Следуйте инструкциям ниже 3 страница

o BOX-mark с указанием номера соответствующей учтенной Расходной накладной;

o Пломбы с подписями сотрудников и штампом магазина (Приложение №5);

o Последовательный оригинальный номер коробки со штрих-кодом, сформированный системой магазина

1. Формирование Пак-листа и BOX-mark проводится в системе магазина автоматически с использованием функции программы «Упаковочный лист (по коробкам)», при этом директору магазина/ответственному за отправку товара сотруднику необходимо обеспечить отображение корректной информации в данных документах.
2. Расходная накладная на товар должна быть учтена директором магазина/ответственным за отправку товара сотрудником только в момент физической загрузки коробов в транспортное средство для их отправки из магазина. Директору магазина/ответственному за отправку товара сотруднику запрещено учитывать Расходные накладные на отправку товара до момента фактического прибытия транспортного средства в магазин. Также учет Расходной накладной не может быть произведен другими сотрудниками магазина, кроме определенных в настоящем пункте.
3. Директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник незамедлительно после фактической отправки товара должен уведомить получателя товара об осуществлении отгрузки. Уведомление производится путем написания электронного письма (в письме должна присутствовать информация о номере и дате создания РН, количестве коробов и логистический номер магазина) с указанием фактического времени и даты загрузки транспортного средства, а также номера заявки (DA), который магазин получает от робота в ответ на размещенную заявку на заказ машины. Информационное письмо направляется следующим адресатам:

o в случае отгрузки товара в Центр Дистрибуции /Аутсорсинговый склад (СВХ) - [e-mail];

o в случае отгрузки товара в магазин - на электронную почту магазина-получателя товара и [e-mail].

1. Сразу после учета в системе магазина Расходной накладной на отправку товара в Центр Дистрибуции/Аутсорсинговый склад (СВХ)/другой магазин, директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник магазина обязан произвести выгрузку данных из системы магазина в офисную систему по протоколу FTP (если в магазине отсутствует Интернет или имеет место неисправность в его работе, Директор обязан выполнить выгрузку данных в папку M:\dat\XXXXX\ToOffice, затем извлечь файлы из папки ToOffice и, сохранив их на электронном носителе, обеспечить отправку данных на электронный адрес: [e-mail]).
2. Если товар перемещается в другой магазин, допускается отправка груза без маркировки коробов при условии, если сопровождающим товар до магазина-получателя при отправке товара выступает сотрудник магазина-отправителя, заключивший договор о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности. Возникшие расхождения документального и фактического наличия товара должны быть устранены в день отправки путем создания соответствующих приходных/расходных накладных участников движения товара. При этом предоставление акта расхождений не требуется.
3. В случае обнаружения грузополучателем товара с внутритарным несоответствием количества/размеров/артикулов и т.д. директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник магазина-отправителя товара должен осуществить коррекцию соответствующей Расходной накладной в системе магазина путем создания новых Приходных/Расходных накладных с соответствующими ссылками на номера корректируемых Расходных накладных. При этом в случаях отправки товара в Центр Дистрибуции /Аутсорсинговый склад (СВХ) директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник должен создать корректирующую Приходную накладную, в точности соответствующею по артикулам, количеству и размерам товара неправильной Расходной накладной, после чего учесть правильную Расходную накладную с теми же номерами коробов. Сообщить ответственному бухгалтеру о сделанной коррекции.
4. Директору магазина/ответственному за отправку товара сотруднику запрещено создание корректирующих Приходных/Расходных накладных к поставкам, которые уже были отгружены из их магазина, но ещё не получены грузополучателем товара.
5. После фактической загрузки коробов в транспортное средство, директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник обязан самостоятельно опломбировать отправляемый груз пломбой, имеющейся в магазине либо пломбой, полученной от водителя. Номер устанавливаемой пломбы должен быть обязательно указан в ТТН. Если пломба отсутствует, необходимо опломбировать автотранспортное средство с использованием оборудования для опломбирования инкассационых сумок (жгут, полба, пломбиратор). При этом необходимо обеспечить обжатие пломбы таким образом, чтобы номер оттиска отчетливо просматривался. В таком случае в ТТН указывается номер оттиска.
6. В случае осуществления директором магазина/ответственным за приемку товара сотрудником выгрузки только части товара из транспортного средства (т.е. предусматривается дальнейшая выгрузка товара в других пунктах доставки товаров), директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник обязан после выгрузки своей части товара самостоятельно опломбировать кузов транспортного средства пломбой, находящейся в конверте с товарно-транспортными документами для следующего получателя товара. Директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник должен проверить соответствие номера устанавливаемой пломбы номеру пломбы, указанной в ТТН следующего получателя товара. Если номер в ТТН не указан, Директор/ответственный за отправку товара сотрудник обязан самостоятельно указать в ТТН следующего получателя товара номер пломбы, устанавливаемой на транспортное средство после выгрузки товара.
7. В зависимости от объема поставки директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник магазина обязан обеспечить загрузку товара из транспортного средства в течение следующего времени (с момента подачи транспортного средства к месту разгрузки):

