Технико-экономическая характеристика ООО «БухгалтерФон Сервис» г.Оренбург

Программа Buhphone- компьютерная программа (приложение для Windows, также может называться "Buhphone", "Агент"), используемая Пользователями и Сервисными специалистами.

Buhphone - технология для мгновенной поддержки клиентов, разработанная для компаний, которые предоставляют своим клиентам консультационные услуги и/или услуги поддержки программного обеспечения.

Функции для пользователей:

- мгновенная гарантированная доставка обращения по услуге нужному сервисному специалисту обслуживающего партнера или вендора;

- чат, телефония, удаленный доступ к компьютеру, обмен файлами, история предыдущих обращений - достаточный набор функций для получения услуг;

- общение с коллегами внутри клиента;

- СофтФон (SIP клиент) для подключения к собственной телефонии или оператору связи.

Возможности 1С:Бухфон:

- 1С:Отчетность - поддержка через Buhphone (обращения клиентов направля-ются напрямую оператору 1С:Отчетность);

- online мониторинг компаний. Данная функция актуальна для руководите-лей, сотрудников сервиса и техподдержки;

- удаленный доступ к компьютеру - средства для удаленного доступа без ог-раничений;

- технологическая основа 1с:ИТС - технология Buhphone включена в состав договоров сопровождения ИТС ПРОФ;

- интеграция с программами и процессами - возможность интеграции Buh-phone с внутренней средой или IP-телефонией.

Предоставлением данной бизнес-ориентированной технологии занимаются множество компаний, учредителями которых стала фирма «1С» и ее партнеры. В систему 1С входит и компания ООО «БухгалтерФон Сервис».

Общество с ограниченной ответственностью (общепринятое сокращение - ООО) - учрежденное одним или несколькими юридическими и/или физическими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделён на доли; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества.

Дата основания организации является 2010 год. Официально является партнёром фирмы «1С» с 22 августа 2011года. Численность организации в настоящий момент составляет 36 человек. В 2012 году в состав учредителей вошла фирма «1С». На текущий момент занимаются разработкой, сопровождением системы коммуникации партнеров «1С».

Предприятие включает в свой состав три офиса находящиеся в г.Одинцово Московской области, г.Оренбург Оренбургской области и г.Кривой Рог Днепропетровской области, Украина. Сотрудники подразделений по офисам распределены согласно их функциональным направлениям. Так в г.Одинцово располагается администрация, в г.Оренбург специалисты по эксплуатации и сопровождению программных продуктов, которые разрабатываются в г.Кривой Рог.

Российская Федерация, субъекты РФ и муниципальные образования не несут ответственности по обязательствам Общества, равно как и Общество не несет ответственности по обязательствам РФ, субъектов РФ и муниципальных образований.

Правоспособность Общества возникает с момента его государственной регистрации и прекращается в момент завершения его ликвидации (после внесения об этом записи в единый государственный реестр юридических лиц).

Общество может иметь представительства и филиалы на территории России и за границей, а также участвовать в капитале других юридических лиц.

Основным видом деятельности ООО «БухгатерФон Сервис» является: разработка программного обеспечения и консультирование в этой области. Организация также осуществляет деятельность по следующим неосновным направлениям:

- управление холдинг-компаниями;

- управление финансово-промышленными группами;

- управление финансово-промышленными группами и холдинг-компаниями;

- консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления;

- изучение общественного мнения;

- исследование конъюнктуры рынка;

- аудиторская деятельность;

- бухгалтерский учет и аудит;

- правовая деятельность;

- консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления предприятием;

- научные исследования и разработки в области естественных и технических наук;

- прочая деятельность, связанная с использованием вычислительной техники и информационных технологий;

- техническое обслуживание и ремонт офисных машин и вычислительной техники;

- создание и использование баз данных и информационных ресурсов, в том числе ресурсов сети Интернет;

- обработка данных;

- консультирование по аппаратным средствам вычислительной техники;

- подготовка к продаже, покупка и продажа собственного недвижимого имущества;

- розничная торговля в неспециализированных магазинах;

- оптовая торговля через агентов (за вознаграждение или на договорной основе).

