Информационное обеспечение офиса

Информационное обеспечение - это совокупность единой системы классификации кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Требования к информационному обеспечению: удовлетворение информационных потребностей органов управления; правильный отбор первичных сведений и источников информации; правильная систематизация и классификация информации; непрерывность процесса сбора и переработки информации; отсутствие дублирования информации; проверка корректности (непротиворечивости); многократное использование информации; приведение к общему формату; фильтрация и актуализация информации; уменьшение количества документов.

Действия с информацией в процессе информационного обеспечения:

- ввод и передача данных (глобальные компьютерные сети, локальные сети, бумажные);

- хранение информации (целостность, предметная ориентация данных, историчность, многоуровневое хранение), то есть организация информационных хранилищ на разных уровнях;

- обработка и анализ информации (создание простых и сложных запросов) - прогнозирование и моделирование бизнес-процессов и поддержка принятия решений;

- представление информации - формирование документов и отчетов, которые представляются органам управления. В настоящее время существует множество программных продуктов, обеспечивающих информационные технологии автоматизации офиса. К ним относятся:

Текстовые процессоры - предназначены для создания и обработки текстовых документов. Подготовленные текстовые документы могут быть распечатаны, а также переданы по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера оказывается эффективный вид письменной коммуникации.

Табличные процессоры - позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Пользователь имеет возможность вводить табличные данные, обрабатывать их, проводить необходимые вычисления и т.д.

Электронная почта позволяет пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную задачу.

Видеотекст основан на использовании компьютера для получения, отображений текстовых и графических данных на экране монитора.

Специализированные программы управленческой деятельности: ведение документов, контроль исполнения приказов и т. д.

Дата добавления: 2015-08-20