ТЕМА 11. Процесс управления в системе таможенных органов

Процесс управления - это деятельность объединенных в систему субъектов управления, направленная на смену качественных состояний управляемого объекта, на достижение целей коллектива путем реализации определенных, функций с ис­пользованием соответствующих методов и принципов уп­равления.

Процесс управления отличается специфическим содержа­нием, в котором выделяются аспекты: методологический, функ­циональный, экономический, организационный, социальный и информационный.

Методологический аспект состоит в том, что процесс управления реализуется по этапам в определенной последова­тельности: целеполагание, оценка ситуации, определение про­блемы, выработка управленческого решения.

Цель — это представление руководителя таможенного органа о том, какой должна быть управляемая система.

Управленческая ситуация — это совокупность всех условий (внутренних, и внешних, объективных и субъектив­ных) в конкретной сфере управления, сложившихся в опре­деленное время и требующих соответствующих действий руководителя.

Управленческие ситуации бывают простыми и сложными; хорошо просматриваемыми и с трудом поддающимися анализу; требующими кратковременных, долгосрочных, глобальных, час­тичных, комплексных действий или разовых мер.

Проблема — это основное противоречие между ситуацией и целью. Разрешение основного противоречия автоматически ведет за собой разрешение всех остальных противоречий. Фор­мулировка проблемы определяет выработку решения.

Выработка управленческого решения — это поиск. путей разрешения проблемы, а также организационная ра­бота, связанная с практической реализацией найденного пути.

Функциональный аспект — это реализация общих функций управления в определенной последовательности.

Экономический аспект определяется деятельностью управляющей системы, связанной с установлением потреб­ности ресурсов управляемой системы и оценкой их использо­вания.

Организационный аспект заключается в использова­нии организационно-распорядительных методов воздействия на управляемую систему в последовательности: регламентирова­ние, нормирование, инструктирование и ответственность.

Социальный аспект процесса управления определяется участием человека во всех его этапах, независимо от той или иной степени автоматизации управления.

Информационный аспект состоит в определенной пос­ледовательности операций по преобразованию информации в процессе управления (поиск, сбор, сортировка, первичная обра­ботка и передача информации).

Все множество операций, присущих процессу управления, можно сгруппировать следующим образом:

1. Операции целеполагания.

2. Операции информационной работы.

3. Операции аналити­ческой работы и проектирования вариантов решения.

4. Операции выбора варианта действия.

5. Операции организационно-практи­ческой работы.

Общая и конкретные цели управления таможенными ор­ганами определяются Таможенным кодексом Российской Фе­дерации и другими законодательными и правовыми норматив­ными документами Президента РФ, Правительства РФ и ГТК России.

Цель должна быть теоретически обоснованной, определен­ной, количественно измеримой, ясной, значимой и достижимой. Содержательной основой цели в определенной ситуации управ­ления должна быть цель более высокой ступени управления, т. е. цель более высокого уровня управления.

Таможенная деятельность находится на стыке внутренней и внешней политики страны и напрямую связана с выполнени­ем ее важнейших социально-экономических и внешнеэкономи­ческих программ и планов. Главной целью управления в систе­ме таможенных органов, т. е. целью стратегического управле­ния, является обеспечение реализации экономической полити­ки РФ. В настоящее время это тот желаемый результат целесообразной деятельности таможенной службы, который должен быть достигнут в переходный период.

Достижение этой цели управления реализуется решением соответствующих комплексов задач, связанных с выполнением заданий таможенному органу как фискальному органу по форми­рованию доходов федерального бюджета; с повышением роли та­моженной службы как правоохранительного органа; с работой по упрочению интеграции таможенной службы России с таможенны­ми службами других государств; дальнейшим удовлетворением социальных запросов сотрудников таможенной службы.

В зависимости от той роли, которую играет цель в процессе управления, выделяют несколько типов уп­равления. В таможенных органах наиболее часто применяется "управление по отклонениям", "программное управление" и "целевое управление".

Управление по отклонениям имеет место на всех уров­нях иерархии управления таможенными органами, так как стро­ится главным образом по складывающимся ситуациям. В этом типе управления цели не придается большого значения.

Программное управление основано на тщательной разра­ботке заданной программы с расчленением ее по уровням системы управления с указанием последовательности ее выполнения.

Этот тип управления, наряду с вышеуказанным, является часто применяемым в управленческой деятельности таможен­ных органов.