Оперативное управление осуществляется руководителями, любой сотрудник может обратиться к любому из руководителей для получения консультации. Решения по спорным вопросам принимаются руководителями коллегиально.

Кроме этого деятельность ООО «БухгатерФон Сервис» не ограничивается видами деятельности, оговоренными в Уставе организации указанными выше. Общество осуществляет любые иные виды деятельности, не запрещённые действующим законодательством РФ и Оренбургской области. Сделки, выходящие за пределы уставной деятельности, но не противоречащие действующему законодательству, признаются действительными. Виды же деятельности, требующие специального разрешения или подлежащие лицензированию, осуществляются после получения специального разрешения или лицензии.

1.2 Организационная структура ООО «БухгелтерФон Сервис»

Управление организацией должно осуществляться на базе определенной организационной структуры. Структура организация и его подразделений определяется организацией самостоятельно. При разработке организационной структуры общества с ограниченными возможностями по разработке и сопровождению программного обеспечения необходимо было обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям. При этом требовалось выполнить следующие условия:

- решение одних и тех же вопросов не должно находиться в ведении разных подразделений;

- все функции управления должны входить в обязанности управляющих подразделений;

- на данное подразделение не должно возлагаться решение вопросов, которые эффективнее решать в другом подразделении.

Известно, что структура управления может изменяться во времени в соответствии с динамикой масштабов и содержания функций управления, в связи с изменяющимися требованиями окружающего мира и т.п.

В основу структуры управления организацией положена определенная система. Известно три основные системы управления производством:

- линейная;

- функциональная;

- смешанная.

Линейная - представляет собой схему непосредственного подчинения по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим. Это система достаточно проста и может быть эффективна, если не велико число рассматриваемых вопросов и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях.

Функциональная - система представляет собой схему подчинения нижестоя-щего подразделения ряду функциональных подразделений, решающих отдельные вопросы управления - технические, плановые, финансовые и т.п. В этом случае указания поступают более квалифицированные. Однако подчиненные подразделения не всегда знают, как согласовать полученные указания, в какой очередности их выполнять. В чистом виде эта система используется очень редко.

Наиболее распространена смешанная система, в которой сочетается линейная и функциональная системы.

1.2.1 Общие положения, функции и задачи управления

Структура ООО «БухгалтерФон Сервис» имеет централизованный тип, вид структуры «дерево», представлена в приложении А ВКР. Структура «дерево» сочетает в себе признаки линейной структуры (вертикальное подчинение) и горизонтального функционального деления на достаточно специализированные автономные функции (или линейно-функциональная). Это позволяет сохранить в ней высокую управляемость и обеспечить достаточную эффективность за счет специализации функций.

Возглавляет организацию генеральный директор, который напрямую подчиняется собранию учредителей компании - фирма «1С» и другие. Администрацию «БухгалтерФон» представляют генеральный директор, маркетолог-дизайнер и главный бухгалтер. Администрация компании расположена в г.Одинцово Московской области и состоит их генерального директора, главного бухгалтера и новой с 2014г. должности - маркетолога-дизайнера.

Функции (должностные обязанности) генерального директора:

- занимается развитием бизнеса: позиционированием, функционалом, канна-лами продвижения, интеграцией, стратегическим партнерством, орг.структурой, ключевыми кадрами, передачей пожеланий в работу;

- отвечает за финансовые вопросы, орг.структуру, общие вопросы управления, нештатные ситуации;

- взаимодействует с учредителями компании и руководителями по стратеги-ческим и тактическим вопросам.

- отвечает за деятельность компании перед «внешним миром» и сотрудни-ками.

Задачи генерального директора: увеличивать оборот, прибыль, активы и капитализацию бизнеса.

Функции (должностные обязанности) главного бухгалтера:

- занимается учетом первичной документации, ведением бухгалтерского, налогового и кадрового учета компании и обособленных подразделений, административными функциями (выдача справок, расчет начислений и т.п.), консультирует сотрудников по бухгалтерским и кадровым вопросам;

- отвечает за порядок и правильность ведения учета, своевременность сдачи отчетности, отслеживание финансовых рисков;

- взаимодействует с фискальными органами.

