Читайте также: |
|
13. Если в магазине два ключа от сейфа, директор магазина обязан хранить ключ в специальном контейнере, надлежащим образом запломбированном, в сейфе. Другая копия ключа должна выдаваться в течение дня ответственному сотруднику.
14. Работники, имеющие в соответствии с их должностными обязанностями доступ к Контрольно-Кассовой Технике, являются материально ответственными лицами. Виновное лицо (лица) возмещает причиненный ущерб в порядке и на условиях, предусмотренных действующим законодательством.
15. Директор магазина обязан истребовать от работников, которые могут быть причастны к факту недостачи/излишков, письменные объяснения для установления причины возникновения расхождений. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения в течение 2 рабочих дней директор магазина обязан составить Акт об отказе от предоставления объяснений по форме Приложения №16.
К хранению в сейфе допускаются следующие предметы
· Денежные средства,
· Журнал выдачи ключей,
· Запасные ключи от магазина,
· Заполненные ЭКЛЗ (в течение 5 лет с даты извлечения из ККТ),
· Сохраненные данные с камер видеонаблюдения по факту проведения внешних/внутренних расследований,
· Сенсоросъемники,
· Дисконтные и подарочные карты,
· Инкассационые секьюр-паки (пломбираторы, при наличии таковых),
· Иные важные документы,
3. Процедура
Перечень процедур, связанных с открытием сейфа магазина, представлен в пункте 1.3.1 Утренняя подготовка кассы.
4. Частота Ежедневно
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих разделах:
· 1.3.1 Утренняя подготовка кассы
· 1.3.2. Закрытие кассовой смены
· 1.3.3. Сдача инкассации и банковские операции
· 5.3.1. Изъятие денежных средств
· 5.3.2. Заказ разменной монеты
1.1.11. Документация |
1. Цель
Для организации последовательной и безопасной работы с документами магазина необходимо соблюдать надлежащую процедуру архивации в соответствии с нормативными требованиями, а также соблюдать финансовые правила компании.
Преимущества:
· Единообразие и прозрачность в рамках всей организации.
· Простая идентификация документов.
· Защита документации и доступ к ней в любое время.
· Соответствие финансовому законодательству и другим применимым нормативным положениям, а также прозрачная документация.
2. Политика
1. Директор магазина несет ответственность за корректность составления документов и обучение сотрудников администрации магазина.
2. Каждый директор магазина обязан вести все записи и корреспонденцию между всеми департаментами компании.
3. Доступ в помещение офиса директора должен быть ограничен для всех, кроме ответственных сотрудников магазина. Если офис не используется в служебных целях, двери должны быть закрыты.
4. Хранение архива документации в магазине должно быть организовано в соответствии с указанными ниже стандартами компании и местными нормами.
5. Все актуальные документы (папки с документами) следует хранить в одном месте в офисе директора магазина.
6. Все отчётные документы за предыдущие периоды должны помещаться в архивные коробки с делением на вид документа и период. Архивные коробки должны храниться на складе магазина в течение шести месяцев.
7. По истечении шести месяцев производится отправка коробов в архив компании Iron Mountain в соответствии с Приложением №20. Процедура упаковки и отправки документов.
8. Документация, транспортировка которой осуществляться ненадлежащим образом, приниматься не будет.
9. Документы, не требующие отправки, с истекшим сроком действия, следует уничтожать.
10. Трудовые книжки уволенных сотрудников, которые не явились за их получением, должны быть отправлены в день, следующий за днем увольнения сотрудника, в офис Компании ответственному сотруднику отдела по персоналу. В начале дня, следующего за днем увольнения сотрудника, которому необходимо выдать трудовую книжку, директор/ответственный сотрудник должны проинформировать ответственного сотрудника отдела по персоналу о данном факте.
11. Уничтожение конфиденциальных документов должно осуществляться посредством одобренного компанией оборудования.
