|
Читайте также: |
Коды (3,4). Они используются для автоматизированной обработки документов.
Код организации (3): Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа (от седьмого положения табулятора - после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм). Органы государственной власти и управления проставляют код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 "Органы государственной власти и управления" (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 "Юридические лица и индивидуальные предприниматели" (ОКЮЛП). Это постоянный код для организации, поэтому может быть отпечатан типографским способом.
Код документа (4). Реквизит проставляется на верхнем поле справа под кодом организации. При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 "Унифицированные документы" (ОКУД).
Дата (11). Место расположения реквизита — верхний левый угол формуляра-образца от нулевого положения табулятора (или границы левого поля). Оформляется она цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами: 08.07.2006. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, перед ней ставится ноль. Например, 1 января 2006 г. — 01.01.2006. После двух цифр числа и месяца ставятся точки, после четырех цифр года точка не ставится (например: 13.11.2006). Дата документа проставляется лицом, подписывающим его.
Датыподписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии», «Отметка о переносе данных на машинный носитель» оформляют цифровым способом.
При оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, допускается словесно-цифровой способ. Даты в текстах нормативных правовых актов оформляют словесно-цифровым способом: 8 июля 2006 г.
Регистрационный индекс (12). Это условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, присваемое ему при регистрации, и проставляемое в бланке на одном уровне с датой.
Для внутренних документов (приказов, протоколов) — это обычный порядковый номер с начала года.
Для исходящих документов (писем) регистрационный индекс складывается из нескольких частей, например 05-25/53, где 05 — индекс структурного подразделения, 25 — номер дела в номенклатуре; 53 — порядковый номер отправляемого документа.
Индексы приказов разных групп:(это порядковый номер в пределах каждого вида документов в течении одного календарного года)
№ 1 (приказ по основной деятельности);
№ 1-к (приказ по личному составу 75-летнего срока хранения);
№ 1-л (приказ по личному составу 3-летнего срока хранения);
№ 1-ад (приказ по административно-хозяйственной деятельности
Реквизиты «Дата» и «Регистрационный индекс» на бланках оформляются в виде трафарета: __________ № _____________.
Ссылка на дату и регистрационный индекс входящего документа (13) включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже даты и индекса исходящего документа. Этот реквизит бывает только на бланке для писем. На бланках для писем он выполняется в виде трафарета:
На № __________ от _______________
Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим:
На № 45—20/144 от 17.05.2009.
Гриф ограничения доступа к документу (15) проставляется на документах, содержащих секретную и конфиденциальную информацию. Реквизит располагается в правом верхнем углу документа от пятого положения табулятора (40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм) выше реквизитов “Адресат” и “Гриф утверждения”. Он включает слова “секретно”, “совершенно секретно”, “конфиденциально” или “КТ” (коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо проставлять номер экземпляра данного документа. Например:
КТ или Конфиденциально
ЭКЗ. №3 ЭКЗ. №1
Адресат (16). Реквизит проставляют в правой верхней части документа от четвертого положения табулятора (32 печатных знака от границы левого поля или 80 мм).
“Адресат” — сложный реквизит включающий в себя следующие части:
1) наименование учреждения и структурного подразделения (в именительном падеже);
2) указание должности и фамилии получателя (в дательном падеже);
3) почтовый адрес.
Все указанные составные части этого реквизита следует писать с новой строки. Знаки препинания между ними не ставятся, но сохраняются в середине строк, т. е. применяются правила открытой пунктуации:
Белорусский филиал “Мосэнергобанка”
Начальнику управления инженерно-
инвестиционной деятельности г-ну Ромашу О.М
ул. Луговая,61, 220078, г. Минск
Документ может адресоваться:
1. организации в целом;
2. структурному подразделению организации;
3. руководителю организации;
4. должностному лицу, не являющемуся руководителем;
5. частному лицу;
6. группе однородных учреждений (должностных лиц).
Состав реквизита “Адресат” меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа.
При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.
Например: Министерство финансов
Республики Беларусь
При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения.
Например: Министерство финансов
Республики Беларусь
Общий отдел
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.
Например: Министерство финансов
Республики Беларусь
Начальнику общего отдел
Г-ну Иванову А.В.
При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Директору Государственного
архива Минской области
Кушновой Е.В.
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата:
Директору Государственного
архива Минской области
Ляшук Г.И.
ул. Козлова, 26
220038, г. Минск
Если документ направляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно в именительном падеже:
Республиканские органы
государственного управления
Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, адресат оформляют в дательном падеже:
Руководителям республиканских
органов государственного управления
Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи: вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:
Столяровой Н.М.
