Читайте также:
|
Процесс управления любой организацией пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому делопроизводство, как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления любой организации, учреждения, предприятия.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Процесс записи информации не является строго регламентированным, что обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления официального документа. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Рассмотрим бланки гарантийных писем современных организаций на их соответствие ГОСТу Р 6.30 – 2003 (ГОСТ). Для этого используем контрольный листок. (ПРИЛОЖЕНИЕ А)
В первую очередь рассмотрим оформление реквизитов, придающих документу официальное свойство. Это дата, регистрационный номер документа, ОКПО и наименование документа.
Из 30 бланков гарантийных писем разных организаций у 7 отсутствует реквизит «дата документа», и у 13 расположение не соответствует ГОСТу.
«Регистрационный номер документа» отсутствует на 9 бланках и расположение не соответствует ГОСТу на 11 бланках. Этот реквизит является наиболее важным потому, что он дает возможность подтверждения, в журнале регистрации, самого факта наличия данного документа. А так же наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации. Данное несоответствие, как и несоответствие с реквизитом «дата документа» отражается на юридическом значении (силе) документа. Однако 7 организаций из 30 полностью проигнорировали реквизит «дата документа» и 9 проигнорировали «регистрационный номер». В случаях не соответствия расположения реквизита можно сделать вывод о том, что организации не внимательно отнеслись к требованиям ГОСТа, или же организации не следовали этим требованиям.
Реквизит «ОКПО» является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа. Но проведя анализ гарантийных писем отмечаем, что данный реквизит отсутствует на 23 бланках и на 5 расположение не соответствует ГОСТу.
Реквизит «Наименование организации» так же является важным элементом, который идентифицирует организацию как автора документа. Но этот реквизит отсутствует на 5 бланках, и на 14 бланках его расположение не соответствует требованиям ГОСТа, и на одном бланке наименование организации неполное, а именно сокращена организационно-правовая форма организации.
Не менее важными являются и остальные реквизиты на бланке письма. Это реквизиты: эмблема организации, справочные данные (включая реквизиты ОГРН и ИНН/КПП), ссылка на регистрационный номер и дату документа.
На 17 из 30 анализируемых бланках проставлена эмблема организации. Из них на 12 бланках расположение реквизита не соответствует ГОСТу. Так как эмблема не является обязательным элементом организаций, она может и отсутствовать вовсе. Если эмблема закреплена за организацией, то ее необходимо поместить на бланк организации. Это не только будет отличать бланки данной организации от других, но так же это придаст больше юридической значимости документу. На рассматриваемых бланках организаций все эмблемы разные по своей форме и размерам. Только на 5 бланках гарантийных писем эмблема соответствовала требованиям ГОСТа.
Реквизит «справочные данные» отсутствовал на 3 бланках, и на 14 расположение не соответствовало ГОСТу. На 21 бланке порядок расположения данных в адресе не соответствует требованиям ГОСТа. Чаще всего в этом реквизите указывался адрес в следующем порядке:
1) Индекс;
2) Название области (края, автономного округа);
3) Населенный пункт (город);
4) Улица, номер дома, номер квартиры/офиса.
Данный порядок не соответствует пункту 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Из чего следует вывод о том, что организации, которые оформили, таким образом, свои бланки, полностью не придерживались требованиям ГОСТа, или же не внимательно отнеслись к оформлению реквизита «справочные данные».
Входящие в состав справочных данных реквизиты «ОГРН» и «ИНН/КПП» идентифицирует организацию, так как каждый из них проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Это подтверждает существование организации, и так же придает юридическую значимость реквизиту «справочные данные» и всему документу в целом. Но на анализируемых бланках реквизит «ОГРН» отсутствует на 24 бланках, и на 5 расположение не соответствует ГОСТу. А реквизит «ИНН/КПП» отсутствует на 17 бланках, и на 12 расположение не соответствует требованиям ГОСТа.
Размер полей не соответствует ГОСТу на 14 бланках.
Несоответствия по оформлению всех реквизитов бланка гарантийного письма представлены в виде гистограммы в ПРИЛОЖЕНИИ Б.
Важно отметить, что из 30 рассматриваемых бланков, авторами являются государственные учреждения и коммерческие организации. Почти все бланки государственных учреждений оформлены соответственно ГОСТу. Коммерческие организации менее серьезно отнеслись к оформлению бланков, так как многие реквизиты отсутствуют или оформлены не соответственно требованиям ГОСТа
Количество реквизитов, отвечающих требованиям ГОСТа, отображены в виде круговой диаграммы (ПРИЛОЖЕНИИ В). Исходя из этих данных находим среднее значение. Это определяет примерное количество бланков гарантийных писем организаций, которые оформлены по всем требованиям ГОСТа.
Из вышеизложенного можно сделать вывод: юридическую силу имеют только 7 бланков организаций из 30.
Дата добавления: 2015-11-30; просмотров: 323 | Нарушение авторских прав