12. Директор магазина обязан обеспечивать отправку документов в архив компании Iron Mountain (IM), которая предоставляет услуги внешнего архивного хранения. Передаче на хранение подлежат документы, от даты составления которых прошло не менее 6 месяцев (например, документация января, февраля, марта отправляется в октябре). Документы, подлежащие отправке:
o Приходные кассовые ордера с прикрепленными к ним кассовыми чеками и Z-отчетами;
o Полный отчет операций терминала за день;
o Инкассация терминала за день с приложенными чеками;
o Расходный кассовый ордер с квитанцией к инкассаторской сумке;
o Журнал операций.
Все документы кассового отчета скрепляются в последовательности, определенной титульным листом отчета.
o Отчет о реализации товара за день;
o Акты переоценок, отчеты о скидках;
o Товарно-транспортные накладные;
o Приходные / Расходные накладные;
o Акты расхождений;
o Акты списания и утилизации бракованного товара;
o Служебная записка к результатам пересчета;
o Сводный акт пересчета;
o Описи товарно-материальных ценностей;
o Объяснительная записка, поясняющая причину возникновения недостач/излишков по итогам пересчета товарных остатков.
o Акты о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе ошибочно пробитым кассовым чекам);
o Заявления от клиента с подписью о получении денег на возврат/обмен товара с подколотыми чеками продажи и возврата;
o Акты приемки бракованного товара;
o Уведомления.
Информация о сотрудниках магазина
· Конфиденциальная информация о персонале должна надежно храниться отдельно по каждому сотруднику магазина в офисе директора магазина.
· Доступ к личным делам сотрудников магазина должен быть ограничен для всех, кроме сотрудников администрации магазина. Доступ к личным делам сотрудников администрации ограничен для всех, кроме директора магазина.
· Трудовые книжки уволенных сотрудников могут храниться только в сейфе магазина не более чем 1 сутки после даты увольнения сотрудника.
Хранение кассовой книги
· Кассовая книга может храниться на главной кассе или в офисе менеджера.
· Доступ к кассовой книге могут иметь только ответственные сотрудники магазина, в чьи обязательства входит ведение и контроль за ведением кассовой книги согласно должностной инструкции.
3. Процедура
Отправка документов в компанию IRON MOUNTAIN
Документы, передаваемые на хранение в офис
o запрос на оплату (payment order request)
o оригинал счета на оплату
o счета-фактуры
o акты о выполненных работах
o товарные накладные
Порядок использования почтовых услуг для отправки оригиналов документов в офис
1. Директор магазина, расположенного в городе, в котором есть региональный офис компании, обязан обеспечивать отправку почты, только из регионального офиса. При этом документы, подлежащие отправке должны доставляться из магазина в региональный офис силами сотрудников магазина.
2. Директор магазина, расположенного в городе, в котором нет регионального офиса компании, обязан обеспечивать отправку почты, только из одного магазина, который определяет Территориальный менеджер по управлению розничной сетью. При этом документы, подлежащие отправке должны доставляться из одного магазина в другой силами сотрудников магазина.
3. В целях экономии почту разрешено отправлять не более одного раза в одну неделю, а при отсутствии острой необходимости не более одного раза в две недели (по мере накопления документации).
4. Частота Ежедневно, ежемесячно
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих разделах:
· Приложение №20. Процедура упаковки и отправки документов
· Приложение №18. Процедура оформления кадровых документов
1.1.12. Осмотр личных вещей |
1. Цель
Устранить или значительно снизить риск кражи и мошенничества со стороны сотрудников магазина, поставщиков и посетителей, а также обеспечить соблюдение всех требований.
Преимущества:
· Устранение или снижение риска кражи.
· Сокращение убытков и повышение доходности.
· Повышение уровня надежности и прозрачности операций для сотрудников магазина.
2. Политика
1. Под осмотром личных вещей здесь и по тексту Руководства понимается процедура, при которой досматриваемый сотрудник магазина или внешний сотрудник добровольно показывает содержимое своих карманов, сумок и т.д.