o в течение 1 часа (до 100 коробов);

o в течение 2 часов (от 101 до 200 коробов);

o в течение 3 часов (от 201 до 300 коробов);

o в течение 4 часов (свыше 300 коробов).

36. Простоем транспортного средства будет являться увеличение времени разгрузки товара, указанного выше и зафиксированное соответствующей отметкой в ТТН.

37. В случае простоя транспортного средства по вине сотрудника магазина (в т.ч. посредством несвоевременной разгрузки/загрузки поданного транспортного средства), компания может взыскать с данного сотрудника неустойку, выставленную транспортной компанией.

38. Любое перемещение товара должно быть одобрено сотрудниками Подразделения по распределению товара и диспетчером транспортной группы.

39. В случае обнаружения товара, не соответствующего бренду магазину, директор магазина обязан выполнить перемещение данного товара в ближайший магазин соответствующего бренда, предварительно согласовав данное перемещение с сотрудниками Подразделения по распределению товара. Технически, данное перемещение должны быть выполнено следующим образом:

o Директором магазина/ответственным за отправку товара сотрудником в магазине-отправителе должна быть создана соответствующая Расходная накладная в системе магазина с типом «Получение/отправка поставщику»,

o Директором магазина/ответственным за приём товара сотрудником в магазине-получателе должна быть создана соответствующая Приходная накладная в системе магазина с типом «Излишки/недостача при поставке».

1. Все перемещения товара должны быть, по возможности, осуществлены совместно с плановой поставкой товара в Центр Дистрибуции компании.
2. В случае прихода машины в согласованную дату\время для отгрузки возвратного товара по подтверждённой заявке, и невозможности её отгрузки (например, не собран товар), сотрудник магазина ставит соответствующие отметки в документах перевозчика (путевой лист, ТТН).

4. Частота По требованию

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина

· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью

6. Приложение

Более подробная информация приведена в следующих документах:

· 5.5.6. Выявление расхождений при приеме товара

· 5.5.1. Прием поставок

· Территориальный отдел мерчендайзинга

· Приложение№5. К процедуре отправки товара

5.5.3. Возврат товара в Центр Дистрибуции

1. Цель

Обеспечить надлежащий учет складских остатков магазина и правильное оформление отправляемого товара.

Преимущества:

· Учет перемещений товара между магазинами и Центром Дистрибуции.

· Точные данные о товарных остатках в магазинах.

2. Политика

1. Отправку товара вправе осуществлять только сотрудник магазина, заключивший договор о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности и ознакомившийся с процедурой отправки товара, предоставляемой Подразделением по распределению товара (Replenishment). В большинстве случаев таким сотрудником является кладовщик, а в его отсутствие любой уполномоченный директором магазина или Территориальным менеджером по управлению розничной сетью сотрудник магазина – далее ответственный за отправку товара сотрудник. Подробная информация по отправке товара содержится в пункте 5.5.2. Отправка товара настоящего Руководства.

