Читайте также:
|
Жизненно важным является наличие простой и функциональной персональной системы хранения информации. Прежде, чем начать работать в чьём-либо офисе, я оцениваю систему хранения. Как я говорил во 2-й главе, отсутствие хорошей системы хранения документов общей направленности может стать одной из самых крупных трудностей при создании личной системы управления, и многим менеджерам, которых я тренировал, ещё есть что улучшать в этой области. Частенько я ездил с клиентами в канцелярский магазин и покупал ящики и лотки для хранения, папки, аппараты для наклеивания этикеток, чтобы мы могли организовать подходящее место, в котором можно было бы разместить две трети того, что просто лежит на столе или поблизости на полках и даже на полу.
Если ваша система хранения не является быстрой, функциональной и классной, вы будете сопротивляться работе с ней.
Итак, цель данного этапа — создать систему ссылок общей направленности — отдельно от других систем хранения, посвящённых контрактам, финансовой информации и другим категориям данных, которым нужно выделить особое место и проиндексировать. Материалы общей направленности должны содержать статьи, брошюры, листки, записки, заметки, распечатки, факсы — всё, что вы хотите сохранить, потому что это интересно или полезно, и то, что не вписывается в вашу специализированную систему хранения, но и не должно валяться на полке само по себе (а вот огромные руководства по различным программам, а также подшивки с семинаров вполне для этого сойдут).
Если у вас есть надёжный ассистент или секретарь, который и занимается поддержкой этой системы для вас, то вы можете прилепить на документ листочек, написать там "Документ Икс" и отправить ему — пусть положит, куда следует. Но задайтесь вопросом, остался ли у вас интересный лично вам или конфиденциальный материал, который должен быть доступен в любое время, даже когда секретаря нет поблизости. Если это так, то вам всё-таки нужна будет ваша собственная система, либо на столе, либо где-то рядом.
Дата добавления: 2015-07-11; просмотров: 83 | Нарушение авторских прав