Читайте также:
|
В отличие от постоянных реквизитов, которые в обязательном порядке отображаются на бланках организационно-распорядительных документов определенного вида, переменные реквизиты указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.
Особенно важно правильно оформить реквизиты, придающие документу свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления, т.е. - юридическую силу. Это дата документа, его регистрационный номер, наименование вида документа, наименование организации, гриф утверждения, подпись, текст документа и оттиск печати.
С документоведческой и управленческой точки зрения документ, не имеющий регистрационного номера и даты, не имеет юридической силы. ГОСТ 6.30 – 2003 установлены два способа оформления реквизита - цифровой и словесно-цифровой.
При использовании цифрового способа элементы даты документа указываются в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 12.10.2012. Обозначения «год», «года», «г.» при этом способе оформления даты не проставляются.
При словесно-цифровом способе день месяца обозначают двумя цифрами, месяц указывают словом в родительном падеже, год – четырьмя цифрами, в конце пишут «г.», например: 12 августа 2012 г.
При подготовке некоторых документов, например доверенностей, все элементы даты пишут словами, например: Первое августа две тысячи двенадцатого года.
Датой приказа, распоряжения, договора, письма, докладной, служебной и объяснительной записок, информационной и аналитической справок является дата подписания документа, которая проставляется на бланке в момент регистрации.
Справку о месте работы, занимаемой должности и размере заработной платы рекомендуется регистрировать не в день ее подписания, а при выдаче справки работнику. Таким образом, датой справки с места работы будет являться дата ее выдачи.
Если документ подлежит утверждению, датой такого документа является дата утверждения. К таким документам относятся локальные нормативные акты (положения, инструкции, правила, регламенты), штатное расписание и др. При подготовке документа в грифе утверждения могут быть заранее напечатаны название месяца и год, число проставляется непосредственно при утверждении документа должностным лицом, утверждающим документ
Датой некоторых документов является дата события. Так, датой протокола является дата заседания (собрания, совещания), датой акта - дата актируемого события.
Документы, изданные несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая должна соответствовать наиболее поздней дате подписания
Регистрационный номер документа (реквизит 12)
Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.
Обязательной регистрации подлежат все создающиеся и поступающие в организацию документы, требующие исполнения и контроля - такие как приказы, распоряжения, исходящие и входящие письма и др. Организация может принять решение о необходимости регистрации и таких документов, как служебные, докладные и объяснительные записки, представления, заявления и др.
Регистрационный номер проставляется на документе при его регистрации, обязательно включает номер документа по журналу регистрации данного вида документов и может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел и дополнительными буквенными индексами, облегчающими идентификацию документов. Вопрос о том, какие разделительные знаки будут использоваться в регистрационных индексах, решается делопроизводственной службой организации. Ниже приведены примеры регистрационных номеров документов.
Регистрационный номер письма 45/1-5,
где 45 – порядковый номер документа по журналу регистрации;
1-5 – индекс дела по номенклатуре дел, состоящий из кода подразделения (1) и номера дела (5), в котором будет храниться подлинник входящего письма или копия исходящего письма.
Регистрационный номер трудового договора 35/12,
где 35 – порядковый номер договора по журналу регистрации;
12 – указание на год, в котором заключен трудовой договор.
Регистрационный номер дополнительного соглашения к трудовому договору 3-35/12,
где 3 – порядковый номер дополнительного соглашения к определенному трудовому договору;
35/12 – номер трудового договора, к которому заключено данное дополнительное соглашение.
Регистрационные номера многих внутренних документов могут включать только порядковый номер по журналу регистрации данного вида документов, например протоколы, акты, справки и др.
Правила индексации документов рекомендуется закрепить в инструкции по делопроизводству.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей последовательности указания наименований организаций в заголовочной части документа. Например:
Приказ ФСТЭК России, ФСБ России, Мининформсвязи России
от 13.02.2008 № 55/86/20
Регистрационный номер документа проставляется одновременно с датой документа на подлиннике документа в специально отведенном месте на бланке и на копии, остающейся в деле организации.
Наименование вида документа (реквизит 10), составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).
Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается. Исключением здесь будут только гарантийные и информационные письма.
Наименование вида документа пишется прописными буквами.
Состав документов, издаваемых организацией, фиксируется в Табеле форм документов.
Гриф утверждения документа (реквизит 16)
Как уже было сказано, гриф утверждения документа оформляется на локальных нормативных актах и других документах.
Гриф утверждения документа - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу титульного листа или, при отсутствии титульного листа, на первой странице документа.
Документ может быть утвержден должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным документом.
Если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения включает:
- слово «утверждаю», написанное прописными буквами без кавычек;
- наименование должности лица, утверждающего документ;
- иную подпись должностного лица. Если гриф утверждения расположен на бланке организации, достаточно указать наименование должности по штатному расписанию, например: Генеральный директор. Если гриф утверждения оформлен на стандартном листе бумаги формата А4, в состав наименования должности следует включить наименование организации, например: Генеральный директор ЗАО «Новые технологии»;
- расшифровку подписи, состоящую из инициалов и фамилии. Между инициалами пробел не ставится, фамилия отделяется от инициалов одним пробелом;
- дату утверждения.
Если документ утверждается двумя должностными лицами, слова «утверждаю», наименования должностей и расшифровки подписей в грифах утверждения располагают на одном уровне.