3. Процедура

1. Директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник обязан обеспечить отправку товара в Центр Дистрибуции в соответствии с настоящим Руководством (5.5.2. Отправка товара).

4. Частота По требованию

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина

· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Отдел логистики

6. Приложение

Более подробная информация приведена в следующих документах:

· Приложение№5. К процедуре отправки товара

· 5.5.2. Отправка товара

5.5.4 Порядок действий при выявлении единиц разного размера в парном товаре

1. Цель

Обеспечить постоянное наличие ассортимента в магазине в полном комплекте. Обеспечить контроль, учет, списание непарной обуви и текстиля.

2. Политика

1. Все факты обнаружения непарной обуви и текстиля должны рассматриваться в момент обнаружения такого товара.

2. Обувь и текстиль не имеющие соответствующей пары/комплекта должны быть оформлены как списание бракованной продукции.

3. Во избежание появления непарной обуви и текстиля, директор магазина/ответственный сотрудник магазина, осуществляющий кассовые операции, обязан произвести проверку соответствия цены, наименования товара и размера, указанных на ценнике и фабричной бирке, с данными в системе магазина.

3. Процедура

1. Все факты наличия непарной обуви и текстиля необходимо доводить до директора магазина.

2. Поиск соответствующей пары в каждом конкретном случае осуществляется сотрудниками магазина.

3. На время поиска такой товар необходимо поместить в специальное место на складе магазина, с отметкой «Некомплект».

4. Если вторая пара обуви или верх/низ от спортивного костюма, купальника не найдены по прошествии 14 дней, директор магазина обязан провести списание данного товара из системы магазина как бракованной продукции, после чего провести утилизацию.

4. Частота По требованию

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина

· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью

6. Приложение

Более подробная информация приведена в следующих документах:

· 5.5.5. Бракованный товар

· Приложение№39. Что делать если совершена кража

5.5.5. Бракованный товар

1. Цель

Обеспечить надлежащее оформление бракованного товара, точное ведение товарной документации и своевременное пополнение ассортимента.

Преимущества:

· Учет бракованного товара.

· Точные данные о товарных остатках.

· Выявление продукции низкого качества.

2. Политика

1. Только директор магазина определяет, является ли дефект товара производственным.

2. Если брак является незначительным или может быть устранен покупателем, директор магазина может предложить данный товар покупателю по сниженной стоимости (со скидкой 5- 30%).

3. Только уполномоченные на списание товаров в системе магазина сотрудники имеют права осуществлять перераспределение расходов (списание товаров в системе магазина) в отношении бракованного товара.

3. Процедура

Возврат бракованного товара от клиента

1. При каждом возврате бракованного товара директор магазина/ответственный сотрудник магазина обязан сообщить клиенту, что компания, в случае принятия решения клиентом об отказе от возврата бракованного товара, возвращает клиенту сумму в размере от 5 до 30% от первоначальной стоимости данного товара (установленной в момент продажи, согласно чеку продажи).
2. В случае согласия клиента не совершать возврат товара и получение указанной скидки директор магазина обязан обеспечить:

o занесение информации о каждой бракованной единице артикула в Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (Приложение №13),

o подписание клиентом следующих документов:

- Заявление на обмен/возврат, прикрепленное к Акту о возврате денежных сумм покупателям (Приложение №1),

- 2 (два) экземпляра Бланка-уведомления (Приложение №13) – 1 (первый) экземпляр с подписью клиента остается в магазине, 2 (второй) экземпляр передается клиенту.