Наиболее рельефно этот тип управления просматривается в решении фискально-контрольных задач по формированию до­ходной части федерального бюджета, в развитии региональных таможенных управлений, создании и оборудовании сети авто­переходов через таможенную границу и др.

В целевом управлении цель играет основополагающую роль и определяет характер и ход управленческой деятельности.

Содержанием целевого управления является его исключи­тельно высокая аналитичность при определении проблемы уп­равления, предельно строгое и четкое формирование цели уп­равления; структуризация проблемы управления, построение "дерева целей"; строгое согласование дерева целей с "деревом задач", достаточно высокая корреляция между "деревом целей", "деревом задач" и организационной структурой управ­ления; каждое звено организационной структуры системы уп­равления должно объединяться с другими звеньями более высо­кого порядка.

В целевом управлении большую роль играет прогнозирова­ние.

В практике управления его типы применяются нередко в сочетании. Наиболее эффективным сочетанием является соче­тание программного и целевого типов управления, которое по­лучило название программно-целевого. Этот тип управления в настоящее время для таможенных органов имеет исключитель­но важное значение.

Таким образом, из двух рассматриваемых компонентов сис­темы управления — структуры и процесса — более динамич­ным является процесс управления. Поэтому развитие процесса управления влечет за собой и развитие структуры управления. Изменения в структуре должны осуществляться тогда, когда в существующую структуру процесс управления уже не уклады­вается, когда структура создает существенные помехи, стано­вится тормозом развития управления, а следовательно, и всей системы управления в целом.

В настоящее время в таможенной системе наблюдается со­вершенствование динамических характеристик управления, прежде всего — за счет внедрения АСУ и информационной технологии управления.

В заключение необходимо подчеркнуть, что совершенствуя те или иные характеристики процесса управления, необходимо постоянно учитывать взаимосвязи процесса и структуры систе­мы управления и находить моменты перестройки структуры. Поэтому в настоящее время в ходе модернизации таможенных органов значительное внимание уделяется совершенствованию процесса управления.

Организация процесса управления в системе тамо­женных органов — это всестороннее его упорядочение, оп­ределяющее четкость, последовательность и допустимые границы его осуществления.

Организация процесса управления включает установление:

1. Необходимой последовательности выполнения различных его цик­лов, этапов, стадий и управленческих работ (операций).

2. Вре­менных границ выполнения управленческих работ (операций) определенного вида и их группировку.

3. Четкого поступления до­статочной и необходимой информации для нормального и свое­временного осуществления каждого этапа процесса управления и всех его управленческих работ.

4. Порядка участия различных звеньев системы управления по этапам процесса управления.

5. Процедур процесса управления как обязательных управленчес­ких работ (согласования, обсуждения, визирования, утвержде­ния, информирования и др.)

Любой процесс управления по своему содержанию состоит из циклов, этапов, стадий и фаз.

Под циклом управления понимается отрезок времени, необходимый для полной реализации всех общих функций управления {анализа и прогнозирования, планирования, ор­ганизации, регулирования, учета и контроля).

Для реализации циклов управления необходимо иметь нор­мативную базу, систему планирования, систему учетов, систе­мы оценки и стимулирования деятельности сотрудников, ин­формационное и кадровое обеспечение и др.

Цикл включает этапы, под которыми понимаются про­межутки времени, в течение которых в одном случае созда­ется система предстоящей деятельности, а в другом — осу­ществляется управление ходом ее функционирования.

Каждый этап содержит стадии. Под стадией следует пони­мать время, необходимое для полной реализации какой-либо одной общей функции управления. В соответствии с этим, стадии процесса управления называются стадией анализа и прогнозирования, стадией планирования, стадией организации, стадией регулирования, стадией учета и стадией контроля.

Каждая стадия состоит из различного количества фаз управ­ления, под которыми необходимо понимать время, требуемое для выполнения одной управленческой работы (операции).

Таким образом мы видим, что по своему содержанию процесс управления является достаточно сложным. Он идентичен для лю­бого вида управления любыми таможенными органами. Кроме того, он остается неизменным и применительно к любым условиям.

Результативность работы таможенных органов во многом зависит от качества решений, которые принимаются на всех уровнях управления.

Управленческое решение — это прежде всего мысли­тельно-волевой акт выбора субъектом управления того или иного варианта поведения системы управления.