2. Ежедневно директор магазина или ответственный сотрудник должен проводить осмотр личных вещей сотрудников/внешних сотрудников в течение рабочего дня при выходе сотрудников за пределы магазина и после окончания рабочего дня:
o если камеры в магазине работают, контроль производиться в зоне видимости камер;
o если камеры в магазине неисправны / отсутствуют, контроль производится в присутствии второго штатного сотрудника. Осмотр, в том числе должен включать проверку карманов одежды сотрудника, сумок, пакетов на предмет отсутствия незаконно выносимого товара.
3. В случае отказа показать личные вещи на осмотр, директор магазина вправе вызвать полицию, сотрудники которой могут произвести обыск подозреваемого лица в соответствии с законодательством РФ.
4. Сотрудники магазина обязаны уведомлять ответственного сотрудника магазина о выходе с территории магазина
5. Если в магазине установлена система видеонаблюдения, любые действия, связанные с осмотром личных вещей должны проводиться в поле зрения видеокамеры в присутствии второго сотрудника магазина. Видеозаписывающее устройство должно быть в рабочем состоянии. Если система видеонаблюдения не установлена, осмотр личных вещей должен проводиться в присутствии второго сотрудника магазина.
6. Если в ходе осмотра личных вещей возникло обоснованное подозрение в совершении хищения имущества Компании, ответственный сотрудник обязан связаться с директором магазина и Территориальным менеджером по управлению розничной сетью для получения дальнейших инструкций
7. Ключи от аварийных выходов должны находиться у директора магазина. Аварийный выход должен использоваться только в экстренных ситуациях и при служебной необходимости.
3. Процедура
1. Подробный осмотр личных вещей проводится только при наличии обоснованных подозрений в совершении хищения.
2. Осмотр личных вещей проводится только с добровольного согласия лица, чьи вещи будут осмотрены.
3. В случае отсутствия согласия на осмотр личных вещей ответственному сотруднику или директору магазина необходимо вызвать сотрудников полиции.
4. Необходимо убедиться в том, что проверка осуществляется в поле зрения видеокамеры.
В ходе проверки сумки обнаружены подозрительные предметы
1. Если данный предмет является товаром магазина, обратитесь к лицу, чьи вещи были осмотрены, за объяснением.
2. Задокументируйте объяснение и укажите максимально подробную информацию о продукте.
3. Если ответ не проясняет принадлежность указанного продукта, данный продукт следует поместить в офис на время проверки информации.
4. Попросите лицо, чьи вещи были осмотрены, оставаться в магазине на время проведения проверки.
5. Свяжитесь с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью.
4. Частота Ежедневно
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, подразделение по безопасности и защите активов
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах:
· 1.1.2. Регистрация прихода и ухода
· SHINE
1.1.13. Выброс мусора |
1. Цель
Обеспечить чистоту помещений магазина и предупредить кражу.
Преимущества:
· Эффективная работа.
· Чистый магазин для покупателей и сотрудников.
· Безопасное рабочее место.
· Профилактика внутренних и внешних краж.
2. Политика
1. Осуществляйте непрерывную проверку чистоты магазина и незамедлительно убирайте мусор с пола торгового зала.
2. Поддерживайте чистоту путем тщательной уборки помещений в течение всего рабочего дня.
3. Выделите зону для хранения мусора и отходов в подсобном помещении магазина.
5. Распределяйте отходы по типам (стекло, картон и прочее).
6. Обеспечьте ежедневную уборку мусора с территории магазина.
3. Процедура
1. Вынос из магазина любого мусора необходимо осуществлять в присутствии директора магазина \ ответственного сотрудника, который обязан проверять мусор в зоне видимости видеокамер, осуществляющих видеозапись (если камеры установлены в магазине). Проверка мусора должна осуществляться таким образом, чтобы директор магазина/ответственный сотрудник осуществлял визуальный осмотр всего мусора на предмет отсутствия товара и иных материальных ценностей, принадлежащих компании.
2. Выброс мусора должен осуществляться только в прозрачных мусорных пакетах.
4. Частота Ежедневно
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью
6. Приложение
1.1.21. Информационный портал розничной сети (CoRP) |
1. Цель
Обеспечить своевременный и полноценный обмен информацией между офисом и магазинами компании, а также надлежащее выполнение предусмотренных руководством директив и задач.