1. Только после оформления перечисленных в пункте выше документов, разрешается провести кассовую операцию возврата по стоимости товара, указанной на чеке продажи и затем осуществить последующую кассовую операцию продажи этого же бракованного товара со скидкой от 5 до 30% (с помощью выбора соответствующего купона на скидку, например, «Defect 5%», в системе магазина).
2. Уцененный товар (товар с дефектами, загрязнениями) обмену/возврату не подлежит, за исключением случаев, когда покупатель возвращает товар по причине брака, отличного от того вида брака, на основании которого осуществлялась уценка.
3. В случае отказа клиента от предложения о не совершении возврата директор магазина обязан:

o занести информацию о каждой бракованной единице в Акт о списании (Приложение №13), и переместить в соответствующую зону хранения в системе магазина для хранения на складе в специально отведенном месте до момента утилизации.

Обнаружение бракованного товара внутри магазина

1. Бракованный товар, обнаруженный сотрудниками магазина в торговом зале или на складе, подлежит обязательному списанию директором магазина в системе магазина путем создания и учета Расходной накладной с типом «Списание/Отмена брака». В графе комментарий данной накладной необходимо указать следующее - «Утилизация брака». Ответственный сотрудник обязан заносить информацию о каждой списанной бракованной единице в Акт о списании, подписываемый директором магазина, перемещать списанный товар на склад магазина в специально отведенное место до момента фактической утилизации товара.

2. При обнаружении бракованного товара клиентом в торговом зале:

o Директор магазина вправе уценить товар с дефектами на 5%-20%, руководствуясь интересами компании и необходимостью избавления от указанного товара. Размер скидки зависит от вида дефекта товара в соответствии с Таблицей дефектов (Приложение №13),

o В случае если сотрудник магазина видит заинтересованность покупателя в приобретении товара, который имеет какой-либо дефект, то он обязан предложить покупателю рассмотреть возможность приобретения данного товара с уценкой. В случае если покупатель готов рассмотреть возможный размер скидки на данный товар, то сотрудник обязан проинформировать об этом директора магазина. Директор магазина обязан сообщить размер скидки покупателю в зависимости от вида дефекта согласно Таблице дефектов.

3. Если покупателя устроит размер скидки, то перед непосредственной реализацией данного бракованного товара по кассе директор магазина обязан обеспечить составление документов:

o занесение информации о каждой бракованной единице артикула в Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (Приложение №13);

o подписание клиентом 2 (двух) экземпляров Бланка-уведомления (Приложение №13) – 1 (один) экземпляр с подписью клиента остается в магазине, 2 (второй) экземпляр передается клиенту.

4. Скидка на бракованную продукцию в соответствии с Таблицей дефектов предоставляется путем выбора соответствующего купона на скидку в системе магазина.

5. Уцененный товар (товар с дефектами, загрязнениями) обмену/возврату не подлежит, за исключением случаев, когда покупатель возвращает товар по причине брака, отличного от того вида брака, на основании которого осуществлялась первоначальная уценка.

6. Если предложенный размер скидки для покупателя окажется не приемлемым, то данная единица бракованного товара подлежит списанию в системе магазина, Кладовщик обязан занести информацию о данной бракованной единице в Акт о списании и действовать в соответствии с настоящим Руководством.

Процедура утилизации товара ненадлежащего качества

1. Запрещается отправка бракованного товара (как подлежащего, так и не подлежащего реализации) как из дисконт-центров, так и из концептуальных магазинов в другие магазины/Центр дистрибуции/Аутсорсинговый склад (СВХ)/сторонние организации. Бракованный товар, который не был реализован в момент фактической операции возврата от клиента, в последствии не может быть реализован, и подлежит только списанию в системе магазина и дальнейшей утилизации.

2. Директор магазина обязан обеспечить расходование из системы магазина каждой бракованной единицы товара в день ее обнаружения внутри магазина или в день возврата от клиента и последующее помещение данной единицы в специально отведенную зону хранения бракованного товара на складе магазина.

3. Так как в период с 28 по последнее число каждого месяца (в феврале - с 25 февраля) запрещено создание накладных с основанием «Списание брака», «Отмена списания брака», в случае обнаружения в магазине бракованной продукции в указанный период, расходование товара из системы магазина проводится в первый день следующего месяца.