ул. П. Глебки, д. 15, кв. 26
223120, п/оЛогоза
Логойского р-на
Минской области
На одном документе не должно быть более четырех адресатов, если адресатов больше, составляется список на рассылку и на каждом экземпляре пишется один адрес.
Список на рассылку
Письма Госкомархива от 25.02.200Х № 2-1/462
| Наименование Организации, Куда Направляется Документ | Наименование должности, Куда Направляется Документ | Почтовый адрес | Количество экземпляров | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Руководитель
структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи
Не допускается указывать нескольких адресатов на документе при направлении его в вышестоящий орган, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.
Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита "Адресат" при адресовании документа разовому корреспонденту.
На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес не проставляется. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
Почтовый адрес в реквизите "Адресат" оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.
Согласование служебных документов. Согласование является способом предварительной оценки существа проекта документа. Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).
Внешне согласование оформляется грифом согласования (25). Внутреннее согласование оформляется визой (26).
Гриф согласования (25). Располагается в левом углу после реквизита “Подпись” на лицевой стороне последнего листа документа. Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.
Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (печатают прописными буквами без кавычек и пробелов), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Директор государственного
учреждения «Национальный
архив Республики Беларусь»
Подпись а.с. Кравцов
13.10.2009
Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют по форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
экспертного совета
18.10.2009 №13
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Комитета по архивам и
делопроизводству при Совете Министров
Республики Беларусь
03.10.2009 № 11-10/116
Если грифов согласования несколько, они располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора (40 печатных знака от границы левого поля или 100 мм) При многочисленных согласованиях оформляют отдельный лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:
Лист согласования
прилагается
Визы (26). Визы проставляются ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа слева от нулевого положения табулятора (границы левого служебного поля) и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов. Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты:
Начальник отдела кадров
Подпись А.П.Павлович
21.11.2009
Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие. В исходящих документах (письмах, справках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации (так называемые “отпуска”), по тем же правилам, что и внутренние документы: визы проставляются слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже подписи или на оборотной стороне последнего листа документа. Второй вариант наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, постановлений, распоряжений, решений и др.), т.к. при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на них не воспроизводятся. При невозможности размещения визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования.
Первым визирует проект документа исполнитель, что подтверждает его ответственность за содержание, полноту, и качество документа. Затем визирование осуществляется в следующем порядке: руководители исполнителя; заинтересованные в документе должностные лица; представители общественных организаций (если необходимо); ответственные лица финансовых и экономических служб; заместитель руководителя фирмы, курирующий данный вопрос; главный бухгалтер (при необходимости); юристы; служба документационного обеспечения.
Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования. Например:
Юрисконсульт
Подпись Ю.А.Кладниекс
28.04.2009
Начальник отдела кадров
Подпись Н.И.Вересаева
28.04.2009
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: "Замечания прилагаются". Например:
Начальник валютного отдела
(подпись) П. Е. Ермолов
Замечания прилагаются
02.11.2009
Кроме визы согласования в делопроизводственной практике часто применяется и так называемая виза ознакомления. Виза ознакомления проставляется на официальном документе, т.е. уже подписанном, утвержденном и вступившем в действие. Необходимость оформления визы ознакомления возникает, например, при поступлении документа из другой организации, если с содержанием этого документа должны ознакомиться должностные лица в соответствии с их служебным положением. Кроме того, с точки зрения организации исполнения документов с содержанием не только поступившего документа, но и внутреннего, требующего исполнения (приказа, распоряжения и др.), должны быть ознакомлены все работники, которых касается его содержание.
Особенностью оформления визы ознакомления работника с приказом по личному составу является отсутствие в ней такого элемента, как наименование должности, т.к. оно указывается в тексте приказа. Помещается виза ознакомления работника(ов) с приказом ниже подписи документа. Например, если приказ о приеме на работу двух сотрудников подписывает директор института, то визы ознакомления этих сотрудников с приказом будут оформлены следующим образом:
Директор института Подпись Н.С.Кавко
Юрисконсульт
Подпись Ю.А.Кладниекс
28.04.2009
С приказом ознакомлены: Подпись А.Е.Байкулов
25.01.2009
В.П.Лидердный
25.01.2009
Способы удостоверения документов. Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основные способы удостоверения документов — подписание, утверждение и проставление печати.
Подпись (23). Реквизит располагают после текста или отметки о наличии приложения. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (печатается от шестого положения табулятора - 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм, причем инициалы печатаются перед фамилией). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации:
Директор института Подпись А.Е.Рыбаков
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включают наименование организации.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности; при подписании документа несколькими лицами с равными должностями их подписи располагают в столбцах на одном уровне.
