Расходы на бензин облагаются НДФЛ, если путевой лист не оформлен

Какие опасные реквизиты надо перепроверить в вашей форме путевого листа

Компании получили право разрабатывать и утверждать свою форму путевого листа. С 2013 года почти все унифицированные формы первички стали необязательными. Это удобно, ведь можно исключить из бланка путевого листа лишние реквизиты и сделать его более удобным для заполнения. Но есть реквизиты, от которых нельзя отказаться.

Во-первых, в нем должны быть сведения из закона о бухучете. Во-вторых — из приказа Минтранса России от 18.09.08 № 152. Дефекты в оформлении могут обернуться претензиями как от налоговиков — они снимут расходы на бензин, так и от Гостранснадзора — он оштрафует на 20 тыс. рублей по статье 19.5 КоАП РФ. Форма, которую мы привели на образце, максимально простая, но отвечает всем требованиям.

Безопасные реквизиты

Налоговые инспекторы разрешают выдавать лист и на день, и на месяц. Данные о водительском удостоверении можно написать, но если ошибиться, это некритично. Расходы все равно можно списать. Сведения о расходе бензина надо заполнить по показаниям из спидометра. Но если он сломан, можно взять данные навигатора.

Опасные реквизиты

Для налоговиков принципиальным является наличие подробного маршрута и данные о расходе бензина. Формулировки «по городу» их не устраивают. Они могут снять расходы, а судьи их поддержат(определение ВАС РФ от 30.08.13 № ВАС-11880/13). Проверяющие из Гостранснадзора интересуют отметки о медосмотрах и номер телефона компании.

Расходы на бензин облагаются НДФЛ, если путевой лист не оформлен

При отсутствии путевых листов и других подтверждающих документов надо удержать НДФЛ с компенсации сотруднику расходов на бензин.К такому невыгодному компаниям выводу пришел Минфин России в письме от 11.06.14 № 03-04-05/28243. Поэтому, чтобы избежать споров, безопаснее оформлять путевые листы при любых поездках.

Водителям, который приобретают бензин для служебной машины, компания возмещает расходы на топливо. По общему правилу, эти расходы не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Минфин в комментируемом письме сообщил, что для освобождения от НДФЛ необходим путевой листи другие документы (кассовые чеки, талоны на бензин и т.п.). Как мы выяснили, в министерстве считают, что выгода у сотрудников возникает также, если чеки на покупку бензина есть, но нет путевого листа. Логика у чиновников следующая. Раз компания не оформила путевой лист, значит, сотрудник ездил на машине по личным делам. А вся компенсация расходов на топливо – это доход.

Мы не согласны с Минфином. Отсутствие путевых листов еще не говорит о том, что работник использовал автомобиль для своих нужд. Например, если есть приказ руководителя о направлении в командировку, то этот документ также подтвердит служебный характер поездки. А значит, деньги, выданные на бензин, потрачены в интересах компании. Так считают и судьи (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 08.04.10 № КА-А40/3115-10). Но чтобы избежать споров, безопаснее оформлять путевые листы при любых поездках. Составить документ можно по упрощенной форме.

Нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом, дополнили 928 новыми марками машин. Использование нормативов — право, а не обязанность компании. Это давно признал Минфин (письмо от 30.01.13 № 03-03-06/2/12). Но есть три веские причины воспользоваться новыми нормами от Минтранса. Во-первых, это проще, ведь не надо проводить контрольные заезды каждого нового автомобиля. Во-вторых, по старым машинам нормы можно увеличить, если в распоряжении они выше, чем сейчас у компании. В-третьих, к нормам Минтранса у инспекторов точно не будет вопросов. Чтобы обновить нормативы, нужен особый приказ, который можно составить в произвольной форме.

Дата добавления: 2015-11-04