4. Фактическая утилизация ранее расходованной продукции производиться один раз в неделю, посредством разрезания, при обязательном участии директора магазина/ответственного сотрудника магазина и иного сотрудника (например, Кладовщика) магазина и с дальнейшим заполнением Журнала утилизаций. Запись в Журнале осуществляется один раз в неделю за период прошедшей недели, и в дальнейшем подписывается со стороны директора магазина/ответственного сотрудника магазина и иного сотрудника, принимающего участие в утилизации товара.

5. При заполнении Расходной накладной на списание бракованной продукции, обязательному заполнению подлежат все имеющееся активные поля накладной, в том числе при их наличии:

o код причины появления брака в магазине (выбирается одно из предложенных значений: возврат от клиента / обнаружение сотрудником внутри магазина);

o код дефекта (указывается в соответствии с Приложением №13);

o код фабрики (если информации нет, указывается N/A);

o дата производства (указывается с заводской бирки; если информации нет, необходимо указывать N/A).

6. В случае если одно из указанных выше полей не будет заполнено, система магазина не позволит учесть накладную.

7. Директор магазина обязан обеспечить наличие и хранение в магазине после проведенной утилизации части утилизированного товара с оригинальной биркой, на которой указана дата производства (далее по тексту – Лоскут). Если товар не имеет оригинальной бирки, вместо неё вырезается логотип изделия. Хранение лоскутов производится до момента проверки их количества ответственным сотрудником подразделения по безопасности и защите активов/Территориальным менеджером по управлению розничной сетью. В комплекте с такими бирками также могут быть бирки с информацией о правилах ухода за изделием, материале и т.п., наличие для хранения таких бирок не обязательно.

8. Размер лоскута (его радиус) может варьироваться в зависимости от размера изделия и места расположения бирки:

o для обуви – не менее 3 (трех) см от центра расположения бирки/логотипа (если бирка/логотип расположена в области языка) и не менее 2 (двух) см (если бирка/логотип расположена на боковой части верха обуви);

o для текстиля – не менее 6 (шести) см от центра расположения бирки/логотипа.

9. В случае утилизации артикулов, состоящих из двух вещей (перчатки, спортивные костюмы, обувь и др.), лоскут вырезается с каждой из вещей, после чего лоскуты одного артикула скрепляются между собой.

10. Лоскута подлежат хранению в специально отведенной зоне на складе магазина. Прочие остатки утилизированного товара выбрасываются при участии директора магазина и иного сотрудника сразу после разрезания вещей.

11. Хранение лоскутов должно быть организовано таким образом, чтобы присутствовала возможность сопоставления их количества, количеству продукции, списанному в конкретную утилизацию.

12. После проверки количества лоскутов, ответственный сотрудник подразделения по безопасности и защите активов/Территориальный менеджер по управлению розничной сетью должен завизировать акт о списании бракованного товара и журнал утилизаций, после чего лоскуты необходимо выбросить.

13. Со стороны Территориального менеджера по управлению розничной сетью проверка количества лоскутов должна проводиться не реже одного раза в квартал при проведении очередного чек-листа магазина.

14. В случае если при проведении проверки устанавливается, что на некоторые бракованные вещи, фактически израсходованные в системе магазина, отсутствуют лоскуты, данные вещи подлежат учету в системе магазина и последующему расходованию как недостача по итогам ежемесячного пересчета товара.

15. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязан обеспечить заказ оборудования для утилизации брака для всех своих подотчетных магазинов через оформление соответствующей заявки в Службу поддержки розничных магазинов ([e-mail]).

Ведение документооборота при реализации и утилизации товара ненадлежащего качества

1. Акт о порче, бое, ломе, товарно-материальных ценностей должен храниться в магазине в отдельной папке в течение полугода, затем отправляться вместе с архивом документации в соответствии с разделом 1.1.11. Документация настоящей Политики.