В решении формулируются цели и задачи, стоящие перед объектами управления, предусматривается мера их дозволен­ного поведения, определяется, какие ресурсы необходимы для реализации целей и задач. Управленческое решение, таким образом, содержит цель и программу деятельности управляемой системы управления. Вот почему именно от качества и свое­временности принятия управленческих решений в таможен­ных органах зависит прежде всего успех и неуспех управления ими.

Управленческие решения принято классифицировать по различным признакам. Однако определяющим моментом яв­ляются условия, в которых принимается решение. Обычно решения принимаются в условиях определенности и неопре­деленности (риска). Условия определенности, как прави­ло, предопределяют принятие так называемых стандартных решений, условия неопределенности — нестандартных реше­ний.

Стандартными являются решения, с отклонениями ко­торых отработана структура самого решения и процедура его принятия. Обычно они ориентированы на изменение отдельных количественных параметров сложившейся ситуации, срок ис­полнения и расстановку исполнителей, а общая ее структура остается прежней. Подобные решения могут приниматься до­вольно быстро, без специальной подготовки (к примеру, прика­зы о приеме и увольнении кадров).

Что касается нестандартных решений, то они, как пра­вило, являются творческими. Несомненно, что в условиях неоп­ределенности, а значит и риска, нужда в таких решениях силь­но возрастает. Это сопряжено с необходимостью постоянно приноравливаться к изменяющейся таможенной обстановке и с маневрированием ресурсами под воздействием как внутренних, так и неконтролируемых внешних факторов.

Существуют и другие критерии классификации управлен­ческих решений:

1. По важности и длительности действия решения делятся на стратегические, оперативные, тактические.

2. По форме подготовки — на единоличные, групповые и коллективные решения.

3. По содержанию — на решения административного, эко­номического и морального характера.

4. По характеру реализации — на решения директивного и рекомендательного характера.

5. По способу фиксации управленческого решения — на письменные или устные решения (распоряжения).

Возможны и другие основания для классификации управ­ленческих решений.

Решение — это директивный акт, организующий, направ­ляющий и стимулирующий совместные действия сотрудников для достижения поставленных целей. Отсюда — постоянно рас­тущие требования к их обоснованности, сбалансированности и действенности.

Такими требованиями являются:

1. Соответствие решения политическим и социально-эконо­мическим установкам государства. Данное требование обусловлено тем, что стратегические и тактические задачи таможенной службы вытекают из целей и задач, определяемых законодателем и правительством. Поэтому любые действия таможенных органов имеют всегда политичес­кий и социально-экономический характер, и принимать реше­ния об их осуществлении можно только с учетом политической и социально-экономической обстановки и их последствий. На политический и социально-экономический подход к вы­работке будущих действий и их политический анализ не долж­ны влиять никакие причины и мотивы. Непременное условие соблюдения данного требования — глубокое понимание сотруд­никами проблем таможенной политики.

2. Объективность решения означает учет в нем существую­щих в данный момент всех связей и отношений в борьбе с про­тивоправными действиями противника, а также закономернос­тей этой борьбы.

3. Оптимальность решения означает, что оно в целом должно соответствовать данной конкретной ситуации.

Любое решение ценно в том случае, если оно принято своевременно. Данное требование означает оперативность в принятии решения и диктуется необходимостью быстрого об­служивания подконтрольных лиц, вскрытия нарушения тамо­женных правил или их упреждения.

Быстрота принимаемых решений зависит от своевремен­ности поступления информации.

Своевременность решений в таможенной деятельности за­висит от устойчивых положительных морально-психологических качеств ее сотрудников. Растерянность в условиях дефицита времени, нерешительность в оценках ситуации приводят к мед­лительности, к откладыванию решения вопроса. Вместе с тем, не нужна и торопливость в принятии реше­ний. Это может привести к нарушению законности, другим не­гативным последствиям. Решения должны быть конкретными и гибкими. Конкретность — это четкая определенность содержания решения. Особенно важна четкость в определении задач, кото­рые ставятся перед исполнителями. Конкретность решения не исключает, а предполагает его гибкость, которая обеспечивается путем выработки принимае­мой линии поведения должностных лиц с представлением опре­деленного простора для самостоятельного реагирования на не­предвиденные обстоятельства, на любые неожиданности. Подготовка, принятие и реализация решенийКакого бы вида ни требовалось решение, желательно всю работу по его подготовке, принятию и реализации вести в опре­деленной последовательности, принципиальная целесообраз­ность которой выработана теорией и практикой управления.

