Факторы, влияющие на удачный сбор

К сожалению, одно лишь наличие входящей "корзинки" не делает её функционирующей. Большинство людей имеет те или иные инструменты для сбора информации, однако, как правило, они не умеют ими распоряжаться. Рассмотрим три требования, выполнение которых необходимо, чтобы фаза сбора данных работала:

1. Каждый "открытый вопрос" должен находиться в вашей системе сбора, а не у вас в голове.

2. У вас должно быть несколько хранилищ информации, так как у вас имеется несколько способов её получения.

3. Вы должны их регулярно опустошать.

Выкиньте всё это из головы

Если вы всё ещё пытаетесь держать слишком много вещей в памяти, вас, скорее всего, не убедит необходимость использования и периодического опустошения входящих "корзинок". Большинство людей относятся к этим инструментам легкомысленно, потому что не считают их обособленной частью целой системы: что в их входящих, что в голове — содержится тот же самый список незавершённостей, а стало быть, их сознание и подсознание продолжают прокручивать их, и никакой отдачи от ведения входящих не ощущается. Это всё равно, что пытаться играть в пинбол на игровом автомате, поле которого усеяно слишком большими отверстиями, так что шарики всегда выпадают через них: какой смысл такую игру продолжать?

Эти инструменты для сбора информации должны стать частью вашего жизненного стиля. Держите их при себе, и не важно, где вы находитесь, вы всегда сможете занести в ваш список потенциально полезную идею — сделайте ваши инструменты такими же необходимыми вам, как зубная щётка, водительские права или очки.

Сократите число "корзинок" для сбора

У вас должно быть столько "входящих корзинок", сколько нужно лично вам, возможно, следует ориентироваться по числу способов получения входящей информации, но в то же время их количество должно быть таким, чтобы просмотр их всех не был для вас утомителен. Важно, чтобы вы могли помещать туда информацию, где бы вы не находились, потому как нужные вам вещи могут всплыть, где угодно. Однако, если у вас слишком много "входящих корзинок", вы, возможно, не сможете их легко или часто обрабатывать.

Чрезмерно большое количество корзинок редко составляет проблему для высоко-технологичных инструментов; но реально возможна в случае применения низкотехнологичных, прежде всего, блокнотов и простых корзин. Рукописные записи должны группироваться и обрабатываться, вместо того, чтобы теряться в стопках, блокнотах и ящиках стола. Бумажные материалы должны лежать в лотках вместо того, чтобы быть разбросанными или сваленными в мириады кучек по всем уголкам вашего окружения.

По мере усложнения вашей жизни и работы необходимость в стандартных инструментах сбора информации будет возрастать. За годы работы вы, скорее всего, обратили внимание, что ваши лучшие идеи по работе приходили вам в голову вовсе не в офисе. Возможность подкрепить мыслительный процесс с помощью хороших инструментов сбора информации, находящихся всегда под рукой — ключ к повышению продуктивности.

Регулярно опустошайте "корзинку"

Должно быть, последний фактор успеха сбора информации очевиден: если вы не опустошаете "корзинку" и не обрабатываете её содержимое, то вам она не сможет служить иначе как хранилищем беспорядочно сваленного хлама. Опустошение корзины — это вовсе не доведение дела до завершения, это означает только то, что нужно вынуть материал из хранилища и определить, что же это такое и что с этим делать, и только потом организовать его в некоторую систему. И не надо складывать что-либо обратно во входящие! Не опустошать "корзинку" — это всё равно, что не выносить мусорное ведро — придётся постоянно покупать новые, чтобы уместить весь накапливающийся мусор.

Гениальные люди гениальны даже при выполнении малости.
Леонар

Для того, чтобы вы могли опустошать "входящие", надо содержать в порядке всю систему управления действиями. Слишком много "разного" скапливается во "входящих корзинках" только потому, что не эффективна система его вывода оттуда. Часто кажется гораздо проще оставить вещи во "входящей корзинке", если наверняка знаешь, что ничего с ними прямо сейчас сделать всё равно не можешь. "Входящие корзинки", особенно для бумаг и электронной почты, это, пожалуй, лучшее, что многие люди могут сделать в целях самоорганизации — как минимум, они знают, что где-то здесь есть напоминание о том, что всё ещё надо сделать. К сожалению, эта подстраховка теряется, как только содержимое "корзинок" выходит из-под контроля или список электронных писем увеличивается настолько, что не умещается на одной странице монитора.

Когда вы обучитесь следующей фазе и узнаете, как легко и быстро обрабатывать незавершённости, "входящие" вновь начнут выполнять свою исходную функцию. Давайте перейдем к тому, как всё-таки опустошать "входящие корзинки" и почтовые ящики, минуя необходимость выполнять работу прямо сейчас.

Дата добавления: 2015-07-11