Анализ рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003

Читайте также:

В процессе работы делопроизводителя, секретаря или другого работника службы ДОУ может возникнуть закономерный вопрос: насколько целесообразно следование рекомендациям ГОСТа, в какой степени им следовать и как обосновать перед руководителем эту целесообразность? Рассмотрим данную проблему на примерах.

Пример №1:

Допустим, что организация получила следующее письмо.

Руководитель организации, получивший подобное письмо сочтет его не имеющим юридической силы, поскольку:

- серьезная организация высылает письма-предложения на бланке, который позволяет установить, что компания является официально зарегистрированным юридическим лицом, ведет хозяйственную деятельность и имеет свой офис;

- письмо должно подписывать лицо, в чью компетенцию входит решение данного вопроса, т. е. полномочное принимать решения, из письма же не ясно, кто его подписал;

- неизвестно, действует ли до сих пор это предложение, так как не проставлена дата отправления письма;

- письмо составлено без соблюдения правил этикета, так как авторы не стали узнавать фамилию и полностью указывать должность адресата. Следовательно, организация-отправитель не относятся серьезно к своим клиентам, и поэтому может нарушить свои обязательства;

- неясно, к кому обращаться за дополнительной информацией, на чье имя писать ответ, если бы фирму заинтересовало предложение о закупке офисной мебели и т. д.

Важно отметить, что письмо не зарегистрировано, а, следовательно, его не существует. Поэтому статус официального документа данное письмо теряет.

Можно сделать вывод о том, что подобное письмо руководителем серьезной организации рассматриваться не будет.

Сравним с другим письмом. Пример №2:

Можно предположить, что, получив это письмо, руководитель организации рассудит следующим образом: «Возможно, следует обратить внимание на это предложение. Вероятно, ЗАО «Прогресс» является стабильным и надежным партнером, т. к. письмо:

- оформлено на бланке, компания является официально зарегистрированным юридическим лицом, ведет хозяйственную деятельность и имеет свой офис;

- подписано должностным лицом, полномочным принимать решения, в чью компетенцию входит и решение данного вопроса;

- адресовано именно нашей организации;

- зарегистрировано, следовательно, организация-автор приняла на себя ответственность за достоверность информации, это позволяет ссылаться на это письмо в дальнейшем;

- доказывает уважение к потенциальному партнеру, т. к. составлено дипломатично и вежливо.

- известно, на чье имя писать ответ».

Важно подчеркнуть, что это письмо оформлено в строгом соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Рассмотрим целесообразность применения реквизитов (обязательных элементов оформления официального документа – письма).

Реквизит «наименование организации» позволяет установить наименование организации-отправителя. Реквизит «справочные данные» позволяют определить официальность организации, адрес, по которому можно отправить ответ, телефон офиса, и другие средства связи, которыми можно воспользоваться для уточнения сведений письма. Реквизиты «дата документа» и «регистрационный номер документа» позволяют установить дату отправления письма и его регистрационный номер, т.е. сам факт существования документа. Реквизит «Подпись» отражает уровень полномочий, лица принявшего решение…

Таким образом, требования нормативных актов, определяющих состав реквизитов организационно-распорядительного документа (в нашем примере – письма), обусловлены практической целесообразностью применения.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 определяют не только состав реквизитов, но и их расположение на бланках формата А4, т. к. ГОСТ Р 6.30-2003 включает в себя формуляр-образец организационно-распорядительного документа.

Формуляр-образец – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Конструкционная сетка формуляра-образца определяет зоны расположения реквизитов организационно-распорядительной документации

Зона документа – та часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

Представленное в последнем примере письмо, казалось бы, содержит все необходимые реквизиты. Но можем ли мы быстро и правильно извлечь из него информацию?

Проанализируем расположение реквизитов в письме на «Примере №3» и ответим на вопрос: насколько необходимо располагать каждый реквизит документа в отведенной для него зоне?

Возможно, что этот документ позволяет установить наименование, адрес и телефон офиса организации-автора, уровень полномочий лица, принявшего решение, фамилию исполнителя документа, средства связи, которыми можно воспользоваться для уточнения сведений письма и т. д. Однако нельзя с уверенностью утверждать, что:

- коды, присваиваемые при государственной регистрации, принадлежат именно ЗАО «Прогресс»;

- исполнителем письма является Л.М. Трушина и звонить ей следует по телефону 765-43-21;

- письмо подписал именно коммерческий директор Е.П. Грачев, а не другое лицо, например Л.М. Трушина;

- письмо было зарегистрировано, 20.04.2004 – это дата регистрации, а 01-20/527 – регистрационный номер и т. д..

Вероятно, ответ будет отрицательным. Ведь для того чтобы осмыслить зафиксированную информацию (обнаружить заголовок к тексту, необходимый при регистрации входящего документа и передачи его по принадлежности; отметку о наличии приложения; справочные данные организации-автора и т. д.), будет затрачено в два раза больше времени, чем на аналогичные действия, осуществляемые при обработке предыдущего письма, все реквизиты которого расположены в соответствии с рекомендациями ГОСТа.

Подобным образом можно проанализировать состав и оформление и других реквизитов ОРД: грифов утверждения и согласования, виз согласования, отметки о заверении копии, отметки об исполнении документа и направлении его в дело, отметки о поступлении документа в организацию и т. д.

Таким образом, основными аргументами в пользу рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 являются их обоснованность и целесообразность, поскольку соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения.