Задачи главного бухгалтра: правильно вести учет, своевременно сдавать отчетность, минимизировать налоги и налоговые риски.

Функции (должностные обязанности) маркетолога-дизайнера:

- занимается формированием торговых предложения для клиентов, партнеров и вендоров, развивает конкурентные свойства и области применения продукта, промо материалы, каналы продвижения и воздействия, контролирует ценовую политику и развитие конкурентов;

- отвечает за продуктовую линейку, «внешний вид», публичные материалы, имидж и восприятие компании, ценообразование продуктов и услуг.

Задачи маркетолога-дизайнера: повышать коммерческую привлекательность, способы и каналы монетизации продуктов компании.

На сегодняшний день сложилась ситуация, когда все чаще в научной (социологической, психологической, экономической и др.) литературе и в бизнесе употребляется термин команда. И так как этот термин был включён в научный лексикон совсем недавно, то до сих пор отсутствует чёткое, единое понимание смысла этого термина, его жесткое аксиоматическое определение.

Командой называют небольшое количество человек (чаще всего 5-7, реже до 15-20), которые разделяют цели, ценности и общие подходы к реализации совместной деятельности, имеют взаимодополняющие навыки; принимают на себя ответственность за конечные результаты, способны изменять функционально-ролевую соотнесенность (исполнять любые внутригрупповые роли); имеют взаимоопределяющую принадлежность свою и партнеров к данной общности (группе). Управленческая команда состоит из группы специалистов, принадлежащих к различным сферам организационной деятельности и работающих совместно над решением тех или иных проблем.

В ООО «БухгалтерФон Сервис» единицей структурного подразделения была выбрана команда. Генеральному директору подчиняются команда разработки, команда эксплуатации и техподдержки, а также команда продвижения.

Команда разработки состоит из главного программиста (1 штатная единица), старшего программиста (3 штатные единицы), программисты и тестировщики (12 и 4 штатные единицы соответственно), которые подчиняются руководителю команды – технический директор.

Функции (должностные обязанности) технического директора:

- руководит командой разработки, участвует в развитии продуктовой, технологической стратегии, интеграции, консультирует сотрудников по вопросам архитектуры, разработки и технологий;

- отвечает за развитие и конкурентноспособность архитектуры, применяемые технологии, процессы создания, отладки и выпуска кода.

Подчиняется генеральному директору. Является лицом компании по вопросам архитектуры, разработки, интеграции и технологий.

Задачи технического директора: проектировать и производить конкурентоспо-собные продукты для партнеров, вендоров и клиентов в разумные сроки.

Функции (должностные обязанности) главного программиста:

- осуществляет оперативное руководство программистами и тестировщиками в команде разработки, участвует в развитии технологической стратегии;

- отвечает за подготовку и реализацию оперативного плана разработки.

Подчиняется техническому и генеральному директору. Является координатором работы программистов и тестировщиков.

Задачи главного программиста: организовать выполнение оперативного плана, производить конкурентоспособный продукт в разумные сроки.

Функции (должностные обязанности) старшего программиста:

- занимается созданием и отладкой кода по поставленным задачам самостоятельно и совместно с отраслевой группой программистов, участвует в развитии технологической стратегии;

- отвечает за качество кода и выполнение сроков реализации отраслевой группой программистов;

- взаимодействует со специалистами по качеству продукта.

Подчиняется техническому директору и главному программисту.

Задачи старшего программиста: обеспечить выполнение оперативного плана разработки и выпуск отраслевой группой программистов качественного кода (без ошибок, с хорошей читаемостью, оптимальностью и достаточной гибкостью).

Функции (должностные обязанности) программиста:

- занимается созданием и отладкой кода по поставленным задачам внутри отраслевой группы программистов;

- отвечает за качество выпускаемого кода и выполнение сроков реализации;

- взаимодействует с тестировщиками и специалистами по качеству продукта.

Подчиняется главному и старшему программисту. Программисты располагаются как в офисе на Украине в г.Кривой Рог, так и в самом многочисленном офисе г.Оренбург.

Задачи программиста: в заданный срок выпускать код высокого качества (без ошибок, с хорошей читаемостью, оптимальностью и достаточной гибкостью).

