Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, докладная записка и др.), утверждения (положение, инструкция и др.), события (акт, протокол). Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. Документ, изданный несколькими организациями, должен иметь единую дату (наиболее поздняя дата подписания).

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц (по 2 цифры), год (4 цифры).

05.01.2004

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

05 января 2004 г.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, что соответствует международным стандартам.

2004.01.05

Аналогичным образом дата оформляется и в других реквизитах.

Регистрационный номер документа

проставляется после подписания и утверждения и состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел и др.

№ 01-03/115 01-03 – индекс дела по номенклатуре дел,

115 - порядковый номер документа данного вида с начала делопроизводственного года.

№ 48 к

Регистрационный номер документа, составленного несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту.

Регистрационный номер присваивается документу для его учета и последующего поиска, может проставляться от руки.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Этот реквизит заполняется при составлении письма-ответа и включает регистрационный номер и дату инициативного документа.

На № 02 – 15 от 17.06.2005

При получении ответного документа по этому реквизиту подбирается копия инициативного документа, на который пришел ответ, подкладывается к полученному и только вместе эти документы идут в работу и впоследствии подшиваются в дело.

Место составления или издания документа

Указывается на всех документах (кроме писем), если затруднено его определение по реквизиту «Наименование организации». Реквизит указывают в соответствии с принятым в РФ административно-территориальным делением.

г. Новомосковск

или

Москва

Например, автор документа – ООО «Аэрозоль-Новомосковск», из названия организации ясно, что она находится в г. Новомосковске. На письмах этот реквизит не указывается, т.к. уже есть справочные данные об организации, куда уже входит место составления.

Адресат

указывается в документах, отправляемых в другие организации, структурные подразделения, должностным или частным лицам (служебные письма, заявления, докладные записки и др.).

Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей:

1) наименование организации (в именительном падеже);

2) наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

3) должность, инициалы и фамилия получателя (в дательном падеже);

4) почтовый адрес.

Каждая из этих частей адресата печатается с новой строки.

«Правилами оказания услуг почтовой связи» установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах (в том числе в реквизитах 09 «Справочные данные об организации» и 15 «Адресат»):

1) название улицы, номер дома, номер квартиры;

2) название населенного пункта (город, поселок);

3) название области, края, республики;

4) страна (для международных писем);

5) почтовый индекс.

При направлении документа органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается. (Он будет написан на конверте при отправке документа). Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если они известны.

ЗАО «Контакт»

Бухгалтерия

Главному бухгалтеру

И.П. Кононовой

ул. Солнечная, д.19

Москва, 127408

или

ЗАО «Контакт»

Бухгалтерия

При направлении документа руководителю организации название организации входит в наименование должности.

Ректору НИ РХТУ им. Д.И. Менделеева

акад. Д.П. Венту

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем – почтовый адрес.

Иванову И.П.

ул. Кирова, д.6, кв. 11

Новосибирск, 630102

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно.

Ректорам вузов

Если документ отправляется по факсу, то вместо почтового адреса указывается номер факса.

На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, то составляется список на рассылку, готовится необходимое количество экземпляров документа, и на каждом указывается только один адрес.

Дата добавления: 2015-11-13