Мастер отчетов

Мастер отчетов предоставляет более обширные средства для создания и настройки отчетов. Он позволяет:

· выбрать поля из одной или нескольких таблиц и запросов;

· сгруппировать записи по определенным полям;

· отсортировать записи в отчете по четырем (или менее) полям;

· вывести при необходимости итоговые величины, а также скрыть основанные на них подчиненные записи;

· выбрать макет отчета (ступенчатый, блок, структура и т.д.) и ориентацию страницы (книжную или альбомную);

· выбрать стиль отчета (обычный, строгий и т.д.)

В качестве примера создадим однотабличный ленточный отчет для таблицы Адреса.

1. В окне базы данных выделите таблицу Контакты.

2. Выберите пункт Отчет в раскрывающемся списке кнопки Новый объект на панели инструментов.

3. Щелкните дважды на пункте Мастер отчетов.

4. На первом шаге мастера убедитесь в том, что в списке Таблицы и запросы выбрана таблица Контакты.Затем выделите поле КодКонтакта и щелкните на кнопке >. Повторите последнее действие для всех полей таблицы «Задание 1 - Адресная книга.xls».Щелкните на кнопке Далее.

5. На следующем шаге мастера выберите поле для группировки: щелкните дважды на поле КодКонтакта, чтобы сгруппировать записи отчета по данному полю. Щелкните на кнопке Далее.

6. На следующем шаге выберите порядок сортировки записей в отчете. В первом раскрывающемся списке выберите поле по которому будут сортироваться записи, например Фамилия. Кнопкой, справаот списка, выберите вариант сортировки: по возрастанию или по убыванию. Щелкните кнопку Далее.

7. Выберите макет отчета (например, Ступенчатый) и в группе Ориентация установите переключатель Альбомная. Щелкните на кнопке Далее.

8. Выберите стиль отчета и щелкните кнопку Далее.

9. На последнем шаге дайте имя отчету и щелкните на кнопке Готово.

Когда мастер закончит свою работу, отчет будет открыт в окне предварительного просмотра. В окне предварительного просмотра отчет выглядит почти так же, как он будет выглядеть напечатанным на принтере. Окно предварительного просмотра имеет собственную панель инструментов. Назначение кнопок следующее (слева на право):

· кнопка со списком Вид позволяет перейти в режим конструктора;

· кнопка Печать посылает отчет на принтер без открытия диалогового окна Печать.

· кнопка Масштаб осуществляет переключение масштаба отображения между 100% и одной страницы целиком;

· кнопка Одна страница отображает целиком одну страницу отчета;

· кнопка Две страницы отображает целиком две страницы отчета;

· кнопка Несколько страниц открывает палитру для выбора числа отображаемых страниц (всего до шести).

· раскрывающийся список Масштаб предлагает выбор масштаба отображения от 10% до 200%;

· кнопка Закрыть возвращает вас к тому окну, которое было открыто до открытия окна предварительного просмотра;

· кнопка со списком Связи с Office обеспечивает экспорт отчета в приложения MS Word или MS Excel.

· кнопка Окно базы данных активизирует окно базы данных без закрытия окна предварительного просмотра;

· кнопка со списком Новый объект позволяет перейти к созданию объектов базы данных, т.к. таблицы, запросы, макросы, отчеты и модули.

· кнопка Справка по MS Access активизирует Помощника по Office.

Чтобы открыть готовый отчет в окне предварительного просмотра, можно воспользоваться следующими способами:

1. в окне базы данных выделите имя отчета и щелкните на кнопке Просмотр панели инструментов (кнопка с лупой).

2. в окне базы данных щелкните правой кнопкой мыши на отчете и выберите в контекстном меню команду Предварительный просмотр.

3. выделите имя отчета и щелкните в меню Файл команду Предварительный просмотр.

4. просто дважды щелкните на имени отчета в окне базы данных.

Дата добавления: 2015-07-20