Собрания

Ни в одной организации я ни разу не встречал людей, которые бы не считали, что собрания длятся слишком долго, происходят слишком часто и они слишком скучны. Производственные собрания обычно ничего не решают и скучны потому, что участники не умеют как следует подготовиться. Нужно охватить большое количество идей, предметов и тем для обсуждения и вынести по ним столько же решений!

Вы должны сузить круг вопросов до начала собрания, чтобы можно было как следует изучить ключевые моменты и прийти к соответствующим логичным решениям. У собрания должна быть конкретная повестка дня, и ее готовит человек, который созывает и ведет это собрание.

Основные принципы 30-секундного сообщения можно использовать при подготовке повестки дня. Прежде всего определите цель собрания — что вы надеетесь достичь. Затем сформулируйте подход — способ или способы, которыми возможно достижение этой цели.

И, наконец, определите сюжет развития обсуждения. Попросите каждого участника высказать свое мнение и рекомендации по всем ключевым моментам в виде 30-секундных сообщений.

Такая повестка дня стимулирует тщательное рассмотрение вопросов на собрании. Это увеличивает объем домашней работы, но в итоге существенно экономит время и деньги.

Вот образец повестки дня:

ЦЕЛЬ: оздоровить финансовое положение.

ПОДХОД: продавать или не продавать нашу фабрику в пригороде.

ТЕМЫ ДЛЯ ОБСУЖДЕНИЯ:

1. Фабрика почти не приносит прибыли, но перспективы роста
тем не менее существуют.

2. Покупатель есть, но только в случае снижения цены.

3. Продавать сейчас или ждать и надеяться на увеличение
прибыли и/или большей цены.

Пожалуйста, подготовьте сообщение на полминуты, изложив свое мнение и свои предложения. Собрание начинается ровно в 2

час. 30 мин. и закончится не позднее 3 час. 00 мин.

Конечно, есть собрания, где темы обсуждения намного шире, где царит неформальная обстановка и обмен мнениями в форме обычной беседы поощряется. Но и в этом случае, когда настанет ваша очередь говорить, ваши доводы должны уложиться в те же 30 или менее секунд. Это произведет впечатление на ваших коллег, а, кроме того, они вам будут искренне благодарны.

Дата добавления: 2015-09-01