Функции (должностные обязанности) тестировщика:

- занимается тестированием разрабатываемого кода, поиском участков нестабильного поведения продукта (в т.ч. барьеров), является фильтром качества при выпуске кода в эфир, совершенствованием способов тестирования;

- отвечает за техническую стабильность кода, соответствие техническим требованиям, снижение количества ошибок, присутствующих в эфире.

Подчиняется главному и старшему программисту. Располагеются сотрудники данной специальности в г.Кривой Рог Днепропетровской области, Украина.

Задачи тестировщика: снижать количество ошибок в эфире, помогать программистам выпускать качественный код в заданные сроки.

Команда эксплуатации и техподдрежки включает в свой состав системных администраторов (2 штатные единицы), специалистов по качеству продуктов (4 штатные единицы), специалистов технической поддержки (1 сотрудник), подчиняющихся исполнительному директору.

Функции (должностные обязанности) специалиста по качеству продукта:

- занимается контролем работы компонентов Инфраструктуры (следит за их правильной работой, логикой, скоростью, удобством пользования и документацией). Контролирует передачу пожеланий в разработку (полноту описания, логику, эскизы, соотношения с другими свойствами). Участвует в бета-тестировании вводимых функций;

- отвечает за качество описания функционала и пожеланий, скорость и пра-вильность работы эфирного функционала, бета-тестирование вводимого функционала и документирование;

- взаимодействует с программистами по вопросам реализации задач (логика, скорость и пользовательских качества). Протоколирует изменение задач при возникновении новых обстоятельств во время реализации.

Подчиняется исполнительному директору. Является первой инстанцией при решении вопросов с разработчиками.

Задачи специалиста по качеству продукта: улучшать качественные характеристики продукта (скорость работы, удобство, простоту), снижать количество обращений Партнеров и Вендоров на техподдержку (категория «Ошибки» и «Неправильные действия»), повышать внутреннюю связность задач в Redmine, документировать функционал.

Функции (должностные обязанности) старшего специалиста технической поддержки:

- осуществляет оперативное управление и контроль работы специалистов тех-нической поддержки. Консультирует всех заинтересованных (партнеров, сотрудников) по техническим вопросам пользования инфраструктурой (разъясняет, обучает, помогает разобраться), проводит вебинары по вопросам технической поддержки, собирает опыт партнеров по эксплуатации инфраструктуры, выявляет и регистрирует пожелания;

- отвечает за оперативное решение технических вопросов (трудностей/препят-ствий) у партнеров и вендоров.

Подчиняется исполнительному директору. Является первой инстанцией при решении технических вопросов у партнеров и вендоров, взаимодействует со специалистами по качеству продукта и региональными менеджерами.

Задачи старшего специалиста технической поддержки: обеспечивать оперативную помощь Партнерам, решать технические проблемы, структурировать частые вопросы и предлагать пути снижения их количества.

Функции (должностные обязанности) специалиста технической поддержки:

- консультирует всех заинтересованных (партнеров, сотрудников) по тех-ническим вопросам пользования инфраструктурой (разъясняет, обучает, помогает разобраться), собирает опыт партнеров по эксплуатации инфраструктуры, выявляет и регистрирует пожелания;

- отвечает за оперативное решение технических вопросов (трудностей/препят-ствий) у партнеров и вендоров.

Подчиняется исполнительному директору и старшему специалисту технической поддержки. Является первой инстанцией при решении технических вопросов у партнеров и вендоров, взаимодействует со специалистами по качеству продукта и региональными менеджерами.

Задачи специалиста технической поддержки: помогать партнерам решать технические проблемы, структурировать частые вопросы и предлагать пути снижения их количества.

Функции (должностные обязанности) старшего системного администратора:

- обеспечивает бесперебойную работу серверных частей инфраструктуры, техники и программного обеспечения, эксплуатируемого в компании, развитие серверных и компонентов инфраструктуры, проведение регламентных работ и автоматизацию бизнес процессов компании;

- отвечает за доступ, резервирование и сохранность данных, доступность Инф-раструктуры и информационной системы компании.

Подчиняется исполнительному директору.

