Характеристики документа

План лекции.

1. Создание форм и бланков.

2. Указатели и оглавления.

2.1. Создание указателя терминов.

2.2. Создание оглавления.

3. Работа с версиями документа.

4. Предварительный просмотр и печать документов.

Основные положения лекции.

1. Создание форм и бланков.

Анкеты, опросные листы и многие другие документы представляют собой бланки, предназначенные для заполнения и последующей обработки. Часто бланк называют формой. Программа Word позволяет создавать формы и бланки, которые можно распространять в электронном виде и заполнять на компьютере.

Электронный бланк используется многократно. Поэтому он создается не как обычный документ, а как шаблон. Шаблон является основой для других документов, а сам остается неизменным. Для создания шаблона надо открыть диалоговое окно Создание документа с помощью команды Файл – Создать и установить в нем переключатель Шаблон. Бланк содержит статические данные и поля формы, в которые информация вносится при заполнении бланка. Размещение полей формы удобнее всего осуществлять с помощью таблицы. Поля формы осуществляются в шаблоне с помощью панели инструментов Формы. Она открывается командой Вид – Панели инструментов – Формы.

Возможны три типа полей: текстовые, раскрывающийся список и флажки. Чтобы при использовании формы данные можно было вносить только в поля формы, выполняют защиту формы. Для использования формы надо дать команду Файл – Создать и выбрать в диалоговом окне Создание документа шаблон, соответствующий данной форме.

2. Указатели и оглавления.

Почти все книги содержат оглавление, а многие к тому же и указатель терминов. Создание этих разделов отличается высокой трудоемкостью, но они упрощают просмотр и чтение документов, имеющих сложную структуру.

2.1. Создание указателя терминов.

Работа выполняется в два этапа. Сначала подготавливают слова и термины, включаемые в указатель, а потом этот указатель создают. Слова, включаемые в указатель, необходимо сначала пометить. Для этого выделяют нужное слово и нажимают комбинацию клавиш ALT+SHIFT+X. При этом открывается диалоговое окно Определение элементов указателя, где производят необходимые манипуляции. Такую операцию необходимо проделать со всеми терминами текста. Для создания указателя терминов надо перевести курсор в конец документа. Затем ввести заголовок указателя и дать команду Вставка – Оглавление и указатели, открывающую диалоговое окно Оглавление и указатели.

2.2. Создание оглавления.

Создать оглавление заметно проще, чем указатель. Если для оформления заголовков использовались стили, программа Word включит такие заголовки в оглавление автоматически. Установив курсор в то место, куда будет вставлено оглавление, следует дать команду Вставка – Оглавление и указатели. В диалоговом окне Оглавление и указатели следует выбрать вкладку Оглавление.

3. Работа с версиями документа.

Если после редактирования документа сохранить его в том же файле, исходная информация утрачивается навсегда. Если сохранить документ в новом файле, возникает «параллельный» файл, у которого есть общее содержание с исходным файлом, но нет удобной связи с ним. Word предоставляет возможность сохранения нескольких версий документа в одном файле. Чтобы сохранить новую версию документа в том же файле, надо дать команду Файл – Версии и щелкнуть на кнопке Сохранить версию. Для отслеживания изменений, произведенных в документах, существует режим исправлений.

4. Предварительный просмотр и печать документов.

Процессор Word способен представить документ на экране точно в том же виде, в каком он будет выведен на печать. Чтобы убедиться, что документ выглядит нужным образом, используют режим предварительного просмотра. Для перехода в этот режим используют команду Предварительный просмотр меню Файл. В режиме предварительного просмотра документ нельзя редактировать. Для изменения внешнего вида документа используют диалоговое окно Параметры страницы.

Для печати документа преимущественно используют диалоговое окно Печать, позволяющее настроить параметры печати и свойства принтера.

5. Гипертекст.

Для отображения в тексте смысловых связей между основными разделами или понятиями можно использовать гипертекст. Гипертекст позволяет структурировать документ путем выделения в нем слов-ссылок (гиперссылок).

Гиперссылка состоит из двух частей: указателя ссылки и адресной части ссылки. Указатель – это объект, который визуально выделяется в документе. Адресная часть гиперссылки представляет собой название закладки в документе, на который указывает ссылка. Закладка – это элемент документа, которому присвоено уникальное имя.

В качестве указателей ссылок и закладок могут использоваться не только фрагменты текста, но и графические изображения, поэтому такие структуры иногда называют гипермедиа. Кроме того, гипертекстовые структуры могут распространяться на документы различных типов.

Домашнее задание: конспект лекции, §9.4 учебника, подготовить текст произвольного содержания объемом не менее 4 печатных страниц в электронном варианте.

Лекция №7 «Правила оформления текстового документа на компьютере»

План лекции.

Характеристики документа

Дата добавления: 2015-08-26