Закупочная логистика. Задачи и функции

1. Закупочная логистика — это процесс обеспечения предприятий материальными ресурсами, размещения ресурсов на складах предприятия, их хранения и выдачи в производство. Она определяет, что, сколько, у кого и на каких условиях закупить и как реализовать принцип системности, т. е. синхронизировать закупки с производством и сбытом, а также деятельность предприятия с поставщиками.

Цель закупочной логистики — обеспечение предприятия материальными ресурсами с максимальной экономической эффективностью. Эта цель может быть рассмотрена в трех случаях в зависимости от того, на каком уровне детализации рассматривать отдел закупок:

→ в первом случае отдел закупок обеспечивает интеграцию предприятия в макрологистическую систему посредством работы с поставщиками;

→ во втором — отдел закупок, являясь элементом логистической системы предприятия, должен согласованно действовать в цепи снабжение — производство — сбыт;

→ в третьем случае отдел закупок — самостоятельная система.

Следовательно, для успешной деятельности он должен удовлетворять принципам логистики. Эффективная деятельность отдела во многом зависит от соответствия его принципу системности, грамотной системной организации.

Рассмотрим два подхода к организации службы снабжения на предприятии: традиционный (характерен для предприятий отечественной промышленности) и логистической.

При традиционном подходе затруднена реализация принципа системности при обеспечении предприятия ресурсами. Задачи закупочной логистики решаются различными подразделениями предприятия. Задачи, что закупить и сколько закупить, возложены на управление по материальным ресурсам и решаются дирекцией по производству. Они же занимаются выполнением работ по организации складирования приобретенных ресурсов.

Задачи же, у кого закупить и на каких условиях, решают управлением по закупкам. Это управление по закупкам занимается заключением договоров, контролем за их исполнением и организацией доставки закупленных ресурсов. Такое разделение между различными службами сильно усложняет эффективную реализацию функций закупочной логистики.

Данный недостаток устранен при логистическом подходе к организации службы снабжения. Все задачи логистики закуп возложены на дирекцию по материально-техническому снабжению. Она управляет тремя подразделениями, которые занимаются: управлением запасами (решение задач, что и сколько закупить), закупками (решение задач, у кого и на каких условиях закупить, заключение и контроль за исполнением договоров, организация доставки закупленных ресурсов) и складированием (организация складирования закупленных ресурсов). Такая структура позволяет использовать методы логистики для оптимизации движения материального потока в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.

2. Цели закупочной логистики достигаются путем выполнения ряде задач, которые можно разделить на две части: информационные задачи и задачи реализации. Эти группы задач состоят следующих подзадач:

→ информационных:

• определение продуктов и услуг, которые лучше приобрести на стороне, — задача "сделать или купить";

• поиск, оценка и выявление лучших поставщиков, цен, способов доставки продуктов и услуг — задача выбора поставщика;

→ задач реализации:

• соблюдение обоснованных сроков закупки сырья и комплектующих;

• обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них;

• соблюдение требований производства по качеству сырья комплектующих.

Общей проблемой для большинства компаний является определение порядка осуществления производственной программы: путь прочного, но не всегда экономически эффективного обеспечения материалами либо задержки выпуска продукции в связи затратами дополнительного времени на закупку экономичен выгодных материалов.

3. Закупочная логистика выполняет следующие функции.

→ формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирование потребности в них;

→ получение и оценка предложений от потенциальных поставщиков;

→ выбор поставщиков;

→ определение потребностей в материальных ресурсах и расчет количества заказываемых материалов и изделий;

→ согласование цены заказываемых ресурсов и заключение договоров на поставку;

→ контроль за сроками поставки материалов;

→ входной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе;

→ доведение материальных ресурсов до производственных подразделений;

→ поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складах.

Приведенные функции реализуются отделом закупок, взаимодействующим с другими отделами предприятия.

Основные стадии приобретения материалов:

1. Заявки на приобретение материалов составляются сотрудниками соответствующих отделов предприятия. В них содержится информация:

• о виде;

• количестве;

• времени получения материалов;

• подразделении, выдвинувшем заявку, ее авторе.