Естественно, что логика конкретной работы руководителя таможенного органа по подготовке, принятию и реализации ре­шения может различаться в зависимости от специфики послед­него, уровня управления, характера задач и условии, в которых работает данный таможенный орган. Однако в обобщенном виде эта схема является действенной, поэтому отдельные блоки ее целесообразно рассмотреть более подробно.

При подготовке решения прежде всего необходимо вы­явить и проанализировать проблемную ситуацию. Вовремя выявить проблему — это значит на ранней стадии понять ос­новное противоречие между конкретной целью деятельности та­моженного органа и сложившимися условиями для ее реализа­ции. Материалы анализа позволяют объективно взвесить значи­мость возникшего противоречия, выявить его причины и, глав­ное, определить его вероятные конечные результаты. Таким образом, устанавливаются базовые проблемы, за решение кото­рых надо браться в первую очередь: производится их ранжиро­вание и выбор стратегического направления их решения, после чего формулируются цели.

Базовые проблемы могут выявляться самостоятельно руко­водителем таможенного органа на основе анализа разнообраз­ной информации, с которой ему приходится иметь дело, или за­даваться извне в результате:

1. Получения решения вышестоящего уровня (приказ, ука­зание, распоряжение, план работы и т.д.), для исполнения ко­торого требуется применить частное, более конкретное реше­ние на своем уровне.

2. Поступления от сотрудников (подразделений), а также из различных ведомств, учреждений и организаций, участников ВЭД и других частных лиц разнообразных вопросов (запросов), касающихся таможенного дела.

3. Постановки нижестоящим уровням конкретных практи­ческих вопросов и проблем.

Вслед за этим разрабатываются варианты решения, удовле­творяющие заданным ограничениям — по срокам разрешения проблемной ситуации, по формам таможенного обслуживания, по материальным ресурсам, кадрам и др. Необходимость в разработке одновременно нескольких взаимозаменяемых вариантов (альтерна­тив) при разрешении проблемных ситуаций позволяет найти наи­более оптимальные пути в деятельности таможенных органов.

Наибольшее применение в таможенной практике находят эвристические приемы определения предпочтительных дейст­вий: декомпозиция проблемы, выдвижение параллельных задач, определение ключевых подзадач, соотнесение выдвинутых задач (подзадач) с силами и средствами, аналогия, использова­ние прогноза развития ситуации, определение и учет гипотез о возможных последствиях предполагаемых действий.

Выбор наилучшего варианта и принятие решения проводится на основе оценки по группе взаи­мосвязанных критериев, число и содержание которых всякий раз задается конкретной проблемной ситуацией.

К числу наиболее очевидных критериев относятся: количе­ство необходимых сил и средств, уровень их подготовленности для данных действий, степень материальных затрат, лимитиро­ванный срок решения проблемы.

Сложнее выбирать предпочтительные действия, когда следу­ет принимать во внимание степень риска, т.е. учитывать соотне­сение предполагаемых отрицательных последствий с ожидаемым результатом. При оценке риска должны приниматься во внимание две переменные: характеристика самих последствий и вероят­ность их наступления.

Чтобы окончательно остановиться на одном варианте, не­обходимы волевые усилия, как бы стимулирующие и органи­зующие процесс формирования решения и имеющие особое значение на его конечной стадии.

Воля субъекта помогает побороть нерешительность и коле­бание в выборе одного из проектов решения и осуществить его принятие.

В процессе принятия решения уточняются детали выбран­ного проекта, определяются границы решений, желаемый уро­вень его гибкости, уточняется форма, после чего оно фиксиру­ется и приобретает силу управленческого решения, подлежаще­го исполнению.

Управленческие решения выражаются в письменной или устной форме. Письменная форма обеспечивает лучшую преем­ственность решений, облегчает контроль за исполнителями, последующий анализ дел.

В таможенных органах распространено письменное санкци­онирование различных действий сотрудников, утверждение и подписание подготовленных или формализованных и произволь­но составленных документов, наложение резолюций на различ­ных материалах, а также устное доведение указаний, распоря­жений, заданий, поручений и др.

Таким образом, процесс принятия управленческих реше­ний — это деятельность всех уровней управления по достиже­нию целей управления. Будучи важнейшим компонентом систе­мы управления, процесс принятия управленческих решений яв­ляется циклическим и повторяющимся.

Организация процесса управления, как и любая другая ор­ганизация, предполагает распределение операций в пространст­ве и времени. На современном этапе совершенствования управ­ления роль организации управления неизмеримо возросла.

Дата добавления: 2015-07-11