Информационный портал розничной сети (Communications Retail Portal, далее по тексту - CoRP) - международный инструмент, позволяющий магазинам осуществлять поиск всей необходимой информации.
Преимущества:
· Доставка нужного контента в нужное время на единый ресурс.
· Двусторонняя связь между офисом, региональным руководством и магазинами компании, посредством опросов и модулей эффективных методик.
· Возможность офиса и регионального руководства компании отслеживать процесс и статус выполнения поставленных задач, заданий и уровень соответствия требованиям стандартов компании.
2. Политика
· Директор магазина или ответственный сотрудник обязан ежедневно заходить на портал CoRP.
· Директор магазина или ответственный сотрудник должен обеспечивать выполнение всех плановых мероприятий в соответствии с указанными требованиями и сроками на портале CoRP.
3. Процедура
1. Утром необходимо выполнить вход на портал CoRP и подготовиться к проведению утреннего собрания сотрудников.
2. Распечатайте все необходимые отчеты, размещенные в CoRP или скопируйте данные из отчетов в план собрания.
3. Проверьте все сообщения для получения важной информации, и последующего доведения данной информации до всех сотрудников магазина.
4. Запланируйте и выполните все мероприятия на день, указанные на портале CoRP. В случае необходимости дайте задания сотрудникам магазина, чтобы обеспечить выполнение всех заданий в срок.
5. По выполнения задания необходимо проставить отметку о выполнении заданий в CoRP.
4. Частота: Ежедневно (за исключением дня максимального вовлечения в продажи)
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Розничный отдел
1.1.91. Здоровье и безопасность |
1. Цель
Создать безопасные условия для сотрудников и покупателей посредствам соблюдения нормативных требований местного законодательства, и правил, процедур компании.
Приведенные ниже инструкции необходимо соблюдать в порядке, предусмотренном действующим законодательством, а также внутренним нормативными актами по охране труда и пожарной безопасности.
Преимущества:
· Защита бизнеса, брендов, репутации и общей доходности компании.
· Безопасные условия труда для сотрудников.
· Новые методики и повышение эффективности труда.
2. Политика
Директор/менеджер магазина:
4. Убедитесь в том, что все сотрудники ознакомлены с планом действий при пожаре, маршруте эвакуации и точках сбора, порядком действий при несчастных случаях на производстве.
5. Ежедневно проверяйте состояние всех пожарных выходов, обеспечивайте отсутствие каких-либо препятствий на всем протяжении маршрутов эвакуации.
11. Директор магазина должен обеспечить прохождение обязательных курсов обучения всеми сотрудниками до того, как они приступят к непосредственному исполнению обязанностей, при этом должны быть донесены до сотрудников следующие вопросы:
o Манипуляции вручную - подъем, перенос, перемещение предметов посредством физических усилий,
o Пожарная безопасность,
o
o Модуль по технике безопасности в SHINE.
12. Убедитесь в том, что сотрудники имеют доступ к копиям инструкций по охране труда, оказанию первой помощи, пожарной безопасности, электробезопасности.
13. Директор/менеджер магазина должен проводить ежедневный визуальный осмотр рабочих мест, а также своевременные испытания оборудования, обеспечивая своевременное устранение выявленных недостатков, которые могут повлечь неблагоприятные последствия для жизни и здоровья сотрудников и посетителей магазина, силами сотрудников магазина или компетентным сотрудником офиса.
14. Поддерживайте и обеспечивайте своевременное выполнение всех требований и рекомендаций в области охраны труда и пожарной безопасности, предоставленные Службой охраны труда, специалистом по пожарной безопасности.
15. Необходимо оказывать содействие ответственному лицу в расследовании несчастных случаев/аварий/инцидентов без последствий.
16. В том числе на собственном примере продвигайте идею ответственного отношения к здоровью и безопасности с тем, чтобы все задачи выполнялись персоналом с соблюдением норм и правил охраны труда.
Дата добавления: 2015-11-30; просмотров: 26 | Нарушение авторских прав