В составе реквизита "Подпись" могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).
Например:
Директор института
доктор исторических наук,
профессор Подпись А.И.Новиков
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
Например:
Директор завода Подпись Г.Н.Петров
Главный бухгалтер Подпись Д.И.Иванова
При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
Министр образования Министр финансов
Республики Беларусь Республики Беларусь
Подпись А.М.Радьков Подпись А.М.Харковец
При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Например:
Председатель комиссии Подпись В.В.Грушевский
Члены комиссии: Подпись Г.Б.Орлов
Подпись П.П.Силаев
Подпись А.В.Янукович
Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа.
Например:
Председатель Подпись В.И.Кириллов
Секретарь Подпись А.А.Купрейчик
При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа.
При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.
В реквизите "Подпись", а также реквизитах "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия.
Например:
его Ф.С. Горцев
и.о. Управляющий фирмой П.Ф. Семенов
Допускается использование сокращений "Зам." ("заместитель"), "И.о." ("исполняющий обязанности").
Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности
В подписанные, утвержденные документы вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лиц, подписавших документ, не допускается.
Утверждение — особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений и должностных лиц.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Утверждение документа может осуществляться двумя способами: посредством оформления личной подписи должностного лица в грифе утверждения или путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения, решения и др.).
При любом способе утверждения на документе проставляется гриф утверждения, который соответственно имеет два варианта оформления:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель правления банка
(подпись) В. И. Зотов
05.07.2009
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказ министра
финансов Республики Беларусь
11.12.2009 № 22
Гриф утверждения (17). Рассматриваемый реквизит проставляют в правом верхнем углу первого листа документа от пятого положения табулятора (40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм).
“ Гриф утверждения” состоит в первом случае из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки с инициалами перед фамилией и даты утверждения. При этом в наименование должности входит наименование учреждения.
Во втором при утверждении документа распорядительным документом “Гриф утверждения” состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия вида документа в именительном падеже (с указанием должности лица, его издавшего), даты и индекса документа.
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ пишутся прописными буквами без кавычек.
Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.
Для удостоверения наиболее важных документов ставится печать, свидетельствующая об их подлинности.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах.
Печать (27) проставляется так, чтобы ее оттиск затрагивал часть названия должности и подлинной подписи подписавшего документ. Реквизит "Печать" ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.
Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окружности дается полное наименование учреждения. Оттиск такой печати проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, стаж, квалификацию, на договорах, актах. Ее проставление часто оговаривается в специальных нормативных актах. Кроме гербовой печати в учреждениях бывает несколько простых печатей. Они могут иметь различную форму: квадратную, прямоугольную, треугольную, круглую. На ней нет изображения герба, а на его месте помещается название учреждения или его структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размножение экземпляра распорядительных документов, копии документов, пропуск и др.
Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Текст (21). Текст — основной реквизит документа. Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм. При наличии в тексте документа таблиц они оформляются по ТКП 1.5.
Текст документов на бланках формата А4 печатают на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере после реквизита “Заголовок к тексту” от нулевого положения табулятора, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала на пишущей машинке или полуторный на компьютере.
Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Microsoft Word, и применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. Выравнивание по ширине листа.
Тексты сложных, больших по объему документов могут делиться на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты. Каждая составная часть документа нумеруется арабскими цифрами. Номер каждой части должен включать номера соответствующих составных частей более высоких степеней деления, разделенных точкой.
Например:
1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт
1.1.1.1. Подпункт
Перечисление требований внутри пункта, подпункта обозначают арабскими цифрами со скобкой, например: 1), 2) и т.д. После каждого перечисления ставят точку с запятой.
При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы:
1) достоверность и объективность содержания;
2) полнота информации;
3) краткость изложения;
4) унификация и стандартизация языка и стиля документа;
5) нейтральность тона.
К элементам текста можно отнести реквизиты:
1) заголовок к тексту;
2) отметка о наличии приложений.
Заголовок к тексту (19) располагают слева после реквизитов бланка. Заголовок текста печатают флаговым способом строчными буквами от нулевого положения табулятора. Точка в конце заголовка не ставится. Длина строки заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Если общий объем заголовка к тексту превышает 140 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (48 знаков или 120 мм от границы левого поля).
Заголовок к тексту должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа:
приказ (о чем?) «О создании предприятия»,
протокол (чего?) «заседания Ученого совета»,
Дата добавления: 2015-07-19; просмотров: 250 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| Постоянные реквизиты бланка | | | Должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту». |