Анализ гарантийных писем современных организаций

Процесс управления любой организацией пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому делопроизводство, как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления любой организации, учреждения, предприятия.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Процесс записи информации не является строго регламентированным, что обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления официального документа. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее по тексту ГОСТ).

Рассмотрим гарантийные письма современных организаций на их соответствие требованиям ГОСТу. Для анализа возьмем 30 гарантийных писем, адресованных университету от 30 разных организаций. И для начала даем определение документу «гарантийное письмо».

Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридиче­ски значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. В нашем случае анализируем гарантийные письма адресованные университету, в которых гарантируется предоставление студентам места для прохождения практики (учебной, производственной, преддипломной).

Гарантийное письмо оформляется на бланке письма, и удостоверяются печатью организации. Так же важно отметить, что реквизит «наименование вида документа» не используется при оформлении письма. Гарантийное письмо является исключением.

Для оформления гарантийного письма используются следующие реквизиты:

- эмблема организации (реквизит 03 или 01,02);

- код организации (реквизит 04);

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05);

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (реквизит 06);

- наименование организации (реквизит 08);

- справочные данные об организации (реквизит 09);

- наименование вида документа (реквизит 10);

- дата документа (реквизит 11);

- регистрационный номер документа (реквизит 12);

- адресат (реквизит 15);

- заголовок к тексту (реквизит 18);

- подпись (реквизит 22);

- оттиск печати (реквизит 25);

- отметка об исполнителе (реквизит 27);

- идентификатор электронной копии документа (реквизит 30).

Проанализируем все реквизиты, применимые для оформления гарантийного письма по трем следующим критериям: «отсутствие реквизитов», «несоответствия требованиям ГОСТа зон расположения реквизитов» и «несоответствия требованиям ГОСТа в правильности оформления реквизитов». Для подсчета и систематизации данных, а так же для представления информации в удобном для восприятия виде, используем метод «контрольный листок». В нашем случае составляем три соответствующих, выбранным критериям, контрольных листка: «отсутствие реквизитов» (ПРИЛОЖЕНИЕ А), «несоответствия требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 зон расположения реквизитов» (ПРИЛОЖЕНИЕ Б) и «несоответствия требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 в правильности оформления реквизитов» (ПРИЛОЖЕНИЕ В).

В первую очередь рассмотрим оформление реквизитов, придающих документу официальное свойство. Для гарантийного письма это:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер;

- текст документа;

- подпись;

- оттиск печати

Из 30 анализируемых гарантийных писем разных организаций, на 5 отсутствует «наименование организации». Можно отметить, что чаще всего на данных документах присутствует эмблема, на которой, в свою очередь, присутствует наименование. Но отдельного реквизита не наблюдается. Из 25 документов, на которых присутствует «наименование организации», на 14 - данный реквизит не соответствует своей зоне расположения по требованиям ГОСТа. И на 6 гарантийных письмах «наименование организации» оформлено не по рекомендациям ГОСТа. А именно: сокращена организационно-правовая форма, и полное и сокращенное наименование оформлено в обратной последовательности. Т.е. первым указано сокращенное наименование, и затем (ниже) полное.

«Наименование вида документа» отсутствует на 2 гарантийных письмах. Из остальных 28 документов, на 22 - расположение реквизита не соответствует ГОСТу. В нашем случае документ называется «ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО», и по требованиям ГОСТа, наименование пишется прописными буквами. На 18 письмах «наименование вида документа» написано следующим образом: «Гарантийное письмо»

Реквизит «дата документа» отсутствует на 11 гарантийных письмах. На 5 не соответствует своей зоне расположения. И на 4 документах реквизит не соответствует ГОСТу в правильности оформления. На этих документах дата сочетает в себе два способа ее оформления. Т.е. день месяца и месяц оформлены двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами и добавлено сокращение слова «год» (г.). Например: «10.02.2012г.».

Половина гарантийных писем организаций не содержит реквизит «регистрационный номер». На 3 письмах - не соответствует рекомендациям ГОСТа зона расположения реквизита. И на 2 документах реквизит не соответствует ГОСТу в правильности оформления.

Текст документа на 7 письмах расположен либо чуть выше, либо чуть ниже зоны, рекомендуемой ГОСТом. На одном гарантийном письме в тексте не встречается ключевой фразы, придающей юридическую силу документу, характерной для данного вида писем.

Из 30 анализируемых документов на 11 - реквизит «подпись», так же как и «текст документа», расположен либо чуть выше, либо чуть ниже зоны, рекомендуемой ГОСТом. И такое же количество гарантийных писем не соответствует требованиям ГОСТа в правильности оформления.

Реквизит «оттиск печати» отсутствует на 4 письмах. На 16 письмах зона расположения не соответствует ГОСТу.

Не менее важным являются и остальные реквизиты гарантийного письма. От того, как они оформлены, зависит презентабельность документа. Это следующие реквизиты:

- эмблема организации;

- код организации (ОКПО);

- ОГРН юридического лица;

- ИНН/КПП;

- справочные данные;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- заголовок к тексту;

- отметка об исполнителе документа;

- идентификатор электронной копии документа.

На 17 из 30 анализируемых гарантийных письмах проставлена эмблема организации. Из них на 12 бланках расположение реквизита не соответствует ГОСТу.

Реквизит «ОКПО» является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа. Анализируя гарантийные письма, отмечаем, что данный реквизит отсутствует на 23 документах, и на 5 - зона расположения не соответствует рекомендациям ГОСТа.

