Читайте также:
|
Когда рутины много — она замусоривает нашу голову и нашу работу. В ежедневнике изо дня в день переписывается какое-нибудь «оплатить квитанцию за междугородный телефон». Информация из визиток так и остается не перенесенной в контакты Outlook. Денежное дерево, не политое вовремя, тихо умирает, предвещая плачевные последствия для ваших личных финансов. В общем — забываются многие дела, за которыми необходимо следить и которые, казалось бы, самоочевидны, но именно поэтому забываются.
Если у вас много рутинных регулярных задач, рекомендую применить для контроля над ними уже знакомый нам по предыдущей главе принцип двухмерного обзора. Таблица регулярных рутинных задач может выглядеть примерно так:
В таблице в левой колонке вы видите примеры достаточно часто встречающихся регулярных задач. Далее слева направо — колонки по календарным неделям (неделя, начинающаяся с 1 сентября, с 8 сентября и т.д). Выполнение задачи отмечается галочкой в соответствующей колонке; невыполнение — прочерком.
Обратите внимание: это не таблица жесткого планирования. Нам не принципиально, в какой именно момент времени полить цветок или расчистить рабочий стол. Важно, чтобы это делалось примерно раз в неделю.
Если на этой неделе дело пропущено (например, в неделю, начинающуюся 8 сентября, мы так и не нашли время на то, чтобы разобрать рабочий стол), ничего страшного в этом нет. Просто ставится прочерк. Если прочерки начнут накапливаться, это сразу дает нам сигнал: регулярная задача не выполнялась уже достаточно долго, пора ею заняться. Примеры такого рода регулярных задач:
– Создание резервных копий информации. Важные электронные документы нужно регулярно сохранять на дискету, CD или «флэшку», чтобы в случае вирусной атаки или другой технической катастрофы их восстановить. Информацию с визитных карточек желательно переносить в единую базу контактов (в Outlook, Lotus и т.п.). Значимые бумажные документы стоит отксерокопировать и хранить копию отдельно, на случай потери, аварии в офисе и т.д.
– Расчистка рабочего стола. Не уверен, что можно постоянно поддерживать на рабочем столе идеальный порядок, как советуют классические руководства по тайм-менеджменту. Но расчищать его регулярно (раз в день — основное рабочее пространство, раз в неделю — стол целиком) вполне возможно и необходимо. Точно так же нужно в компьютере регулярно расчищать папки «Рабочий стол» и «Мои документы».
– Различные регулярные обязанности — оплата счетов, сдача отчетов, отправка документов в архив и т.п.
Хранить график еженедельных «рутинных» задач нужно в разделе «НЕДЕЛЯ» вашего ежедневника. Тогда вы увидите его как минимум раз в день, и соответствующие задачи не останутся без вашего внимания.
Не знаю, насколько правдива эта история. Руководитель случайно услышал, как его секретарь по телефону жалуется подруге на жизнь: «Собираюсь увольняться… Зарплата и прочее — все устраивает, но шеф такой сухарь, не похвалит никогда, я так не могу работать…»
Руководитель, будучи человеком структурным и системным, вписал в график ежедневных рутинных задач — «Похвалить секретаршу». И каждый день отмечал галочкой выполнение. В результате получил высокомотивированного и преданного сотрудника.
Дата добавления: 2015-08-18; просмотров: 37 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| Четвертый шаг создания личной ТМ-системы | | | Определение бюджета времени на задачу |