Задачи старшего системного администратора: обеспечивать непрерывную работу инфраструктуры и информационных системных систем Компании, профилактику и устранение сбоев, резервирование данных.

Еще одним структурным подразделением компании является команда продвижения. Возглавляется команда директором по региональному развитию. В его подчинении находятся пять региональных менеджеров.

Функции (должностные обязанности) директора по региональному развитию:

- руководит командой региональных менеджеров, участвует в развитии сбытовой стратегии, тактики, продуктовой и ценовой политики, структурирует опыт продвижения и внедрения, обеспечивает сбор и регистрацию пожеланий;

- отвечает за продвижение продуктов и услуг компании в канале дистрибуции, развитие канала, подготовку методических и обучающих материалов;

Подчиняется генеральному директору. Является лицом компании по вопросам продвижения, отвечает за «пропаганду», продвижение продуктов и услуг, взаимодействие с каналом дистрибуции.

Задачи директора по региональному развитию: обеспечивать рост подклю-чений, внедрений и потребления продукта, увеличивать продажи доп. функций.

Функции (должностные обязанности) регионального менеджера:

- занимается продвижением продуктов и услуг компании, консультационной поддержкой, агитирует, обучает, проводит вебинары, участвует в семинарах дистрибьюторов;

- взаимодействует с дистрибьюторами, партнерами и вендорами, выявляет и регистрирует пожелания.

Подчиняется директору по региональному развитию. Является лицом компании по вопросам продвижения, занимается «пропагандой», сбором и структурированием обратной связи и пожеланий.

Задачи регионального менеджера: повышать уровень подключений, внедрения, потребления продукта и продаж дополнительных функций.

1.2.2 Задачи и функции структурного объединения по подбору кадров ООО «БухгалтерФон Сервис»

На предприятии ООО «БухгалтерФон Сервис» работа персонала происходит согласно пяти принципам кадровой политики:

- испытательный срок устанавливается на усмотрение руководителя от 1 до 3 месяцев;

- оплачиваемый отпуск предоставляется раз в полгода сроком не более чем на 2 недели по договоренности к руководителем, ориентируясь на график отпусков;

- работа должна быть только в офисе. По договоренности с руководителем может быть дистанционная работа на дому;

- схема оплаты труда (в зависимости от подразделения и должности): оклад, оклад + премия, оклад (грейд) + премия;

- обязательное участие в ежегодной Buhphone Conference.

В компании помимо описанных в пункте 1.2.1 дипломной работы специалистов имеют место также фронт специалисты.

Фронт-специалисты - специалисты компании, по роду деятельности взаимодействующие с партнерами и «внешним миром».

В целях улучшения качества, работа всех фронт-специалистов контролируется и оценивается:

- записываются разговоры по телефону;

- фиксируется переписка в почте, online помощнике на сайте и в buhphone;

- анализируются выступления и ответы на вопросы на вебинарах и публичных мероприятиях.

Ежемесячно каждому фронт-специалисту выставляется оценка (по 5-ти бальной шкале) по трем критериям:

- компетентность - означает, что специалист ориентируется в проблеме/зада-че/вопросе, знает и понимает что говорит/пишет, использует правильную терминологию;

- проницательность - означает, что специалист понятен собеседнику и окру-жающим, говорит/пишет правильными словами, позитивен и конструктивен, точен в формулировках;

- цель - разговор/переписка способствует продвижению Buhphone.

Выставление оценок фронт-специалистам производят директор по региональному развитию и исполнительный директор, оценки являются публичными.

В целях улучшения качества разработки, весь процесс разработки также контролируется и оценивается:

- ведется учет задач, задачи классифицируются по бизнес-значимости, связности с другими задачами, сложности;

- ведется мониторинг количества и типов ошибок, регистрируемых в эфире;

- измеряется скорость работы бизнес-значимых функций в эксплуатируемых релизах;

- ведется мониторинг обращений на техподдержку и структура проблем.

Ежемесячно по каждому программисту (или по отраслевой группе программистов):

- определяется количество ошибок, зарегистрированных в эфире;

- определяется количество задач, опубликованных в эфир.

Ежемесячно по каждому специалисту по качеству:

- определяется скорость выполнения бизнес-значимых операций.