Реквизит «ОГРН» отсутствует на 24 письмах, и на 2 - расположение не соответствует рекомендациям ГОСТа. А реквизит «ИНН/КПП» отсутствует на 17 гарантийных письмах, и на 12 расположение не соответствует требованиям ГОСТа.

Реквизит «справочные данные» отсутствует на 3 документах организаций, и на 14 зона расположения не соответствует ГОСТу. На 21 гарантийном письме порядок расположения данных в адресе не соответствует требованиям ГОСТа. Чаще всего в этом реквизите указывался адрес в следующем порядке:

1) Индекс;

2) Название области (края, автономного округа);

3) Населенный пункт (город);

4) Улица, номер дома, номер квартиры/офиса.

Данный порядок не соответствует пункту 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Из чего следует вывод о том, что организации, которые оформили, таким образом, свои бланки, либо полностью не придерживались требованиям ГОСТа, либо не внимательно отнеслись к оформлению реквизита «справочные данные».

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» отсутствует на 20 из 30 анализируемых гарантийных письмах. На одном – расположение реквизита не соответствует зоне расположения, которая рекомендуется в ГОСТе.

«Адресат» отсутствует на 3 документах, и на 14 – расположение реквизита не соответствует зоне, рекомендуемой ГОСТом. На 19 письмах реквизит не соответствует в правильности оформления, рекомендуемой ГОСТом.

Только на одном письме из тридцати присутствует реквизит «заголовок к тексту документа». Он расположен в зоне, рекомендуемой ГОСТом, но не соответствует в правильности оформления данного реквизита. А именно: заголовок напечатан в кавычках.

«Отметка об исполнителе документа» отсутствует на 26 гарантийных письмах организаций. Из 4 писем, на которых есть данный реквизит, на одном расположение реквизита не соответствует требованиям ГОСТа. И на 3 – несоответствие требованиям ГОСТа в правильности оформления данного реквизита.

Ни на одном рассматриваемом гарантийном письме нет реквизита «идентификатор электронной копии документа».

Для того, чтобы сделать выводы из количественных показателей отображаем все данные в гистограммах, основанных на трех контрольных листках (по трем выбранным критериям). Таким образом, получается три гистограммы:

1.Количество отсутствующих реквизитов (ПРИЛОЖЕНИЕ Г)

2.Несоответствия требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 зон расположения реквизитов (ПИЛОЖЕНИЕ Д)

3.Несоответствия требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 в правильности оформления реквизитов (ПРИЛОЖЕНИЕ Е)

Из первой гистограммы можно сделать следующий вывод: реквизиты, влияющие на юридическую силу документа отсутствуют меньше, чем на половине анализируемых писем. Это значит, что большинство организаций используют данные реквизиты для оформления документов и понимают их юридическую значимость. Меньше всего используют такие реквизиты как «отметка об исполнителе документа» и «идентификатор электронной копии документа».

Рассмотрев вторую гистограмму можно сказать, что несоответствий требованиям ГОСТа по расположению реквизитов, которые влияют на юридическую силу, около половины. Из 7 таких реквизитов, только 2 реквизита больше, чем на половине документов расположены не по рекомендациям ГОСТа. Это «наименование вида документа» и «оттиск печати». Меньше всего несоответствий ГОСТу по зонам расположения по реквизитам «дата» и «регистрационный номер документа».

Третья гистограмма отражает, то, что несоответствия ГОСТу в правильности оформления реквизитов только в меньшей части гарантийных писем (меньше половины) по значениям всех реквизитов. Из реквизитов, влияющих на юридическую силу документа, только реквизит «наименование вида документа» не соответствовал рекомендациям ГОСТа, больше, чем на половине рассматриваемых гарантийных письмах.

Для того, чтобы найти количество соответствий требованиям ГОСТа по оформлению реквизитов, влияющих на юридическую силу и выразить это в процентах, на основе количественных данных по несоответствиям требований ГОСТа к оформлению реквизитов посчитаем соответствия требований ГОСТа. Чтобы систематизировать количественные данные по анализу гарантийных писем, представляем их в виде таблицы «Количество соответствий требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 в анализируемых гарантийных письмах».

Таблица «Количество соответствий п

Реквизиты	Наличие реквизитов	Соответствие требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 зон расположения реквизитов	Соответствия требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 в правильности оформлении реквизитов
Эмблема организации (реквизит 03или 01,02)	17 (5,1%)		-
Код организации (реквизит 04)			-
ОГРН юридического лица (реквизит 05)			-
ИНН/КПП (реквизит 06)			-
Наименование организации (реквизит 08)
Справочные данные (реквизит 09)
Наименование вида документа (реквизит 10)
Дата (реквизит 11)
Регистрационный номер документа (реквизит 12)
Ссылка на регистрационный номер и дату (реквизит 13)
Адресат (реквизит 15)
Заголовок к тексту (реквизит 18)
Текст документа (реквизит 20)
Подпись (реквизит 22)
Оттиск печати (реквизит 25)			-
Отметка об исполнителе документа (реквизит 27)
Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30)		-	-

Размер полей не соответствует ГОСТу на 14 бланках.

Важно отметить, что из 30 рассматриваемых бланков, авторами являются государственные учреждения и коммерческие организации. Почти все бланки государственных учреждений оформлены соответственно ГОСТу. Коммерческие организации менее серьезно отнеслись к оформлению бланков, так как многие реквизиты отсутствуют или оформлены не соответственно требованиям ГОСТа

Количество реквизитов, отвечающих требованиям ГОСТа, отображены в виде круговой диаграммы.

Дата добавления: 2015-11-30