Читайте также:
|
Бланк документа - это стандартный лист бумаги с воспроизведёнными типографским способом постоянными элементами.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
4.3. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).
4.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
4.8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
4.9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
7. Требования к оформлению реквизита «наименование организации автора документа».
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. 1
На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. 2
Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке письма
При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).
Рис. 2.
Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке приказа организации
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.3
Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.4
Рис. 3.
Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке письма организации
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.5
Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.
Наименование организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.6 При этом выделяют три вида бланков документов по автору:
- бланк организации;
- бланк структурного подразделения;
- бланк должностного лица.
Для последних двух видов бланков под наименованием организации должно указываться наименование структурного подразделения или должностного лица.
Примеры оформления реквизита "Наименование организации" на бланках структурного подразделения и должностного лица приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида.
В пределах границ зоны расположения реквизит "Наименование организации" размещают одним из способов:
8. Требования к оформлению реквизита «справочные данные об
организации».
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации.1 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).
В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Справочные данные об организации"
Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использование продольного бланка. 2
Рис. 2.
Пример оформления реквизита "Справочные данные об организации"
Реквизит "Справочные данные об организации" используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают. 3
9. Требования к оформлению реквизита «адресат».
Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.1
В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.2
При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.3
Например:
| Федеральное архивное агентство |
При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.
Например:
| ЗАО "Термика" Управление производства и внедрения информационных систем |
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.4
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.5
Например:
| Администрации районов Московской области |
При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией.6 Между инициалами и фамилией должен быть пробел.
Например:
| Генеральному директору ЗАО "Термика" А.Г. Цицину |
или
| ЗАО "Термика" Генеральному директору А.Г. Цицину |
Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Адресат" на письме
Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается вопросом, изложенным в документе. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.7
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.8 Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об организациях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.9
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.10
Например:
| ЗАО "Термика" ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419 |
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.11
Например:
| Образцову О.П. Волгоградский пр., д. 5, кв. 12, Москва, 109316 |
Почтовый адрес – местонахождение пользователя с указанием почтового индекса соответствующего объекта почтовой связи.12
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" должен оформляться в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, согласно которому реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
Например:
ул. Орджоникидзе, д.11, Москва, 115419
или
ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264
Строки реквизита "Адресат" центрируются по отношению к самой длинной строке или выравниваются по левому краю.
Например:
| ЗАО "ТЕРМИКА" ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419 |
Для реквизита "Адресат" на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения.13
Пример оформления отметок для реквизита "Адресат" на бланке письма приводится в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.3, Б.4).
Пример оформления бланка письма без отметок для реквизита "Адресат" приводится на рисунке Б.2 приложения Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
10. Требования к их оформлению даты в документе.
Дата официального документа – это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. 1
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).2
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). 3
Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания. 4
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.5
Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять 05.06.2009.
Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.6
Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.7
Дата добавления: 2015-08-17; просмотров: 356 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| Функции документа | | | Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования. |