Документ может быть утвержден другим документом – постановлением, решением, приказом, протоколом. В этом случае гриф утверждения включает:
- слово «утвержден» (или «утверждена», «утверждено», «утверждены» – в зависимости от наименования вида утверждаемого документа), написанное прописными буквами без кавычек;
- наименование вида утверждающего документа в творительном падеже;
- дату и регистрационный номер утверждающего документа.
Например:
| УТВЕРЖДЕН Приказом от 30.02.2013 |
или:
| УТВЕРЖДЕНО |
| Решением общего собрания |
акционеров от 30.08.2013
Гриф утверждения документа печатается через одинарный междустрочный интервал, слово «утверждаю» ((«утвержден», «утверждена», «утверждено» или «утверждены») отделяется от последующего текста увеличенным интервалом.
Согласно п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003 допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО "Электронные технологии"
Личная подпись Л.В. Кузнецов
Дата
Подпись (реквизит 22)
Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
- личная подпись;
- расшифровка подписи: инициалы и фамилия.
Если наименование должности лица, подписавшего документ, занимает более одной строки, расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности.
Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Реквизит «Подпись» располагается на 2-3 междустрочных интервала ниже текста или реквизита «Отметка о наличии приложения», если он оформлен в документе. Наименование должности печатают непосредственно от границы левого поля. Сокращение слов при написании должности не допускается.
Приведем пример оформления реквизита «Подпись» на стандартном листе бумаги:
Исполнительный директор
ЗАО «Новые технологии» Федоров Н.А. Федоров
Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке:
Исполнительный директор Федоров Н.А. Федоров
При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности этого лица в реквизите «Подпись» не указывают.
Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица:
Медведев М.А. Медведев
Если документ подписывается несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей значимости занимаемой должности, например:
Генеральный директор Медведев М.А. Медведев
Главный бухгалтер Логинова Н.И. Логинова
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, расшифровку их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора по экономике Козлов О.Г. Козлов
Заместитель директора по производству Шумов Л.Д. Шумов
В актах и других документах, составленных комиссией, в реквизите «Подпись» должности лиц, подписавших документ, не указываются. Следует указать их обязанности в составе комиссии, например:
Председатель комиссии Иванов П.А. Иванов
Члены комиссии: Греков Д.К. Греков
Кирова Д.В. Кирова
Луговая В.Т. Луговая
Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного или за ним.
Если организация-автор документа имеет вышестоящую организацию, тонад ее наименованиемуказывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства и т. п. указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагаютниже наименования организации.
В бланках организаций двойного подчинения (федеральному органу исполнительной власти и местному органу власти) указываетсятолько наименование местного органа власти.
Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации - русском языке.
Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста.
Широкое распространение в официальных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому в текстах документов используются общепринятые сокращения. При первом употреблении сокращения в тексте в скобках может быть дана его расшифровка. Это же относится и к употреблению в текстах документов профессиональных терминов.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже («фамилия», «возраст», «место рождения») или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.
В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.
Например:
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы - простейшие компоненты текста, состоящие из одного или нескольких предложений и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Каждый абзац печатают, отступив пять печатных знаков от границы левого поля.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Оттиск - изображение клише печати на бумаге.
Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте. На рисунке 1 представлен пример оформления данного реквизита.
Рисунок 1 - оформление реквизита "Оттиск печати"
Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации - печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации. Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба РФ представлена на рисунке 2.
Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.
Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».
Рисунок 2 "Печать с воспроизведением Государственного герба РФ"
Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом:
1. Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.).
2. Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.).
3. Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые).
4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т.ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате.
5. Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы.
6. Командировочные удостоверения.
7. Нормы расхода материалов.
8. Копии, требующие особого удостоверения их подлинности.
9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
10. Письма гарантийные.
11. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).
12. Протоколы согласования цены, сроков поставок и др.
13. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.).
14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.).
15. Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.).
16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
17. Уставы общественных организаций, религиозных объединений.
18. Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды.
19. Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.).
Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы:
- перечень печатей, используемых в организации;
- места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
- порядок пользования печатями.
Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых печатями, используемыми в организации.
Из всего вышеизложенного можно сделать следующий вывод: некоторые реквизиты документа имеют большое значение и путем грамотного (или неграмотного),оформления влияют на юридическую силу документа. Перечислим их. Это такие реквизиты, как «подпись», «гриф утверждения», «дата документа» и его «регистрационный номер», «текст документа», «наименование организации», «наименование вида документа» и «оттиск печати». С документоведческой точки зрения, документ, который не зарегистрирован, может быть признан недействительным, т.е. он не существует как официальный документ. Так же как и регистрационный номер, остальные (вышеперечисленные) реквизиты придают документу свое значение, каждый по-своему. «Подпись» идентифицирует руководителя организации или другого человека, подписавшего документ. «Наименование организации» и «оттиск печати» идентифицируют организацию в целом, как автора документа. Так как утвердить документ может только должностное лицо или специально изданный документ, «гриф утверждения» придает нормативный и правовой характер документу. Текст документа придает юридическую силу ключевыми словами (фразами). Например, для гарантийного письма это такие фразы, как «Гарантируем оплатить (предоставить и т.п.)»
Дата добавления: 2015-11-30; просмотров: 58 | Нарушение авторских прав