Этапы участия в выставке

Существует 3 основных этапа участия в выставке:

· подготовка выставки (включает в себя: составление перечня выставляемых туристских услуг; определение размера и составление плана выставочного стенда; заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги; изготовление рекламных материалов – информационных листков, плакатов, буклетов, проспектов, сувениров; подготовка информационных материалов – описаний, прайс-листов, папок стендистов; проведение рекламы; выбор и подготовка стендистов и персонала; составление сметы затрат).

На начальном этапе необходимо определить размер выставочного модуля, который играет определенную представительскую роль. Значительное влияние на успешное участие в выставке оказывает оригинальное оформление стендов, расстановка экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Необходимо шире использовать нестандартные решения и композиции, но не в ущерб обзору и демонстрации экспонатов. Возможны варианты оформления нестандартных стендов (по размерам и конфигурациям по принципу «кто платит, то и музыку заказывает»), при условии, что он впишется в отведенное место и это будет заблаговременно согласовано с оргкомитетом.

Выставочная экспозиция делится на несколько условных зон:

· выставочная (расположение экспонатов с учетом их функционирования и места для работы стендистов);

· офис (место для заключения договоров, ведения переговоров и отдыха сотрудников);

· вспомогательная (место для складирования упаковки от экспонатов, небольшого запаса информационно-рекламных материалов).

Частыми ошибками и «проколами» экспондентов являются непредусмотренные и непродуманные вопросы:

· место для одежды (одежда стендистов, портфели и сумки часто бывают разбросаны по стенду, что создает впечатление неопрятности; в комплексе выставочного стенда должны быть предусмотрены стационарные раздевалки, вешалки, шкафы, учитывающие сезонность);

· место для отдыха (предусмотреть место для кратковременного отдыха стендистов и их питания);

· место для посуды и приготовления напитков (необходимо при условии проведения переговоров, заключении контрактов, договоров с целью приготовления чая, кофе, прохладительных напитков);

· склад (место для хранения запасов информационно-рекламного материала, сумок, портфелей и т.п.);

· место для переговоров (закрытое – при наличии шумных экспонатов на стенде; предусмотреть наличие вариантов договоров, коммерческих предложений, прайс-листов, рекламных материалов, чистой бумаги);

· место для рекламных и информационных материалов (папки стендистов должны находиться у их в руках или иметь постоянное место, которое не видно посетителям, которые могут «забрать» ее с собой; часть рекламных материалов следует разложить в свободном доступе посетителям на специальном открытом стеллаже или в витринном шкафу; представить материалы для постоянных и солидных клиентов, руководителей фирм, посещающих стенд, разместив их в офисе вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров).

План стенда должен соотноситься с выбранным перечнем представляемых товаров и услуг; предусмотреть место для каждого экспоната, которые можно расставить на одном или на нескольких уровнях в зависимости от их габаритов и размеров плакатов, внешнего вида, значимости и плана стенда.

При расположении информационно-рекламных материалов необходимо соблюдать ряд правил создания выставочной экспозиции:

· перед планировкой расположения экспонатов определите, в каком направлении будет двигаться основной поток посетителей (обычно – от входных дверей к выходу или в направлении следующего стенда, или ‑ зала), чтобы этому потоку были видны экспонаты;

· работающие стендисты не должны перекрывать посетителям обзор основных экспонатов;

· при использовании на стенде компьютера или другой демонстрационной техники, которая будет привлекать посетителей предположительно длительное время, предусмотрите место для них так, чтобы группа стоящих и разглядывающих их посетителей не мешала работе остальных стендистов и общему потоку посетителей на стенде;

· поясняющие надписи или плакаты должны размещаться рядом или над экспонатом, легко читаться от границы выставочного стенда.

Перспективные товары, услуги и направления деятельности фирмы должны находиться на самом выгодном, хорошо просматриваемом месте.

В качестве оформительских материалов на стенде используются: плакаты, диаграммы, фотографии, количество которых не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, не воспринимается и не усваивается посетителем.

Большое значение при оформлении стенда имеют композиции из зелени и цветов. Живые цветы не всегда удобны, поэтому используются искусственные.

Надписи и плакаты, расположенные рядом друг с другом, должны взаимно дополняться.

Рациональность, продуманность и эстетичность оформления стенда определится в первые часы работы выставки: неполная информативность вызовет много дополнительных вопросов со стороны посетителей, эстетичность и необычность привлечет дополнительных посетителей. Во время выставки можно вносить корректировки, изменения, учитывая ошибки. Выставка – это учеба для дизайнеров, партнеров и конкурентов, поэтому каждый раз рекомендуется менять экспозицию.

Работа с оргкомитетом начинается после принятия решения об участии в выставке, поэтому согласие об участии в выставке оформляется договорными отношениями, которые включают в себя основной договор, состоящий из обязательных разделов:

· предоставление аренды выставочной площади (открытой или закрытой);

· аренда и монтаж выставочного оборудования (стены выставочного модуля в соответствии с планом выставочного стенда);

· установка розеток, дополнительных светильников;

· аренда и установка подиумов под экспонаты;

· предоставление дополнительных услуг или оборудования, вешалок, шкафов, холодильника, мойки, паласа, телефона, столов, стульев;

· надпись на фризе (название фирмы над экспозицией);

· публикации сведений в каталоге выставки;

· услуги грузчиков и автопогрузчика (при необходимости).

Часть услуг предоставляется бесплатно за счет аренды выставочной площади (чем больше выставочная площадь, тем больше спектр бесплатных услуг и объем дополнительного оборудования).

Тщательно продумайте текст, предоставлямый в каталог, который долго хранится у специалистов и руководителей, предоставив полную, но не перегруженную подробностями информацию.

За день до открытия выставки проследите, все ли оборудование установлено в соответствии с поданными ранее заявками. Часто некоторые услуги и установка оборудования производятся в день открытия выставки. О всех недоработках сразу же сообщайте в оргкомитет выставки. Во избежание рассогласований предусмотрите, чтобы все переговоры с оргкомитетом вел один человек.

Дата добавления: 2015-07-25