Лист-відповідь

Шановні панове!

У листі від 20.05.2006 р. Ви звернулися із проханням вислати список нових книг, вказуючи їх вартість. Ми надсилаємо список літератури з вказівкою вартості кожної книги.

Маємо надію, що дані умови оплати задовольнять Вас.

З повагою книжкова фірма “Книги”

1. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання. Шановний (ім’я та по батькові). Шановний пане / пані… Шановні панове! Шановні колеги! Вельмишановний добродію! Високошановний пане…

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажний міністре!

Вельмишановний професоре!

Шановний лікарю!

Шановний директоре!

Необхідно запам’ятати й чітко дотримуватися форм звертання до служителів церкви:

Всечесніший Отче Василю!

Всесвітліший Отче!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка на зразок “Шановна Оксана Дмитрівна”. Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

2. Дуже важливо ретельно обмірковувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист-відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо…

Прийміть нашу щиру вдячність за…

Дозвольте висловити свою вдячність

У листах-підтвердженнях можна використати такі фрази:

Офіційно підтверджуємо свою згоду на…

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми… і т.д.

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову чи подію:

У відповідь на Ваш лист від…

Відповідаючи на Ваш запит…

Згідно з нашою домовленістю надсилаємо вам…

У відповідь на ваш запит повідомляємо…

У ділових листах з різних причин іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. Тоді лист розпочинаємо:

Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю…

Хочемо вибачитися за зайві хвилювання з приводу…

У листах-нагадуваннях потрібно ввічливо і тактовно і ненав’язливо вказати на те, що термін виконання вийшов:

Такі листи варто розпочати так:

Вважаємо за свій обов’язок нагадати Вам про…

Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про…

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали віповіді на лист від (дата)…

Вважаємо за необхідне нагадати Вам…

Дозвольте нагадати Вам, що…

У листах-повідомленнях доречно буде одна з таких вступних фраз:

Повідомляємо Вам….

Хочемо повідомити про те, що…

Дозвольте повідомити Вам, що…

3. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділено увагу:

Дозвольте ще раз подякувати Вам…

Висловлюємо ще раз вдячність…

Дякуємо за допомогу…

Ще раз дякуємо Вам за все, що Ви зробили для…

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Будемо раді співпрацювати з Вами…

Запевняємо, що наша співпраця буде плідною.

Наприкінці листа можна висловити сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас.

Плекаємо надію ще раз зустрітися з Вами.

Наприкінці листа можна також вибачитися за турботи чи ще раз повторити вибачення за затримку з відповіддю або запізнення.

Щиро просимо вибачення за…

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку…

Дозвольте ще раз попросити вибачення за…

4. Не забуваймо про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою…

З повагою і найщирішими побажаннями…

З удячністю і повагою…

Залишаємося з пошаною…

З найщирішою до Вас повагою….

Із вдячністю і правдивою пошаною…

Бажаємо успіхів…

Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після постскриптуму знову потрібно поставити підпис.

5. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов’язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне дотримання правил призведе до спотворення його змісту.

6. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонована інформація буде доречною.

ПРОТОКОЛ

1. Протокол – це один з поширених документів колегіальних органів, де фіксуються хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. Протокол веде секретар або інша призначена особа, Протокол підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісії – усі члени президії. За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на стислі, повні, стенографічні. Стислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. Стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно.

Реквізити протоколу

1) Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка

2) Порядковий номер протоколу.

3) Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням характеру.

4) Назва установи, організації і т.д., де відбулися збори, засідання, конференція і т.д.

5) Дата і місце проведення.

6) Кількісний склад учасників.

7) Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференцій, наради (голови, секретаря, членів президії).

8) Порядок денний

9) Текст

10) Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

11) Підписи керівників зборів.

Крім типових протоколів є виробничі протоколи, які мають свою форму і зміст.

ІІІ.3. Рекомендована література:

Дата добавления: 2015-10-02