-либо информационные материалы (рекламные материалы компании, свежие газеты).

· После того как встреча закончилась, секретарь предлагает гостю проводить его («Вас проводить?»).

Сложнее обстоят дела с группой посетителей под условным названием «продавцы». Особенно от них страдают секретари компаний, где нет охраны и службы ресепшн, которые позволяют существенно уменьшить поток таких посетителей. Хотим сразу настроить секретарей: не стоит рассматривать «продавцов» как абсолютное зло (с соответствующим выражением лица и репликами). В любом случае ваше поведение – это имидж компании, пусть даже и в глазах случайного посетителя. Поэтому прежде всего сохраняйте доброжелательность и спокойствие несмотря ни на что. И потом, некоторые «продавцы» действительно могут пригодиться вашей компании, если не сегодня, то в будущем. Поэтому разумнее всего вести себя с незапланированными посетителями следующим образом:

· Поздороваться и уточнить имя посетителя и цель его визита – это позволит вам сразу взять инициативу в свои руки («Добрый день, представьтесь, пожалуйста, и скажите, по какому вы вопросу»).

· Выслушав название компании и цель визита, вежливо прервите посетителя, если он с ходу начнет расхваливать свой товар, и постарайтесь завершить контакт («Спасибо, я поняла, вы из компании «Трубочист», хотите предложить нам услуги уборки офисов. В настоящее время мы в ваших услугах не нуждаемся»).

· Если «продавец» попадется настойчивый, то на этом он не успокоится и попытается продолжить разговор, поэтому нужно еще раз завершить контакт, но более жестко («Хорошо, я понимаю. Как я уже сказала, мы пока не нуждаемся в таких услугах, но возможно в будущем эта информация нам и пригодится. У вас есть с собой рекламные материалы, оставьте их, я передам их на рассмотрение»).

· Если вы будете вежливы и проявите участие (ведь он тоже делает здесь свою работу), то посетитель уйдет быстро. Если вы будете вести себя агрессивно и станет грозить охраной, вы только расстроитесь, а результата все равно не получите.

· После того, как посетитель уйдет, не спешите тут же выбрасывать его материалы в корзину. Лучше подшейте их в папку, возможно, когда-нибудь эти услуги действительно вам пригодятся. К тому же когда ваш знакомый придет в следующий раз, вы с чистой совестью сможете сказать ему, что подшили его информацию и при необходимости обязательно воспользуетесь ею.

Дата добавления: 2015-08-27