Организация закупок и учет запасов

Все закупки компании условно можно разделить на две группы: централизованные закупки, которые осуществляются через головную компанию, и децентрализованные, или собственные, закупки подразделений по материально-техническому снабжению. Процесс централизованной закупки полностью реализован в системе, децентрализованной — находится в процессе опытной эксплуатации.

При централизованной закупке после утверждения плана МТО необработанные позиции, сгруппированные по группам закупок и базису поставки, отправляются в центральное закупочное подразделение головной компании для обработки. После получения реестра невыполненных заказов трейдер обрабатывает позиции на предмет наличия их на рынке и возможности закупки. Здесь же происходит проверка бюджета (цена поставщика не должна значительно отличаться от плановой цены).

По материалам, не доступным на рынке, центральное закупочное управление компании предлагает замены и отправляет их для согласования в дочернюю организацию. После утверждения новых позиций специалистами дочерней компании (корректировка плана МТО) они возвращаются в центр для обработки. Выбрав необходимые позиции, трейдер проводит по ним тендер. При этом происходит автоматический обмен информацией с электронной торговой площадкой (ЭТП): с помощью универсальных протоколов система интегрируется с любыми внешними торговыми площадками. Проводится анализ предложений поставщиков по тендерам, создается аналитическая справка по выбранным позициям (отражает все важные условия поставки). Осуществляется выбор поставщика, оформление договора с ним и дочерней компанией, заказавшей данный товар. Для оптимизации процесса работы с поставщиками последним предоставляется удаленный доступ на портал «Газпром нефти» (рис. 3). Уведомление поставщика о появлении в системе заказа на поставку проводится автоматически по электронной почте с последующим помещением заполненной формы заявки на платеж в репозиторий документов.

Рисунок 11– Работа с поставщиками

Отправив товар заказчику, поставщик вводит в систему счет-фактуру в электронном виде, которая регистрируется в качестве предварительной. При поступлении документа в дочернюю компанию происходит его регистрация со ссылкой на приложение к соответствующему договору, после подтверждения поставки товара статус автоматически обновляется и в дочерней, и в головной компаниях. Далее бухгалтерия осуществляет проводку документа поставщика и выставляет сбытовую фактуру в адрес дочерней компании.

Для контроля процесса доставки товара в дочернюю компанию в систему вводятся номера накладных и реквизиты транспортных средств. После этого товар считается отгруженным и отправляется к месту приемки. В момент прихода МТР в дочернюю компанию происходят их регистрация и обновление статуса фактуры в головной компании. Кладовщик создает первичный приемный акт (ППА), где указывает фактически поступившее количество товара (при этом система создает документ «Авизо об отправке») со ссылкой на предварительную счет-фактуру или заказ на поставку и подтверждает, что товар получен. На этом основании оформляется поступление материалов на склад и их списание на ответ-хранение. Одновременно изменение статуса видит и бухгалтерия, которая получает основание требовать оригиналы закрывающих документов. Поставщик в свою очередь может контролировать отгрузку с помощью отчетов.

Информация о поступлении материала инициирует в системе бухгалтерские проводки по дебету счета запасов и кредиту перерасчетного счета, таким образом количественно увеличивая запас материала. Вместе с поступлением материалов создается входящая партия материала с классификацией признаков партии (дата поступления, направление деятельности, главный специалист и т. д.). Процессы перемещения в структурные подразделения, списания и продажи материалов дочерним и сторонним предприятиям, а также сбора фактических затрат также фиксируются в системе.

Основанием для осуществления платежей является счет-фактура поставщика (последняя в свою очередь создается на основе заказа на поставку). По неоплаченным счетам-фактурам формируются задания на платеж. В рамках системы реализована функция электронного согласования заданий на платеж. В результате распечатывается весь выбранный блок утвержденных счетов-фактур (например, на конкретную дату), а на подпись руководителю приносятся только уже заранее одобренные им счета. Утвержденный платеж передается в бухгалтерию на оплату. После оформления платежных документов бухгалтер подтверждает платеж.

С помощью бумажных вариантов предварительного счета-фактуры, ППА кладовщика, приходного ордера проводится проверка счетов-фактур в системе, вносятся необходимые корректировки и осуществляется бухгалтерский учет. При этом в системе выполняются бухгалтерские проводки по дебету перерасчетного счета и кредиту счета поставщика, а также проводки по входящему НДС, формируется кредиторская задолженность. Данные механизмы позволяют организовать единый стоимостной и количественный учет запасов материалов в режиме реального времени.

Дата добавления: 2015-07-16