2. Журнал утилизаций должен храниться в магазине в отдельной папке в течение 1 (одного) года, затем отправляться вместе с архивом документации в соответствии с разделом 1.1.11. Документация настоящего Руководства.

3. Документы, которые необходимо подкреплять в товарный отчет при фактическом списании товара:

o Акт о списании товаров,

o Расходная накладная (с основанием «Списание брака/Отмена брака»).

4. При реализации бракованного товара необходимо подкреплять к отчету о скидках товарного отчета 1 экземпляр Бланка-уведомления (т.к. другой экземпляр передается покупателю) за соответствующий дате реализации день.

4. Частота По требованию

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина

· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью

6. Приложение

Более подробная информация приведена в следующих документах:

· 5.4.4. Порядок предоставления ручных скидок

· Руководство пользователя POS

· Руководство пользователя Переносного Терминала для Сбора Данных (ТСД)

· Приложение№1. Возврат_обмен товара от покупателей

· Приложение№13. Бракованный товар

· 1.1.11 Документация

5.5.6. Выявление расхождений при приеме товара

1. Цель

Обеспечить надлежащий учет складских остатков магазина, правильное оформление принимаемого товара, оперативное устранение несоответствий и выставление товара на продажу в кратчайшие сроки. Обеспечить детальный анализ поставок с целью повышения эффективности работы.

Преимущества:

· Точный учет складских остатков.

· Выявление дефектного товара и оперативное устранение несоответствий.

· Получение необходимого товара.

· Быстрое и эффективное пополнение ассортимента.

2. Политика

1. В случае принятия поставки из Центра Дистрибуции и выявления расхождений между фактически принятым количеством товара и количеством товара, указанным в товарно-транспортных документах, сотрудник заполняет Акты расхождений по формам 1, 2, 3, 5, которые находятся:

o на портале Rusweb>>Ссылки>>On-Line алгоритмы Adidas>>Акты расхождений.

2. Логин для входа в систему – LDP магазина; первоначальный пароль – adidas11.

3. В случае принятия поставки из Аутсорсингового склада (СВХ) /другого магазина и выявления расхождений между фактически принятым количеством товара и количеством товара, указанным в товарно-транспортных документах, заполняются Акты расхождений по формам 1, 2, 6, 7 из Приложения №2 и в формате Excel отправляются на электронный адрес Claims_transport_CIS ([e-mail]). Во всех экземплярах ТТН/ТН директору магазина/ответственному за приемку товара сотруднику необходимо сделать отметку о выявленной недостаче и сделать ссылку на составленный Акт расхождений (указав его дату и номер), а также подписаться самому под внесенным текстом.

4. В случае прихода в магазин поставки с Центра Дистрибуции день в день (для магазинов Москвы) или невозможности оформления Актов на портале (по причине отсутствия/неисправности интернет соединения) – допускается оформление Актов по формам 1, 2 из Приложения №2.

5. Далее заполненный акт в формате Excel необходимо отправить по электронной почте Claims_transport_CIS ([e-mail]). В день настройки интернет соединения, необходимо оформить Акты расхождений по формам 1, 2, 3, 5.

3. Процедура

1. В случае выявления недостачи грузовых мест (коробов), либо при обнаружении недостачи (порчи) товара в поврежденных (вскрытых/порванных/мокрых/с посторонними запахами) коробах, Акты расхождений (формы 1, 2) составляются в двух экземплярах. Один экземпляр передается Водителю, другой с подписью водителя остается в магазине. Во всех экземплярах ТТН/ТН Директору/ответственному за приемку товара сотруднику необходимо сделать отметку о выявленной недостаче и сделать ссылку на составленный Акт расхождений (указав его дату и номер), а также подписаться самому под внесенным текстом. При этом, в таких случаях дополнительно необходимо организовать подписание водителем ТТН/ТН с отметками о недостаче.

2. Директор/ответственный за приемку товара сотрудник обязан проверить Акт расхождений на предмет:

Дата добавления: 2015-11-30