У нас в стране существует многолетняя традиция применения стандартов на ОРД, закрепившая основные правила оформления документов. Поэтому правила оформления документов могут рассматриваться как обычай делового оборота – сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством.

Обеспечить выполнение требований, рекомендуемых ГОСТ Р 6.30-2003, в конкретной организации можно в том случае, если делопроизводственная служба разработает собственный локальный нормативный акт (положение о документационном обеспечении управления, инструкцию по делопроизводству, правила оформления управленческих документов и т. д.), регламентирующий стандартные правила оформления организационно-распорядительных документов.

Целесообразно включить в организационный документ формуляры или унифицированные формы документов, образцы, примеры и т. д.

В современных организациях для создания управленческих документов, в том числе и организационно-распорядительных, применяются компьютерные технологии. Поэтому альбом унифицированных форм документов (формуляров, образцов) следует иметь не только в традиционном (бумажном) виде, но и на электронных носителях информации в виде шаблонов.

Заключение

Согласно закону о техническом регулировании стандарты организациями всех форм собственности применяются на добровольной основе.Исключением может быть ситуация, когда требование об обязательном соблюдении положений конкретного стандарта включено в распространяющийся на организацию закон или нормативный документ, установлено внутренним нормативным документом самой организации либо входит в число ее контрактных обязательств.

Поэтому любая организация вправе не использовать ГОСТ Р 6.30-2003 или же использовать его выборочно. В тех же случаях, когда положения данного ГОСТа расходятся с требованиями действующих законов и нормативных актов, организацияобязана следовать именно требованиям законодательства, а не ГОСТа.

При подготовке документов сотрудники любой организации обязаны в первую очередь соблюдать требования федеральных и региональных законов, нормативных актов, внутренних нормативных документов организации, а также контрактные обязательства. Документы, удовлетворяющие перечисленным требованиям, будут иметь юридическую силу вне зависимости от того, соблюдены в них положения ГОСТа или нет, на основании законодательства РФ.

Стандарты и другие методические документы – если им описанным выше способом не придан нормативный характер – могут применяться лишь в той мере, в которой они не противоречат нормативной базе.

Образцы бланков документов организации разрабатываются обычно службой ДОУ, отделом делопроизводства, секретариатом или канцелярией - т. е. структурным подразделением организации, в функции которого входит документационное обеспечение деятельности организации.

Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом организации.

… что набор реквизитов для бланков документов может быть разным - главное, чтобы они идентифицировали организацию, издающую тот или иной документ. Таким образом, каждая организация самостоятельно определяет, какими должны быть бланки составляемых в ней документов…

…некоторые реквизиты документа имеют большое значение и путем грамотного (или неграмотного), оформления влияют на юридическую силу документа. Перечислим их. Это такие реквизиты, как «подпись», «печать», «гриф утверждения», «дата документа» и его «регистрационный номер», «наименование организации» и «ОКПО». С документоведческой точки зрения, документ, который не зарегистрирован, может быть признан недействительным, т.е. он не существует как официальный документ. Так же как и регистрационный номер, остальные (вышеперечисленные) реквизиты придают документу свое значение, каждый по-своему. «Подпись» идентифицирует руководителя организации или другого человека, подписавшего документ. «Наименование организации», «ОКПО» и «печать» идентифицируют организацию в целом, как автора документа. Так как утвердить документ может только должностное лицо или специально изданный документ, «гриф утверждения» придает нормативный и правовой характер документу…

…основными аргументами в пользу рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 являются их обоснованность и целесообразность, поскольку соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения.

юридическую силу имеют только 7 бланков организаций из 30.

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов[Текст]. – Введ. 01.07.2003. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения[Текст]. – Введ. 01.01.1999. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.

3. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред.: М.В. Ларин, А.Н. Сокова; Росархив, ВНИИДАД. М., 2005. 90 с.

4. Гражданский кодекс Российской Федерации [Текст]федер.закон: принятый Гос. думой 18 дек. 2006 г.: по состоянию на 11 сент. 2013 г.

5. Энциклопедия делопроизводства: Состав и правила оформления реквизитов документа: [Электронный ресурс]: официальный сайт центра компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела. М. 2013 Режим доступа: http://www.edou.ru

6. Секретарь-референт: главное о бланках организаций: [Электронный ресурс]: интернет-журнал. М.: ООО «Профессиональное издательство», 2002-2013. Режим доступа: http://www.profiz.ru/sr/6_2012/glavnoe_o_blankah/. №6 – 2012.

7. Секретарь-референт:начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов: [Электронный ресурс]: интернет-журнал. М.: ООО «Профессиональное издательство», 2002-2013. Режим доступа: http://www.profiz.ru/sr/8_2012/oformlaem_rekvizity/. №8 – 2012.

8. PRO-Делопроизводство и СЭД. Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней: справочник секретаря и офис-менеджера:ГОСТ Р 6.30-2003. Следовать ли его рекомендациям?: [Электронный ресурс]: интернет-журнал. – М.: ЗАО «МЦФЭР», 2013. Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/magazine/archive/fascicle181/811/.

9. Н.А.Храмцовская. Применение ГОСТ Р 6.30-2003 [Текст]// Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2011.№10.С.82-83.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Таблица «Контрольный листок»

Не соответствия в документе ГОСТ Р 6.30 - 2003	Количество бланков гарантийных писем организаций	итого
Отсутствие реквизита 03(эмблема)

Дата добавления: 2015-11-30; просмотров: 39 | Нарушение авторских прав

mybiblioteka.su - 2015-2024 год. (0.01 сек.)