Заявки составляются с опережением, т. е. учитывают время, которое проходит между размещением заявки и поступление материала на предприятие. Увеличение этого времени позволяет уменьшить отрицательный эффект от форс-мажорных обстоятельств, которые могут повлиять на своевременное поступления поставок. С другой стороны, увеличение этого время приводит к росту запасов на предприятии и увеличивает расходы на хранение материальных ресурсов. Из этого следует, что заявки должны устанавливать минимальное время опережения, учитывающее возможности поставщиков и потребности предприятия. Таким образом, достигается максимальная экономическая эффективность.

2. Размещенные заявки анализируются в отделе снабжения. В этом анализе принимают участие также сотрудники подразделений выдвинувших эти заявки. Для анализа обычно используются методы функционально-стоимостного анализа и метод конструирования стоимости. Также для потребляемых ресурсов может решаться задача "сделать или купить". Его целю, является минимизация издержек по каждому виду закупаем материалов.

Анализ заявок должен дать ответы на вопросы:

→ оправданны ли запрашиваемые материалы;

→ можно ли использовать материалы с меньшей стоимостью;

→ возможно ли использование других видов материалов;

→ можно ли упростить конструкцию выпускаемого изделия;

→ присутствует ли вероятность снижения цены на запрашиваемые материалы поставщиком в случае его участия в разработке изделия.

При этом отдел материально-технического снабжения не им права самолично изменять конструкцию изделия и замен запрашиваемые ресурсы более дешевыми. Задачей отдела является лишь выработка рекомендаций, которые могут уменьшить стоимость заказа. Решение об использовании этих рекомендаций принимается на уровне функциональных подразделений предприятия.

Совместная работа отдела снабжения, конструкторского и технологического отделов позволяет вырабатывать технически и экономически выгодные решения, которые могут привести к совершенствованию конструкции изделия и технологии его изготовления на основе применения более качественных материалов с меньшей стоимостью.

3. Следующий этап в процессе приобретения материалов — выбор поставщиков. Основные критерии при выборе поставщиков:

→ его надежность;

→ качество поставляемых материалов;

→ сроки поставок;

→ удаленность от предприятия;

→ наличие у поставщика собственных производственных мощностей.

Информацию о поставщиках отдел материально-технического снабжения получает из разных источников, таких как:

→ личные контакты;

→ рекламные издания;

→ каталоги;

→ выставки и многие другие.

На основе этих источников составляется список наиболее надежных поставщиков, из которого выбирается вариант с наиболее выгодными условиями, исходя из затрат и сроков поставок. При размещении заказов на крупные партии целесообразно разделить их между несколькими поставщиками, что позволяет избежать форс-мажорных обстоятельств и проверить конкурентоспособность основного поставщика.

4. После выбора поставщиков непосредственно осуществляются закупки. На этом этапе производится выбор метода закупок (приобретение материалов одной партией, мелкими регулярными партиями, ежедневными или ежемесячными партиями, по мере необходимости, единичными закупками). Выбор метода закупок рассмотрен в вопросе 13. Во время этого этапа проводятся переговоры с поставщиками, разрабатываются условия поставок, оплаты и организации транспортировки материальных ресурсов. На основе выработанных решений заключается договор о поставках. При этом составляются графики поставок, в случае необходимости осуществляются таможенные процедуры, организовывается приемный контроль.

5. Не менее важная функция отдела снабжения — контроль качества поставки. Отделом контролируется само качество получаемых материалов, отслеживается брак, проверяются сроки поставок, и производится при необходимости корректировка графиков поставок при изменении экономических и производственных условий.

6. Сделка завершается после поступления заказанных материалов в соответствии с условиями контракта. На этом этапе отдел снабжения осуществляет приемку материальных ресурсов, подтверждающую, что заказанная продукция необходимого качества поступила в нужном количестве в оговоренное время условленную цену. Составляется документ о купле-продаже.

Дата добавления: 2015-07-19