Кадровая служба (также отдел кадров предприятия) - совокупность специализированных подразделений в структуре предприятия (с занятыми в них должностными лицами - руководителями, специалистами, техническим персоналом), призванных управлять персоналом предприятия.

Функции отдела кадров многочисленны и охватывают весь цикл от приема сотрудника на предприятия, контроля его деятельности, до выбытия из компании. Конкретно в ООО «БухгалтерФон Сервис» функции таковы:

- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством (профессорско-преподавательский состав, административно-управленческий, учебно-вспомогательный и обслуживающий персонал);

- учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой дея-тельности работников;

- регистрация, хранение, заполнение трудовых книжек, ведение установлен-ной документации по кадрам;

- ведение и хранение личных дел сотрудников института, подготовка к сдаче и сдача в архив;

- составление графика отпусков и контроль за его исполнением;

- оформление и регистрация больничных листов;

- учет материалов по поощрениям и награждениям;

- подготовка документов по оформлению пенсий работникам;

- издание приказов по работникам института (прием, увольнение, перевод работников, установление надбавок и доплат, поощрения и наказания и др.);

- издание отпускных приказов;

- оформление командировок и издание приказов по командировкам;

- подготовка документов для представления их в орган социального обеспечения для назначения пенсий;

- составление различных видов отчетов по сотрудникам института;

- подготовка и участие в проведении аттестации сотрудников института;

- ведение электронной базы по работникам института;

- прием, ведение и хранение личных дел студентов института по всем формам обучения;

- выдача копий документов, хранящихся в личном деле студента;

- регистрация и проверка приказов по студентам (прием, перевод, восстанов-ление, отчисление, поощрение и др.);

- подготовка статистических отчетов о движении контингента студентов в ин-ституте по всем формам обучения;

- ведение и сдача личных дел выпускников и отчисленных студентов в архив;

- работа с учетом бланков документов государственного образца.

В рассматриваемом предприятии нет кадровой службы. Тем не менее функции и задачи специалистов отдела кадров, описанные выше и вся деятельность по кадрам возложена на главу офиса в г.Оренбург – исполнительный директор. Помимо кадровых обязанностей, исполнительный директор выполняет следующие функции (должностные обязанности):

- руководит командой эксплуатации и технической поддержки, обеспечивает поддержку текущего функционала у партнеров, вендоров и клиентов, ввод в эксплуатацию нового функционала, документирование и информирование заинтересованных участников;

- отвечает за доступность инфраструктуры и ее техническую поддержку, документацию и структурирование опыта эксплуатации;

- является руководителем обособленного подразделения (ОП) в г.Оренбурге, в связи с этим курирует административные вопросы по деятельности ОП и вопросы бизнес-процессов компании.

Подчиняется генеральному директору ООО «БухгалтерФон Сервис». Испол-нительный директор является лицом компании по вопросам эксплуатации инфраструктуры, технической поддержки партнеров и вендоров, отвечает за правильность бизнес процессов внутри компании.

Задачи исполнительного директора компании сформированы в плане обеспечения:

- непрерывной доступности инфраструктуры;

- приемлемой скорости работы;

- простоты использования;

- интеграции;

- актуальной документации;

- оперативного решения технических вопросов у партнеров и вендоров.

1.3 Анализ информационных потоков ООО «БухгалтерФон Сервис»

Согласно теории управления все структурообразующие элементы, входящие в состав исследуемого объекта, связаны между собой информационными потоками. Под информационным потоком понимается сложившееся или организованное на новой технической базе движение набора данных в определенном направлении при условии, что у этих данных есть общий источник и приемник.

Для каждого информационного потока существует либо набор документов, либо совокупность устных потоков информации.

В приложении Б дипломной работы представлена схема информационных потоков, связывающих исполнительного директора Оренбургского офиса ООО «БухгалтерФон Сервис» с элементами внешней среды управления – другими сотрудниками предприятия и партнерами.

Все информационные потоки принято делить на входящие, те которые являются источником поступления информации для исполнительного директора, исходящие, т.е. отчеты, которые являются результатом деятельности исполнительного директора.

Дата добавления: 2015-08-17