Понятие о первичном учете и организация документооборота

Основой организации бухгалтерского учета в организации является соответствующая технологическому процессу схема движения документов. Документирование хозяйственных операций заключается в восприятии данных об операции и занесении полученных данных в документ. Создание совокупности первичных документов представляет собой первичный учет.

Первичный учет – это комплекс приемов по восприятию исходной информации и регистрации ее в документах, которые являются при этом не только средством оформления всех хозяйственных операций, но и одновременно и материальными носителями первичной информации. Первичный учет – это организованная система наблюдения, измерения и регистрации данных о хозяйственных операциях и других фактах хозяйственной деятельности организаций, используемых при принятии управленческих решений.

Для обеспечения рационального ведения учета требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию организации. Необходима такая система их выписки и обработки, которая способствует максимальному ускорению документооборота.

Документооборот – это движение документов с момента их составления или получения от других предприятий до момента передачи в архив на хранение.

С целью рациональной организации бухгалтерского учёта на предприятии разрабатывается график документооборота, который утверждается руководителем предприятия. В нем указывается назначение каждой формы документа, сроки сдачи в бухгалтерию, обработка их в бухгалтерии, записи в учётные регистры, т. е. график документооборота предусматривает необходимый порядок движения документов и равномерную нагрузку на работников бухгалтерии.

Поступившие в бухгалтерию документы проверяются с трех точек зрения:

1. внешняя проверка – включает в себя проверку формы документа, чистоту, полноту и правильность заполнения всех реквизитов (особенно подписей и печати), отсутствия подчисток;

2. проверка законности хозяйственных операций, т.е. соответствие законодательству Республики Беларусь;

3. арифметическая проверка.

В сложных, спорных вопросах документ принимается к исполнению только при наличии письменного распоряжения руководителя, который затем несет всю ответственность.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются обработке, которая состоит из следующих этапов:

- таксировка – определение денежной оценки операций;

- группировка – объединение документов по однородным признакам и за определенный период;

- контировка – указание в документе взаимосвязи между счетами, проставление на документе корреспонденции счетов.

Документооборот предполагает ответственных лиц за обработку тех или иных документов, кратчайшие сроки такой обработки, определенные учётные регистры. За организацию правильного документооборота отвечает главный бухгалтер. В конце года документы переплетаются в специальные книги и передаются в архив предприятия для хранения.

Основные требования к организации архива – обеспечение сохранности документации и ограничение доступа к ней. Книги или папки с документацией хранятся по месяцам и годам в строго определенном порядке.

Срок хранения документов устанавливают архивные органы: три года для многих документов и регистров, пять лет – для актов ревизий, 75 лет – для лицевых счетов по зарплате, бессрочное хранение – для годовых отчетов. Списание документов из архива осуществляется комиссией с участием работников архива.

Дата добавления: 2015-07-12